Informations du demandeur

L'onglet Demandeur contient toutes les informations personnelles et de contact de la personne ayant effectué la demande, ainsi qu'un journal de toutes les communications.

Remarque : Cet onglet n'est visible que par les rôles autorisés à voir les renseignements personnels identifiables (RPI) du demandeur. Cela inclut les SAO, les Reviewer et les Administrator. Les Custodian et Contributor ne voient pas cet onglet.

Coordonnées

L'onglet Demandeur comprend les champs de contact suivants :

• Nom — Le nom complet du demandeur.
• Courriel — L'adresse courriel pour la correspondance.
• Téléphone — Le numéro de téléphone pour le suivi téléphonique.
• Adresse — L'adresse postale pour la correspondance formelle.
• Langue préférée — La langue préférée du demandeur pour la communication.

Catégorie du demandeur

Le cas échéant, le demandeur peut appartenir à une catégorie spécifique (par ex., média, membre du Parlement, représentant légal). La catégorie peut être définie avec un statut de vérification pour confirmer l'identité ou l'affiliation du demandeur.

Informations sur le sujet

Si la demande concerne un tiers (par exemple, un parent demandant des dossiers au nom d'un mineur, ou un avocat agissant pour un client), la section Sujet capture les détails de la personne visée par la demande, séparément des propres informations du demandeur.

Journal des communications

Le journal des communications enregistre toutes les interactions avec le demandeur, fournissant un historique complet de la correspondance.

• Visualisez toutes les communications passées, y compris les lettres, courriels et appels téléphoniques.
• Ajoutez de nouvelles entrées en cliquant sur Ajouter une communication et en remplissant les détails.
• Joignez des documents tels que des lettres numérisées ou des pièces jointes de courriels à chaque entrée de communication.
• Suivez la direction — marquez chaque entrée comme Entrante (du demandeur) ou Sortante (au demandeur).

Le journal des communications aide à assurer la continuité lorsque plusieurs membres de l'équipe travaillent sur une demande, et fournit un dossier vérifiable de toutes les interactions avec le demandeur.