Demandeurs et contacts

L'espace Demandeurs est le carnet d'adresses d'AccessPoint pour les personnes et organisations qui déposent des demandes d'accès et de protection des renseignements personnels. Vous conservez un enregistrement de contact réutilisable par personne et un enregistrement d'institution par organisation, et chaque demande est liée à un contact — de sorte que l'historique complet d'un demandeur, ses limites de demandes actives et toute détermination frivole ou vexatoire l'accompagnent d'une demande à l'autre. L'espace s'ouvre sous forme de panneau coulissant depuis la barre d'outils de l'application; la modification nécessite la permission RequestorManage, tandis que l'accès en lecture est plus large.

Les onglets

L'espace de travail est organisé en onglets, chacun axé sur la recherche et paginé côté serveur afin de rester rapide même avec des milliers d'enregistrements :

• Demandeurs — les personnes qui déposent des demandes (l'annuaire des contacts). Voir Contact du demandeur.
• Institutions — les organisations auxquelles des contacts peuvent être affiliés. Voir Institution du demandeur.
• File d'admission — les demandes actuellement mises en attente par une limite de demandes actives, en attente d'activation.
• Consultations — le répertoire des parties externes que vous consultez au cours des demandes (visible uniquement si vous pouvez gérer les consultations).

Saisissez du texte dans la zone de recherche pour interroger les noms et courriels, cliquez sur un en-tête de colonne pour trier, et utilisez le sélecteur de pages sous la liste pour naviguer d'une page à l'autre.

Recherche et filtrage des contacts

Des contrôles à facettes situés au-dessus de la liste des demandeurs permettent de la restreindre sans recherche plein texte :

• Portée — par défaut Active ou en attente (personnes ayant une demande en cours); basculez vers Toutes ou Aucune demande.
• Catégorie — filtrer par catégorie de demandeur/contact (une taxonomie configurable dans les Paramètres).
• Dernière activité — Toutes, 30 derniers jours, 90 jours, 12 mois ou Plus ancienne.
• Commutateurs Frivole/vexatoire seulement et A des mises en attente.
• Afficher les purgés (gestionnaires seulement) révèle les enregistrements anonymisés qui ont été purgés à des fins de rétention.

La liste des institutions comporte des facettes parallèles, ainsi qu'un commutateur Afficher les archivées, puisque les institutions retirées sont archivées plutôt que supprimées.

Vues enregistrées

Une fois que vous disposez d'une combinaison utile de facettes, de tri et de recherche, enregistrez-la comme vue depuis la barre de vues au-dessus de la liste. Les vues vous sont privées par défaut; les utilisateurs disposant de ConfigurationManage peuvent partager une vue à l'échelle du locataire et utiliser Gérer les vues partagées pour les renommer, les réordonner ou les supprimer. Modifier une facette après avoir appliqué une vue ne l'écrase pas — vous devez l'enregistrer explicitement. Consultez Vues de tableau de bord pour savoir comment les vues enregistrées fonctionnent dans l'ensemble de l'application.

Limites de demandes actives (contrôle de flux)

AccessPoint peut plafonner le nombre de demandes qu'un même demandeur peut avoir actives à la fois, en mettant automatiquement le reste en attente afin que votre bureau ne soit pas submergé. Un contact et son institution peuvent chacun porter une limite, et une demande doit respecter les deux plafonds avant de s'activer. Vous définissez les limites sur chaque enregistrement — consultez Contact du demandeur pour connaître toutes les options de contrôle de flux.

La file d'admission

L'onglet File d'admission répertorie chaque demande mise en attente d'admission, regroupée par demandeur, chaque groupe indiquant la capacité utilisée par rapport à la limite. Pour chaque demande, vous voyez sa position, un badge Auto/Manuel (indiquant si elle s'activera automatiquement), un badge obsolète accompagné du nombre de jours en attente si elle a trop attendu, ainsi que la date de réception. À partir d'ici, vous pouvez :

1. Réordonner la file d'un demandeur à l'aide des flèches monter/mettre en tête/descendre — le rang détermine qui s'active en premier.
2. Activer une seule demande à l'aide du bouton de lecture.
3. Activer jusqu'à la limite pour remplir d'un coup toutes les places libres d'un demandeur.

Toute libération est auditée, et la demande passe du statut En attente au statut Active.

Fusion des contacts en double

Comme les contacts sont réutilisés, les doublons diluent l'historique d'un demandeur. AccessPoint vous aide à les consolider de deux façons :

• Rechercher les doublons, dans l'onglet Demandeurs, recherche les contacts qui partagent un courriel ou un nom et répertorie chaque groupe; cliquez sur Conserver celui-ci sur l'enregistrement que vous voulez conserver.
• Lorsque vous ouvrez un contact dont le courriel ou le nom correspond à celui d'un autre, une bannière doublon possible apparaît en haut de la fiche comme raccourci vers la fusion.

La fusion transfère toutes les demandes et tout l'historique vers l'enregistrement conservé et laisse une pierre tombale pour que les anciens liens continuent de fonctionner. Confirmez la source et la cible dans la boîte de dialogue avant de poursuivre.

L'indicateur frivole ou vexatoire

Une détermination frivole ou vexatoire (F&V) concerne le demandeur; elle est donc définie sur le contact et apparaît sur la fiche du contact, où elle peut être filtrée dans la liste. L'indicateur ne bloque pas les demandes à lui seul — il rend l'historique visible aux coordonnateurs. Définissez-le sur l'enregistrement du contact.

Confidentialité et rétention

L'identité du demandeur ne réside que dans cet espace et dans les zones de la demande exposant des RPI; les dépositaires et les contributeurs ne voient jamais les noms, courriels ou autres RPI des demandeurs dans leurs affectations et tâches assainies. Lorsque les données d'un demandeur doivent être supprimées à des fins de rétention, les gestionnaires peuvent purger un contact, ce qui anonymise l'enregistrement sur place tout en conservant ses statistiques. Le système refuse l'opération (409) si une demande y est encore liée, et les enregistrements purgés affichent un badge Purgé et deviennent en lecture seule.