Information om den sökande

Sökandefliken innehåller all personlig information och kontaktinformation om den person som har gjort förfrågan, tillsammans med en logg över all kommunikation.

Observera: Denna flik är bara synlig för roller som har behörighet att se den sökandes personuppgifter (PII). Detta inkluderar SAOs, Reviewers och Administrators. Custodians och Contributors ser inte denna flik.

Kontaktinformation

Sökandefliken innehåller följande kontaktfält:

• Namn — Den sökandes fullständiga namn.
• E-post — E-postadress för korrespondens.
• Telefon — Telefonnummer för telefonuppföljning.
• Adress — Postadress för formell korrespondens.
• Föredraget språk — Den sökandes föredragna språk för kommunikation.

Kategori för den sökande

Om tillämpligt kan den sökande tillhöra en specifik kategori (t.ex. media, riksdagsledamot, juridiskt ombud). Kategorin kan anges tillsammans med en verifieringsstatus för att bekräfta den sökandes identitet eller tillhörighet.

Information om berörd person

Om förfrågan gäller en tredje part (till exempel en förälder som begär uppgifter för ett minderårigt barn, eller en advokat som agerar för en klient), fångar sektionen Berörd person detaljerna om den person som förfrågan handlar om, separat från den sökandes egen information.

Kommunikationslogg

Kommunikationsloggen registrerar alla interaktioner med den sökande och ger en fullständig korrespondenshistorik.

• Visa all tidigare kommunikation, inklusive brev, e-post och telefonsamtal.
• Lägg till nya poster genom att klicka på Lägg till kommunikation och fylla i uppgifterna.
• Bifoga dokument, till exempel inskannade brev eller e-postbilagor, till varje kommunikationspost.
• Spåra riktning — markera varje post som Inkommande (från den sökande) eller Utgående (till den sökande).

Kommunikationsloggen bidrar till att säkerställa kontinuitet när flera teammedlemmar arbetar med samma förfrågan, och ger en granskningsbar dokumentation av alla interaktioner med den sökande.