Aperçu de la demande

L'onglet Aperçu est l'écran d'information principal lorsque vous ouvrez une demande. Il fournit un résumé de l'état actuel de la demande, des dates clés et de la portée.

Champs modifiables

Les champs suivants peuvent être mis à jour dans l'onglet Aperçu :

Tri de réception par IA

Lorsque l'Assistance IA est activée, une carte de tri de réception par IA apparaît dans l'onglet Aperçu. Elle lit le texte de réception déjà présent sur la demande — la description et les détails saisis à l'arrivée de la demande — et propose des suggestions pour vous aider à configurer la demande :

• Un titre suggéré, que vous pouvez appliquer en un clic.
• Un résumé en langage naturel de ce qui est demandé.
• Des sujets clés, appliqués comme mots-clés en un clic.
• Une section Portée — les documents recherchés et toute exclusion explicite, que vous pouvez ajouter à la portée de la demande en un clic.
• Un encadré tiers signalant les organisations ou personnes dont les intérêts pourraient devoir être consultés.
• Des constatations structurées, chacune accompagnée du passage textuel dont elle est tirée.
• Des questions de clarification qu'il vaut la peine de poser au demandeur.

Tout ce que produit la carte est une suggestion — rien n'est appliqué à la demande tant que vous ne cliquez pas pour l'accepter. La carte ne suggère délibérément pas de type de demande : un changement de type recalcule les délais, ce qui reste donc une décision humaine sur le formulaire.

Le tri de réception par IA fait partie de l'Assistance IA, une capacité facultative. La carte n'apparaît que lorsque votre organisation a déployé l'Assistance IA. L'Assistance IA s'exécute sur une ressource Azure OpenAI dans l'abonnement et la région Azure propres à votre organisation : le contenu des demandes ne quitte jamais votre locataire, Microsoft n'entraîne pas ses modèles sur celui-ci, et les invites et les réponses ne sont pas conservées — seules les métadonnées d'utilisation le sont.

Prochaine action suggérée, Vérification du dossier et Déroulement de dossiers similaires

Trois autres cartes peuvent apparaître dans la barre latérale, aux côtés du statut, des dates clés et des responsables :

• Prochaine action suggérée — une petite carte suggérant l'étape suivante la plus utile, accompagnée d'une justification d'une phrase ancrée dans les faits propres à la demande et d'un lien vers l'onglet où se déroule cette étape. Les résultats sont mis en cache par demande, de sorte qu'une demande inchangée ne relance pas l'IA — utilisez l'icône d'actualisation pour régénérer. Consultatif seulement; rien n'est jamais fait à votre place.
• Vérification du dossier — se trouve sous Prochaine action suggérée et répertorie ce qu'un réviseur de la qualité signalerait : actions en retard, approbations manquantes, caviardages ne citant aucune exemption, suggestions non révisées, et autres éléments similaires. Ses constatations pertinentes à la conformité proviennent de règles déterministes qui s'exécutent sur chaque locataire; lorsque l'Assistance IA est déployée, une passe d'IA peut ajouter des observations de cohérence — uniquement à titre d'avertissements et de suggestions, jamais de blocages. Les mêmes règles alimentent le rapport Hygiène des dossiers, à l'échelle du locataire.
• Déroulement de dossiers similaires — une carte d'affichage uniquement montrant des faits de résultat calculés à partir de demandes fermées similaires (résultats, prolongations accordées, exemptions citées). Elle fonctionne avec ou sans l'index sémantique — en faisant correspondre par sens lorsque c'est possible, sinon par chevauchement de texte — et les correspondances sont toujours filtrées selon la sécurité aux demandes que vous pouvez ouvrir. Elle rapporte ce qui s'est passé; elle ne recommande jamais.

Prochaine action suggérée et Déroulement de dossiers similaires font partie de l'Assistance IA, une capacité facultative, et n'apparaissent que lorsque votre organisation l'a déployée. Les constatations déterministes de Vérification du dossier apparaissent sur chaque locataire, quoi qu'il en soit; ses observations assistées par IA nécessitent l'Assistance IA.

Cycle de vie de la demande

Les demandes passent par les statuts suivants :

Brouillon → Active → En révision → Fermée

Une demande peut également passer entre Active et En attente selon les besoins.

Transitions de statut

Les demandes fermées sont en lecture seule

Une fois qu'une demande est fermée, une bannière apparaît en haut du panneau de détails pour confirmer le verrouillage. Les assignations, tâches, documents et dossiers de collaboration peuvent être consultés mais non modifiés. La correspondance postérieure à la fermeture (accusés de réception, appels, lettres de suivi) demeure accessible sous l'onglet Demandeur, ce qui vous permet de continuer à consigner une activité légitime sans avoir à rouvrir la demande.

Réouverture d'une demande fermée

Si vous devez apporter des modifications substantielles après la fermeture — par exemple, un appel a été déposé, une correction administrative est nécessaire, ou de nouveaux documents pertinents ont été découverts — cliquez sur Rouvrir la demande dans la bannière de demande fermée. Une boîte de dialogue demande un motif; ce motif est consigné dans le journal d'activité aux côtés du changement d'état, avec la date de fermeture d'origine à titre de référence. La réouverture ramène le statut à Active. Seuls les Administrator et les Subject Access Officer peuvent rouvrir une demande.

Prolongations et pauses de l'horloge

La section Prolongations vous permet d'ajuster le délai réglementaire lorsque la législation le permet.

Ajout d'une prolongation de délai

Pour ajouter une prolongation :

1. Cliquez sur Ajouter une prolongation dans la section Prolongations.
2. Sélectionnez un motif de prolongation dans la liste configurée.
3. Saisissez le nouveau délai ou le nombre de jours supplémentaires.
4. Enregistrez la prolongation.

Ajout d'une pause de l'horloge

Une pause de l'horloge arrête temporairement l'horloge du délai réglementaire, par exemple lors d'une négociation de frais ou en attendant que le demandeur précise sa demande.

1. Cliquez sur Ajouter une pause de l'horloge.
2. Définissez la date de début de la pause.
3. Lorsque le motif de la pause est résolu, revenez et définissez la date de fin pour reprendre l'horloge.

Toutes les prolongations et pauses de l'horloge sont enregistrées dans l'historique des activités de la demande, fournissant une piste d'audit complète.

Suspension pour vérification d'identité

Une pause de l'horloge peut s'ouvrir d'elle-même. Pour les types de demande qui exigent une vérification d'identité et qui optent pour l'arrêt de l'horloge (Paramètres → Types de demande → Aspects juridiques), une suspension pour vérification d'identité s'ouvre automatiquement dès la création de la demande et se lève dès que l'identité est marquée comme vérifiée — personne n'a à l'ajouter ou à la retirer manuellement. La date de réception demeure l'ancrage réglementaire : les jours passés en attente d'une preuve d'identité ne consomment jamais l'horloge (ceci reflète les lignes directrices GDPR Art. 12(6) / ICO sur l'arrêt de l'horloge, et plusieurs paquets de juridiction préconfigurent la suspension avec la bonne référence légale). Si la vérification est ultérieurement levée, la suspension se réactive d'elle-même.

Refus présumé (statut de retard automatique)

Si le vocabulaire des statuts de votre type de demande comprend un statut de retard — les paquets de juridiction en fournissent un : « Refus présumé » dans les régimes canadiens, ou « Constructive denial » dans le régime FOIA américain — AccessPoint l'applique automatiquement lorsque la date d'échéance réglementaire est dépassée sans réponse. Le traitement se poursuit normalement; le dossier affiche simplement la conséquence prévue par la loi, et la transition est consignée dans le flux d'activité.

Abandon

Lorsqu'un demandeur cesse de répondre, envoyez la lettre d'avis d'abandon fournie par le paquet depuis l'outil de composition de correspondance — c'est le type de modèle qui détermine le déroulement, il n'y a donc pas de bouton spécial. L'envoi ou la génération de cette lettre appose sur la demande une échéance de réponse (30 jours par défaut, configurable par locataire). Si l'échéance est dépassée sans réponse, Ma journée affiche un rappel qu'il est possible d'ignorer, et la boîte de dialogue de fermeture présélectionne le résultat Abandonnée. La fermeture demeure toujours une décision humaine.