Rapport d'accès aux documents

Le rapport d'accès aux documents est le seul rapport dont le sujet est vos propres collègues : il montre quel membre du personnel a consulté ou téléchargé quels dossiers, et signale les téléchargements effectués par des personnes ne détenant aucun rôle sur le dossier. Il est réservé aux Administrator, et conçu pour l'investigation d'une préoccupation précise plutôt que pour une surveillance de routine.

Ce que ce rapport montre

Pour la période sélectionnée en haut du panneau :

• Qui a consulté ou téléchargé quels dossiers — une piste d'accès au niveau du document dans l'ensemble de vos demandes.
• Téléchargements hors dossier — les téléchargements effectués par des personnes ne détenant aucun rôle sur le dossier auquel appartient le document, mis en évidence comme un chiffre à part plutôt que noyés dans la liste d'accès générale.

Où il se trouve, et qui peut le voir

L'accès aux documents se trouve sous Système et conformité, aux côtés du Registre d'audit, plutôt que parmi les rapports opérationnels — il exige les droits d'Administrator, et le panneau porte un rappel intégré indiquant qu'il est destiné à l'investigation d'une préoccupation précise, et non à une surveillance de routine.

Lire le chiffre des téléchargements hors dossier

Considérez ce chiffre comme une question, et non une constatation. Les Administrator et les SAO détiennent légitimement un accès à l'ensemble du locataire, de sorte que ces utilisateurs sont exclus d'emblée du décompte. Quiconque d'autre demeure est répertorié avec une note expliquant son accès — lisez la colonne de notes avant de tirer une conclusion, puisqu'une raison légitime d'accès est exactement ce que la note est là pour montrer.

Utilisez-le pour enquêter, pas pour surveiller

Ce rapport est conçu autour d'une préoccupation que quelqu'un a déjà soulevée — « cette personne a-t-elle consulté ce dossier, et y était-elle autorisée? » — plutôt que comme un tableau de bord à surveiller au quotidien. Utilisez-le lorsque vous avez une question précise à laquelle répondre.