Studio d'AccessPoint Learning

AccessPoint Learning ajoute aux parcours d'apprentissage des leçons propres à votre organisation. Un module est une courte leçon d'au plus vingt étapes — une page à lire, une image à étudier, une politique à ouvrir et à reconnaître, un cas de formation à pratiquer, une première tâche réelle, une conversation avec un mentor, une réflexion privée. Vous rédigez les modules dans le Studio.

Ouvrez le Studio depuis le centre Formation → Contenu d'apprentissage → Studio, ou depuis Paramètres → Formation → AccessPoint Learning → Ouvrir le Studio. Les auteurs (Rédiger du contenu d'apprentissage) et les responsables de la formation (Gérer la formation) le voient. Son Aide ouvre la présente page.

Le Studio ne fonctionne que dans votre travail réel; en mode Laboratoire, il est refusé.

Les onglets du Studio

Ce qui nécessite le module AccessPoint Learning

L'apprentissage lui-même fait partie du produit de base : Mon apprentissage, le lecteur de modules, les modules et parcours d'apprentissage des paquets de juridiction, les dossiers d'achèvement, les rappels, l'exportation des dossiers d'achèvement, l'assignation manuelle d'un parcours d'apprentissage et l'onglet Coach fonctionnent tous sans lui.

La rédaction nécessite le module AccessPoint Learning : les onglets Modules, Parcours d'apprentissage, Ressources et Traductions, les fichiers, l'éditeur de pages, les traductions, vos blocs sur les modules de paquets et les règles d'audience. Les onglets Qualité, Glossaire, Obligations et Scénarios du Laboratoire sont aussi fournis avec le module. Sans lui, les onglets de rédaction affichent Les modules, parcours d'apprentissage, ressources et traductions sont offerts avec le module AccessPoint Learning, et le Studio s'ouvre sur son onglet Coach.

• AccessPoint pour Microsoft 365 — chaque forfait de la place de marché comprend le module.
• Hosted AccessPoint — c'est le complément AccessPoint Learning. Un administrateur l'ajoute sous Paramètres → Abonnement. L'essai de 30 jours l'inclut; avec le forfait gratuit, il est en lecture seule, et les modules rédigés par votre organisation restent tels quels.

Si une licence cesse plus tard d'inclure le module, rien n'est supprimé : les modules publiés demeurent accessibles aux personnes qui les suivent, et la rédaction revient lorsque le module est de nouveau sous licence.

Commencer un module

1. Sous Modules, sélectionnez Nouveau module.
2. Choisissez le point de départ : Introduction à un rôle (ce que fait un rôle, comment votre organisation décide, une visite guidée, une première tâche réelle et une réflexion), Leçon de décision, Reconnaissance de politique, Rappel annuel ou Module vierge.
3. Donnez-lui un code (unique dans votre organisation), un titre, un niveau (Fondation, Praticien ou Avancé), la durée estimée en minutes et sa langue par défaut.
4. Sous À propos du module, rédigez son résumé et jusqu'à dix objectifs, un par ligne — ce que l'apprenant sera en mesure de faire.

Les modèles Leçon de décision, Reconnaissance de politique et Rappel annuel contiennent aussi une étape Vérification (et Leçon de décision une étape Décider) à remplir.

Les étapes

Un module compte jusqu'à vingt étapes. Ajouter une étape propose les types ci-dessous. Monter, Descendre, Dupliquer et Supprimer de chaque étape se trouvent dans le plan des étapes, et sa case Les apprenants doivent faire cette étape pour terminer le module la rend obligatoire (par défaut) ou facultative. Chaque type d'étape se réalise à sa manière, et seul AccessPoint décide des étapes qu'il peut vérifier.

L'apprenant ne peut pas cocher lui-même une étape Exercice, Faire ou Vérification.

Une étape d'un type que votre version d'AccessPoint ne connaît pas (par exemple provenant d'un paquet plus récent) s'ouvre en lecture seule, est conservée telle quelle lors de l'enregistrement et empêche la publication du module tant que vous ne l'avez pas supprimée.

Les étapes Exercice

Une étape Exercice nomme un scénario de formation et, facultativement, une introduction et une réponse modèle — à quoi ressemble un bon dossier, étape par étape, dans les mots de votre organisation.

• Les apprenants ne voient la réponse modèle qu'une fois qu'AccessPoint constate que leur cas de formation est terminé selon son guide, à côté d'un lien vers leur propre cas en mode Laboratoire. Le guide du cas de formation l'affiche aussi.
• La réponse modèle est traduite avec les autres textes du module. Comme le cas d'une étape Décider, elle doit être fictive : la publication refuse les adresses courriel, numéros de téléphone et identifiants d'apparence réelle.
• L'éditeur d'Exercice énumère, étape par étape, ce que vérifie le cas de formation.
• La liste des scénarios propose tous les scénarios pratiques dont dispose votre organisation, y compris les exercices du paquet privé d'un fournisseur de formation, marqués Laboratoire seulement. Dans leur travail réel, les apprenants ne voient d'un tel exercice que son titre et Ouvrir en mode Laboratoire.
• Un scénario désactivé, ou qui exige une configuration que votre organisation n'a pas, est marqué non disponible actuellement et empêche la publication du module.

Rédiger une page

La page d'une étape Lire se rédige dans l'éditeur de pages, à l'intérieur du Studio : titres (niveaux 2 à 4), paragraphes, listes à puces et numérotées, citations, encadrés, tableaux avec ligne d'en-tête, images, liens vers des fichiers et liens Web (https:// ou mailto: seulement).

• Alt+F10 passe à la barre d'outils de l'éditeur et Échap en revient; Échap dans la page passe au reste du Studio.
• Le collage depuis Word conserve la structure (titres, listes, gras, italique, liens) et élimine tout le reste. Une image n'est jamais collée : les images et les fichiers sont téléversés et choisis dans le Studio.
• Une image exige un texte de remplacement, sauf si vous la marquez décorative.
• AccessPoint stocke ce que vous rédigez sous forme de texte structuré, jamais en HTML.

Les autres textes longs — la description détaillée d'une étape Observer, le résumé d'une étape Fichier — se rédigent dans l'éditeur de blocs utilisé pour les notes de coach.

Enregistrement

Le Studio enregistre votre brouillon environ quatre secondes après que vous cessez de taper. La ligne sous le titre indique Enregistré à ou Modifications non enregistrées, avec Enregistrer maintenant si un enregistrement a échoué — vos modifications sont conservées.

Si quelqu'un d'autre a enregistré le même brouillon entre-temps, la page passe en lecture seule avec Enregistré par à . Cette page est en lecture seule jusqu'à ce que vous la rechargiez. et Recharger. Rien de ce que vous avez fait n'est enregistré par-dessus leur travail. Tous les modules enregistre avant de revenir en arrière.

Images et fichiers

Les images et les fichiers appartiennent à un seul module. Téléversez-les sous l'onglet Ressources, ou depuis l'éditeur de pages et les étapes Observer et Fichier.

• Les images peuvent être au format PNG, JPEG, GIF ou WebP, jusqu'à 10 Mo chacune. Les autres fichiers peuvent atteindre la limite de téléversement de documents de votre organisation, à raison d'au plus 200 par module.
• Une page Web (.html, .htm) est acceptée et n'est montrée aux apprenants qu'en PDF, et une image SVG qu'en PNG. AccessPoint les convertit sans scripts et sans accès au réseau : les images et styles liés d'une page ne sont donc pas chargés, et les zones transparentes d'une image SVG deviennent blanches. Le Studio vous en avertit au téléversement : placez les images d'une page dans la page elle-même, ou téléversez-les comme fichiers distincts. Là où votre AccessPoint n'exécute pas la conversion de documents, une page Web ou une image SVG est refusée au téléversement.
• Les programmes, scripts, vidéos et fichiers audio sont refusés. L'original d'un fichier converti n'est jamais montré à personne.

Chaque fichier est analysé à la recherche de logiciels malveillants, comme tout téléversement. L'onglet Ressources indique le type, la taille et le résultat d'analyse de chaque fichier, ainsi que les versions publiées qui l'utilisent.

• Vous ne pouvez ouvrir un fichier vous-même qu'une fois son analyse réussie — sain, non analysé, ou analyse échouée reconnue.
• Un fichier dont l'analyse a échoué exige Reconnaître l'analyse échouée, avec un motif, avant de pouvoir être publié. Un fichier malveillant bloque la publication tant que vous ne l'avez pas retiré.
• Un fichier qu'une version publiée utilise ne peut pas être supprimé. Les apprenants ne peuvent ouvrir un fichier qu'une fois qu'une version publiée qu'ils suivent l'utilise.

Vérifications et décisions

Rédiger une vérification. Ajoutez une étape Vérification et sélectionnez Ajouter une question (jusqu'à dix). Pour chaque question :

1. Choisissez son type — Une seule bonne réponse, Plusieurs bonnes réponses, Vrai ou faux ou Mettre en ordre.
2. Rédigez la question et ses options (jusqu'à dix), et cochez La bonne réponse (une seule, ou plusieurs).
3. Au besoin, rédigez Commentaire sur cette option pour n'importe quelle option. Les apprenants le voient après avoir répondu, à côté de la bonne réponse.
4. Pour Mettre en ordre, énumérez les options dans le bon ordre avec Monter et Descendre. Les apprenants les voient mélangées et attribuent un numéro à chacune.

Définissez la Note de passage (80 % par défaut) et Limiter les essais si vous voulez un nombre (illimité par défaut). Mélanger les questions et les options à chaque essai est activé par défaut. Une vérification n'a pas de limite de temps. Les questions, les options et les bonnes réponses sont définies pendant la rédaction dans la langue par défaut du module; dans une autre langue, vous rédigez leurs mots.

Rédiger une décision. Ajoutez une étape Décider et rédigez le Scénario (un court cas), La question, de deux à huit options (ou aucune, lorsque les apprenants rédigent seulement leurs motifs), Le choix de la réponse modèle, si les apprenants peuvent choisir plus d'une option, s'il faut demander leurs motifs (non, facultatif ou obligatoire, avec ce qu'il faut demander) et la Réponse modèle et son raisonnement.

Le cas doit être fictif. Vérifier refuse une adresse courriel extérieure aux domaines réservés aux exemples (example.com, example.org, example.net ou .test), un numéro de téléphone extérieur aux plages réservées à la fiction (par exemple 555-0100 à 555-0199) et un numéro qui réussit la somme de contrôle d'un identifiant gouvernemental. Utilisez des noms inventés.

La part des résultats d'une vérification que voit un responsable se définit sous Paramètres → Formation → AccessPoint Learning → Qui voit les résultats des vérifications (voir Dossiers d'achèvement et progression de l'équipe).

Vérifier et prévisualiser

Vérifier énumère ce qui empêcherait la publication du module et ce qui ne fait que donner un avertissement, chaque élément étant rattaché à son étape, son champ et sa langue. Sélectionner un constat vous amène au champ visé.

• Les erreurs comprennent un titre ou un texte obligatoire manquant, une image sans texte de remplacement, un texte de lien qui n'est que l'adresse ou qui dit « cliquez ici », un lien qui n'est pas en https://, un fichier encore en cours d'analyse ou de conversion, et un type d'étape qui ne peut être publié.
• Les avertissements comprennent un niveau de titre sauté et une langue pas encore rédigée.

Après la première vérification, elle s'exécute de nouveau après chaque enregistrement. Prévisualiser comme apprenant montre le module tel que le voit un apprenant, dans n'importe laquelle de vos langues.

Traductions

Vous rédigez un module dans sa langue par défaut, et vous pouvez rédiger vous-même dans toute autre langue de votre organisation : choisissez-la dans Rédiger en, et chaque champ affiche sous lui les mots de la langue par défaut.

L'onglet Traductions énumère, pour chaque module, l'état de chaque langue — Original, Traduction automatique, Rédigé par une personne, Manquant ou Périmé (la langue par défaut a changé après sa rédaction) — ainsi que chaque texte d'une langue à côté de celui de la langue par défaut, rédigé sur place.

Traduire les textes manquants et Traduire les textes périmés traduisent une langue à la fois. Ils exigent l'Assistance IA et la traduction automatique de votre organisation activée — dans AccessPoint pour Microsoft 365, avec Azure OpenAI déployé; dans Hosted AccessPoint, avec le complément Assistance IA.

• La traduction automatique ne change que les mots, jamais la structure, les liens ni les images. Le texte de remplacement et la légende d'une image dans une page sont aussi des mots et sont traduits avec la page.
• Dans une langue rédigée par une personne, Traduire les textes manquants ne remplit que les textes pas encore rédigés, chacun marqué Traduction automatique, et ne modifie jamais un texte rédigé par la personne. Traduire les textes périmés laisse une telle langue de côté.
• Modifier un texte d'une langue traduite automatiquement fait de la langue celle d'une personne, mais seuls les textes que vous modifiez deviennent les vôtres : chaque texte que vous laissez conserve sa marque Traduction automatique.
• Une langue seulement en partie rédigée empêche la publication du module, car un apprenant verrait un mélange de langues. Une langue manquante ou périmée ne fait que donner un avertissement, et ses apprenants voient le module entier dans la langue par défaut, avec une note l'indiquant.

Publication

Les personnes qui détiennent Gérer la formation publient. Un auteur qui ne l'a pas peut vérifier et prévisualiser, mais non publier.

1. Sélectionnez Publier. AccessPoint vérifie de nouveau le brouillon.
2. Rédigez Ce qui a changé — une courte note.
3. À partir de la deuxième version, choisissez s'il s'agit d'un changement important : demander à toutes les personnes qui ont terminé une version antérieure de réviser celle-ci.

Une version publiée ne change jamais; vos modifications suivantes constituent le brouillon de la version suivante. Un changement important marque les dossiers d'achèvement des versions antérieures Révision requise et ouvre un nouveau cycle, à échéance dans 14 jours, pour les personnes qui les ont terminées (voir Dossiers d'achèvement et progression de l'équipe).

Révision avant publication

Lorsque Paramètres → Formation → AccessPoint Learning → Une deuxième personne approuve chaque module avant sa publication est activé (désactivé par défaut), Publier devient Envoyer pour approbation. Le brouillon attend (En attente d'approbation) jusqu'à ce qu'une autre personne qui gère la formation sélectionne Approuver et publier — jamais la personne qui l'a envoyé. La vérification s'exécute de nouveau à l'approbation. Modifier un brouillon qui attend l'approbation le retire de la révision.

Copies, Parcourir, retrait et suppression

• Dupliquer copie l'un de vos modules. Faire une copie transforme un module de paquet en l'un de vos modules; la copie ne reçoit plus les mises à jour du paquet. Une copie commence comme un brouillon avec les mêmes étapes, textes, images et fichiers. Chaque fichier est copié avec son résultat d'analyse, sauf qu'un fichier malveillant n'est pas copié (la vérification le nomme) et que la reconnaissance d'une analyse échouée n'est pas reportée — reconnaissez de nouveau le fichier de la copie.
• Ouvert à Parcourir — lorsqu'il est activé, toute personne de votre organisation peut trouver le module sous Parcourir dans Mon apprentissage et le suivre sans y être inscrite. Il est désactivé pour les modules propres à votre organisation (et leurs copies) jusqu'à ce qu'un auteur, ou une personne qui gère la formation, l'active. Le module d'un paquet de juridiction arrive tel que son paquet le livre, et vous pouvez le désactiver. Un module qui n'est pas ouvert n'est ni listé ni ouvert pour une personne à qui il n'a pas été donné. Les personnes inscrites à un parcours d'apprentissage qui contient le module le suivent dans les deux cas.
• Retirer — un responsable de la formation retire un module publié : les personnes qui l'ont commencé peuvent le terminer, aucun nouvel élément de parcours d'apprentissage ne peut le nommer, et il quitte Parcourir.
• Supprimer — un module qui n'a jamais été publié peut être supprimé, avec son brouillon et ses fichiers.

Qualité

L'onglet Qualité montre le fonctionnement de chaque module pour les personnes qui le suivent, afin que vous puissiez corriger une question confuse, une option trompeuse ou un lien rompu. Choisissez un Module qui a une version publiée, et une Version.

• Anonyme par construction. Chaque chiffre décrit au moins cinq apprenants de cette version et ne nomme jamais personne. Avec moins, l'onglet indique Trop peu pour afficher. Les propres mots d'un apprenant — les motifs d'une décision, une note de Réfléchir — ne sont jamais montrés ni comptés.
• Le module — le nombre d'apprenants, la proportion de ceux qui ont terminé la version et le nombre médian d'essais à ses vérifications.
• Chaque question — la proportion de bonnes réponses au premier essai et au dernier essai, et le nombre de personnes qui ont choisi chaque option au premier essai. Une question que la plupart des gens ratent d'abord, ou une option que personne ne choisit, mérite un second regard.
• Chaque décision — le nombre de personnes qui ont choisi chaque option, la réponse modèle étant marquée.
• Filtres — Apprenants limite à un parcours d'apprentissage qui contient le module; Période aux 30 ou 90 derniers jours ou aux 12 derniers mois. Un filtre qui laisse moins de cinq apprenants, ou en exclut moins de cinq, affiche Trop peu pour afficher. Il n'y a aucun filtre par personne, par règle d'audience ou par service.

Liens. Une fois par semaine, AccessPoint vérifie chaque adresse Web publique inscrite dans vos modules, sans télécharger la page ni transmettre quoi que ce soit au sujet de votre organisation ou d'une personne. L'onglet énumère les liens rompus — Introuvable, Le site a répondu par une erreur ou Aucune réponse — avec l'étape, la langue et le jour de la première défaillance. Une page derrière une connexion est comptée comme n'a pu être confirmée, et un lien vers votre réseau privé n'est jamais demandé. Après avoir corrigé un lien, Vérifier maintenant vérifie aussitôt le module (au plus une fois toutes les dix minutes).

Langues. L'onglet énumère aussi les langues que votre organisation offre et dans lesquelles la version n'a pas été traduite, ainsi que celles qui sont Périmées.

Glossaire et obligations

Glossaire. Chaque terme comporte ses mots et une courte définition dans chacune des langues de votre organisation. Les termes d'un paquet de juridiction sont en lecture seule, marqués Paquet : , et peuvent être désactivés; les auteurs ajoutent, modifient et suppriment ceux de votre organisation. Pour marquer un terme dans une page, sélectionnez les mots dans l'éditeur de pages, choisissez le bouton Terme du glossaire, choisissez le terme et sélectionnez Marquer les mots. Dans le lecteur, les mots marqués sont soulignés en pointillé et ouvrent leur définition lorsqu'un apprenant s'en approche, les touche ou clique dessus.

Les obligations sont les obligations de formation que couvrent vos parcours d'apprentissage : les éléments du programme d'un régime issus d'un paquet de juridiction (en lecture seule, mais chacun peut être désactivé avec Compté) et les clauses de formation de votre propre politique. Les auteurs lisent la liste; les personnes qui gèrent la formation ajoutent, modifient et suppriment les vôtres. Un module nomme les obligations qu'il couvre sous À propos du module → Codes d'obligation qu'il couvre, et un parcours d'apprentissage dans ses propres paramètres. Le sujet Couverture des obligations de Report Studio montre quelles obligations vos parcours d'apprentissage couvrent et combien de personnes sont certifiées, en retard ou dont la certification est expirée — sans jamais nommer personne.

Scénarios du Laboratoire : les scripts propres à votre organisation

Scénarios du Laboratoire est l'endroit où vous décidez de ce que disent et font les personnes qui entourent un stagiaire dans les cas pratiques et les simulations d'équipe du mode Laboratoire. Les auteurs rédigent les scripts; les responsables de la formation peuvent les lire.

Choisissez un scénario. Ses personnes sont énumérées — le demandeur, un tiers consulté, un plaignant, le contact du commissariat et le personnel avec lequel travaille un stagiaire — chacune avec qui répond : le script du scénario, notre script ou sans script.

Rédiger un script

1. Sélectionnez Rédiger notre script (ou Modifier notre script) à côté d'une personne. Sélectionnez Partir du script du scénario si vous voulez l'adapter.
2. Choisissez Ajouter ce qu'elle répond pour chaque volet de son travail — réponses aux lettres, réponse à une consultation, étapes du commissariat, recherche, décisions, conseils, réponses de sections, travail, approbation ou avis.
3. Pour chaque volet, définissez Quand elle répond — un nombre de minutes, d'heures ou de jours de temps d'exercice, ou seulement lorsque le responsable libère un événement qui la nomme — et rédigez ses tours dans l'ordre. La première fois que la personne est sollicitée, elle répond avec le tour 1, la deuxième fois avec le tour 2, et ainsi de suite. Changez l'ordre avec la liste numérotée Ordre.
4. Dossiers à remettre permet de choisir parmi les dossiers de réserve du scénario ou la bibliothèque du Laboratoire.
5. Répondre autrement lorsque… donne à un tour une réponse différente lorsque le stagiaire a fait quelque chose (ou ne l'a pas fait). Choisissez les faits dans la liste, formulés en phrases; un champ laissé vide conserve la réponse du tour.
6. Rédigez les mots dans chacune des langues de votre organisation (Mots en). Une langue que vous n'avez pas rédigée utilise les mots de votre langue par défaut. Les mots sont du texte brut — sans mise en forme.

Enregistrer un script

Enregistrer vérifie le script selon les mêmes règles que les paquets de Realizer — noms et adresses fictifs seulement (domaines de courriel réservés comme example.org, aucun vrai numéro de téléphone ni identifiant), dossiers existants et faits que le registre peut lire — et énumère tout ce qui reste à corriger en haut et sur le tour concerné.

Un script enregistré répond dès la prochaine sollicitation de la personne, dans chaque cas de ce scénario dans votre organisation, et il remplace le script complet du scénario pour cette personne. Décochez Utiliser notre script pour le désactiver (le script du scénario répond de nouveau); Retirer notre script le supprime.

Ajouter une personne

Ajouter une personne ajoute un membre de votre personnel que le scénario n'a pas — un nom, un titre de poste, une unité, des initiales, un courriel fictif et les volets qu'il joue — avec son script. Elle apparaît en mode Laboratoire avec la mention Simulée, et le stagiaire peut lui confier du travail comme à un collègue. Vous ne pouvez pas ajouter une personne extérieure à votre organisation : le demandeur, les tiers, le plaignant et le contact du commissariat font partie du cas.

L'essayer

L'essayer en mode Laboratoire (sur un scénario pratique) ouvre le mode Laboratoire au scénario afin que vous puissiez commencer un cas pratique et voir votre script répondre. Pour une simulation d'équipe, un responsable qui la planifie peut aussi choisir Rédiger le script de pour cette simulation : ce script répond dans cette simulation seulement, par-dessus ceux de votre organisation et du scénario, et il est vérifié à l'enregistrement du plan. Voir Exercices d'équipe.

Ce qui est consigné

Le grand livre d'audit consigne chaque module créé, supprimé, envoyé pour approbation, approuvé, publié (en précisant s'il s'agissait d'un changement important) et retiré, chaque modification de vos blocs sur les modules de paquets, chaque règle d'audience créée, modifiée ou supprimée, et chaque modification de Ouvert à Parcourir — des faits seulement, jamais le texte que vous avez rédigé. Les modifications aux termes du glossaire et aux obligations sont conservées dans l'historique d'audit comme les autres éléments de configuration.

Pages connexes

• Notre pratique sur les modules de paquets — ajouter votre pratique au module d'un paquet de juridiction.
• Parcours d'apprentissage — placer des modules dans un parcours d'apprentissage et ses paramètres.
• Règles d'audience — inscrire automatiquement les bonnes personnes.
• Mon apprentissage — ce que voient les apprenants.
• Notes de coach — l'onglet Coach du Studio.
• Cas de formation — les cas pratiques derrière les étapes Exercice.
• Paramètres → Formation — révision avant publication et qui voit les résultats des vérifications.