Guide de l'utilisateur

Le Guide de l'utilisateur couvre tout ce que vous faites dans AccessPoint — de la consignation d'une demande d'accès à la réalisation d'une évaluation de la protection de la vie privée, en passant par la gestion d'un incident ou la création d'un rapport. Accédez ci-dessous à la section qui vous concerne. Chaque page correspond à un écran depuis lequel vous pouvez ouvrir l'aide intégrée à l'aide du bouton (?).

Remarque sur la confidentialité : Les dépositaires et les contributeurs travaillent toujours à partir d'instructions assainies et ne voient jamais les renseignements personnels du demandeur. Seuls les coordonnateurs, les réviseurs et le personnel de la protection de la vie privée voient l'identité du demandeur.

Commencez ici

• Flux de travail des dossiers — processus et acteurs — comment les quatre types de dossiers partagent un même socle commun : leurs étapes de cycle de vie, qui fait quoi, et où se trouve le travail

Tableaux de bord et vues

• Ma journée — le flux personnel priorisé et les tuiles de rapport épinglées (l'onglet d'accueil par défaut)
• Tableau de bord des demandes — recherche, filtrage, tri et gestion de la liste des demandes
• Tableau de bord des affectations — le travail assigné à un dépositaire dans l'ensemble des demandes et des évaluations
• Tableau de bord des tâches — les tâches assignées à un contributeur, les téléversements et l'achèvement
• Tableau de bord des révisions — révision des soumissions, approbation ou demande de modifications
• Vues de tableau de bord — enregistrement et changement entre les configurations de colonnes, de filtres et de tri
• Tableau de bord des évaluations — la liste du registre PIA/AIA, les cartes de synthèse et le démarrage d'une nouvelle évaluation
• Tableau de bord des incidents — le registre des atteintes, les cartes de synthèse et le signalement d'un nouvel incident
• Tableau de bord des plaintes — les plaintes et appels avec leurs horloges réglementaires, et l'enregistrement à partir d'un courriel
• Tableau de bord des risques — la vue autonome du registre des risques et la carte d'analyse du portefeuille de risques

Demandes d'accès

• Création de demandes — type de demande, sélecteur de demandeur et détails de prise en charge
• Aperçu de la demande — statut, dates clés, portée, prolongations et barre de cycle de vie
• Demandeur — coordonnées du demandeur, préférences de communication et historique de correspondance
• Affectations — création des affectations de dépositaires, instructions et progression de la collecte
• Documents — l'espace de travail de révision : téléversement, étiquettes, familles, suivi de lecture et caviardage
• Collaboration — conseillers, lecteurs, consultations et commentaires internes
• Réponse et frais — la carte de prochaine étape, les frais, la méthode de réponse, la clôture avec sa vérification d'exhaustivité, et l'exportation d'audit du dossier
• Activité — le journal d'audit des modifications, des transitions de statut et des actions des utilisateurs

Documents et caviardage

• Espace de travail des documents — téléverser, étiqueter, trier, caviarder et regrouper les documents avec les exceptions
• Documents en double — traitement des doublons basé sur des décisions, avec copie canonique et propagation du caviardage

Affectations, tâches et délégation

• Détails de l'affectation — instructions, tâches, documents, attestation et approbation/demande de modifications
• Détails de la tâche — instructions, résultats de dépôt, documents, heures et soumission
• Détails du dépôt — une source de documents, ses résultats de recherche et son association à une tâche
• Délégations — organiser la couverture de votre travail par un collègue pendant votre absence (une surcouche d'accès, et non une réassignation)

Demandeurs et contacts

• Demandeurs et contacts — l'espace de travail des contacts : demandeurs, institutions, file d'attente de prise en charge et contacts de consultation
• Contact du demandeur — identité, langue, catégorie de frais, contrôle de flux, l'espace de travail Conduite (F&V) et fusion
• Institution du demandeur — identité de l'organisation, contacts affiliés, plafonds de demandes actives et fusion

Consultations et correspondance

• Consultations — parties à la consultation, délais légaux, correspondance et résultat
• Correspondance — une communication consignée ou générée avec le demandeur et son fil de discussion
• Envoi de correspondance — la bibliothèque de modèles, les champs de fusion et l'envoi/la saisie avec le pare-feu de renseignements personnels

Évaluations de la protection de la vie privée et ROPA

• Création d'évaluations — démarrage d'une évaluation PIA/AIA/Sécurité avec un type, un modèle et un outil de présélection
• Détails de l'évaluation — remplissage des sections, assignations de section, risques, documents, révision et clôture
• Assignations de section — attribution d'une section de questionnaire à un collaborateur et fusion de son brouillon
• Sujets de confidentialité et contrôles — le répertoire des sujets de confidentialité réutilisables (programmes, systèmes, et plus), leurs dossiers ROPA de l'art. 30, les contrôles liés, et le registre des fournisseurs
• Détails du sujet de confidentialité — identité, registre des activités de traitement et historique des évaluations/incidents

Incidents et atteintes

• Création d'incidents — consignation d'un incident de confidentialité ou d'un dossier d'atteinte
• Détails de l'incident — faits, confinement, risque de préjudice, notifications, correction et clôture
• Mesures d'incident — une mesure de confinement ou de correction, son type, son efficacité et sa progression

Plaintes et appels

• Création de plaintes — enregistrement d'un dossier de plainte ou d'appel
• Détails de la plainte — parties, délais légaux, allégations et conclusions, correspondance, enquête et clôture
• Volets de travail des plaintes — une ligne d'enquête déléguée : le travail de constatations et le cycle soumission → révision

Risques et engagements

• Détails du risque — cote de risque, cartes de gestion, plan de traitement, surveillance des ICR et clôture
• Tâches de traitement des risques — une action d'atténuation dans le plan de traitement d'un risque
• Indicateurs de risque — indicateurs clés de risque (ICR) : seuils, relevés et fréquence de surveillance
• Engagements — une promesse ou une mesure suivie, avec une fréquence et des points de suivi

Assistance IA

• Demander à AccessPoint (assistant de dossier) — l'assistant en lecture seule sur un dossier : réponses ancrées et citées, Rédiger cette lettre, et le mode Mon portefeuille de dossiers

Rapports et analyses

• Rapports — le sélecteur de période de rapport et le menu groupé des rapports fixes
• Hygiène des dossiers — constatations de contrôle qualité ouvertes dans chaque dossier ouvert, à partir des mêmes règles déterministes que la carte Vérification du dossier par dossier
• Registre des systèmes d'IA — déploiement, classe de risque, intervention humaine et position d'approbation dérivée des sujets de confidentialité signalés ADM
• Rapports personnalisés et Report Studio — tableaux de bord de widgets de rapport : sujet, regroupements, mesures, filtres et exportation
• Révision de la conservation — dossiers ayant dépassé leur période de conservation dans l'ensemble des cinq registres, et le processus de purge

Notifications

• Notifications — le flux intégré des rappels et avis d'activité
• Préférences de notification — paramètres d'adhésion et de rappel par courriel et dans l'application, par catégorie