Guide de l'utilisateur

Le Guide de l'utilisateur couvre tout ce que vous faites dans AccessPoint — de la consignation d'une demande d'accès à la réalisation d'une évaluation de la protection de la vie privée, en passant par la gestion d'un incident ou la création d'un rapport. Accédez ci-dessous à la section qui vous concerne. Chaque page correspond à un écran depuis lequel vous pouvez ouvrir l'aide intégrée à l'aide du bouton (?).

Remarque sur la confidentialité : Les dépositaires et les contributeurs travaillent toujours à partir d'instructions assainies et ne voient jamais les renseignements personnels du demandeur. Seuls les coordonnateurs, les réviseurs et le personnel de la protection de la vie privée voient l'identité du demandeur.

Tableaux de bord et vues

• Tableau de bord des demandes — recherche, filtrage, tri et gestion de la liste des demandes
• Tableau de bord des affectations — le travail assigné à un dépositaire dans l'ensemble des demandes et des évaluations
• Tableau de bord des tâches — les tâches assignées à un contributeur, les téléversements et l'achèvement
• Tableau de bord des révisions — révision des soumissions, approbation ou demande de modifications
• Vues de tableau de bord — enregistrement et changement entre les configurations de colonnes, de filtres et de tri

Demandes d'accès

• Création de demandes — type de demande, sélecteur de demandeur et détails de prise en charge
• Aperçu de la demande — statut, dates clés, portée, prolongations et barre de cycle de vie
• Demandeur — coordonnées du demandeur, préférences de communication et historique de correspondance
• Affectations — création des affectations de dépositaires, instructions et progression de la collecte
• Documents — l'espace de travail de révision : téléversement, étiquettes, familles, suivi de lecture et caviardage
• Collaboration — conseillers, lecteurs, consultations et commentaires internes
• Réponse — assemblage du dossier de réponse, méthode et attestations
• Activité — le journal d'audit des modifications, des transitions de statut et des actions des utilisateurs

Documents et caviardage

• Espace de travail des documents — téléverser, étiqueter, trier, caviarder et regrouper les documents avec les exceptions
• Documents en double — regroupement des doublons pour une révision efficace et non destructive

Affectations, tâches et délégation

• Détails de l'affectation — instructions, tâches, documents, attestation et approbation/demande de modifications
• Détails de la tâche — instructions, résultats de dépôt, documents, heures et soumission
• Détails du dépôt — une source de documents, ses résultats de recherche et son association à une tâche
• Délégations — délégation du travail de dépositaire ou d'affectation et consultation des délégations actives

Demandeurs et contacts

• Demandeurs et contacts — l'espace de travail des contacts : demandeurs, institutions, file d'attente de prise en charge et contacts de consultation
• Contact du demandeur — identité, langue, catégorie de frais, contrôle de flux, F&V et fusion
• Institution du demandeur — identité de l'organisation, contacts affiliés, plafonds de demandes actives et fusion

Consultations et correspondance

• Consultations — parties à la consultation, délais légaux, correspondance et résultat
• Correspondance — une communication consignée ou générée avec le demandeur et son fil de discussion
• Envoi de correspondance — la bibliothèque de modèles, la fusion de jetons et l'envoi/la saisie avec le pare-feu de renseignements personnels

Évaluations de la protection de la vie privée et ROPA

• Création d'évaluations — démarrage d'une évaluation PIA/AIA/Sécurité avec un type, un modèle et un outil de présélection
• Détails de l'évaluation — remplissage des sections, délégations, risques, documents, révision et clôture
• Délégations d'évaluation — attribution d'une section de questionnaire à un collaborateur et fusion de son brouillon
• Sujets de confidentialité — le répertoire des programmes et systèmes réutilisables et leurs dossiers ROPA de l'art. 30
• Détails du sujet de confidentialité — identité, registre des activités de traitement et historique des évaluations/incidents

Incidents et atteintes

• Création d'incidents — consignation d'un incident de confidentialité ou d'un dossier d'atteinte
• Détails de l'incident — faits, confinement, risque de préjudice, notifications, correction et clôture
• Mesures d'incident — une mesure de confinement ou de correction, son type, son efficacité et sa progression

Plaintes et appels

• Création de plaintes — enregistrement d'un dossier de plainte ou d'appel
• Détails de la plainte — parties, délai légal, admissibilité, enquête et clôture

Risques et engagements

• Détails du risque — cote de risque, cartes de gestion, plan de traitement, surveillance des ICR et clôture
• Tâches de traitement des risques — une action d'atténuation dans le plan de traitement d'un risque
• Indicateurs de risque — indicateurs clés de risque (ICR) : seuils, relevés et fréquence de surveillance
• Engagements — une promesse ou une mesure suivie, avec une fréquence et des points de suivi

Rapports et analyses

• Rapports — le sélecteur de période de rapport et le menu groupé des rapports fixes
• Générateur de rapports — le générateur de rapports personnalisés : sujet, regroupements, mesures, filtres et exportation
• Révision de la conservation — demandes ayant dépassé leur période de conservation et le processus de purge

Notifications

• Notifications — le flux intégré des rappels et avis d'activité
• Préférences de notification — paramètres d'adhésion et de rappel par courriel et dans l'application, par catégorie