Détails de la plainte

Le panneau de détails de la plainte est l'espace de travail plein écran où les coordonnateurs ATIP et vie privée traitent une contestation externe, de l'enregistrement jusqu'à une clôture guidée. Il s'ouvre sur l'onglet Aperçu et comporte un en-tête affichant le numéro de la plainte, une étiquette de statut, le type, la priorité, les dates clés, ainsi qu'un bouton Discussion associé à la plainte. Chaque plainte dispose de sa propre horloge réglementaire, d'un espace de travail d'enquête, d'un volet de représentations et d'une clôture guidée. La modification se fait section par section — cliquez sur le crayon, puis sur Enregistrer ou Annuler.

Les onglets

L'indicateur de cycle de vie

L'indicateur de cycle de vie illustre la progression selon les étapes Active → En révision → Soumise → Clôturée (les dates s'affichent au survol). L'étape En révision est facultative — elle n'est considérée comme atteinte que lorsqu'une révision d'approbation des représentations a effectivement eu lieu. L'étape Soumise est affichée comme ignorée pour les plaintes directes à l'institution qui ne sont jamais transmises à un organisme de réglementation.

Modifier l'aperçu

Modifiez l'aperçu une section à la fois :

• Détails — titre, résumé, origine de la réception et numéro externe. L'organisme de réglementation est déduit du type et demeure en lecture seule. La priorité est définie à partir de la fiche Statut de la barre latérale. Le titre et le résumé prennent en charge des traductions facultatives par langue.
• Parties — nom, courriel et téléphone du plaignant, ainsi que le nom et les coordonnées de l'enquêteur.

L'horloge réglementaire

La fiche Horloge réglementaire de la barre latérale permet de modifier les dates de Réception et de Notification. Les autres dates — échéance des représentations, soumission des représentations, conclusion et clôture — sont calculées automatiquement par le système. La fiche indique également le nombre de jours écoulés et le nombre de jours restants avant l'échéance des représentations.

Actions de prochaine étape

La fiche Statut de la barre latérale affiche le statut et l'étape actuels. Lorsque plusieurs statuts partagent la même étape, vous pouvez basculer rapidement entre eux à partir de la liste déroulante; le passage d'une étape à une autre se fait au moyen du bouton guidé Prochaine étape, qui est piloté par des actions :

• Enregistrer la soumission des représentations — pour les plaintes faisant l'objet d'une enquête réglementaire, à l'étape Active ou En révision. Cette action consigne un événement jalon, horodate la date de soumission et fait automatiquement passer l'étape à Soumise. Vous devez fournir la date de soumission et pouvez ajouter une note facultative.
• Clore la plainte — accède directement à l'onglet Clôture. Cette option apparaît une fois qu'une représentation est soumise, ou immédiatement pour les plaintes directes à l'institution.

La barre latérale comporte également la fiche Heures, le sélecteur Responsable assigné, ainsi que des fiches pour les entités liées et les liens de référence. Les champs personnalisés configurés pour les plaintes s'affichent dans la colonne principale.

Enquête et représentations

• Enquête → Volets de travail permet aux coordonnateurs de déléguer la collecte de preuves sous forme d'affectations à des dépositaires, les tâches des contributeurs étant regroupées en dessous. Les personnes assignées travaillent à partir d'instructions expurgées. Chronologie est le journal chronologique des événements de l'enquête.
• Représentations est le moteur séquentiel d'examen et d'approbation utilisé pour obtenir l'aval interne sur la représentation de l'institution avant sa transmission à l'organisme de réglementation.
• Documents et preuves permet de basculer entre les documents de travail joints à la plainte, les PDF de rapports de plainte générés, et une vue en lecture seule des dossiers de la demande liée.

Clore une plainte

L'onglet Clôture offre une expérience guidée. Une fiche d'état de préparation fait ressortir des signaux consultatifs, puis une boîte de dialogue unique Clôturer saisit à la fois la décision (tirée du vocabulaire de décisions propre au type — par exemple bien fondée, non fondée, résolue), la date de conclusion et un motif de clôture. Sous l'action de clôture se trouvent des fiches pour la révision judiciaire, la conformité aux ordonnances, ainsi que la section intégrée résultat et ordonnances pour les types de plaintes qui prennent en charge les ordonnances de l'organisme de réglementation. Une fiche Collaborateurs permet de partager la clôture avec des conseillers et des lecteurs.

Rouvrir une plainte clôturée

Une fois la plainte clôturée, l'onglet Aperçu affiche une bannière de clôture. Les utilisateurs disposant de la permission de gestion peuvent la Rouvrir au moyen d'une boîte de dialogue de confirmation qui consigne un motif obligatoire dans le journal d'activité. Chaque modification est récupérée à nouveau, réétiquetée et inscrite dans le fil Activité.

Protection de la vie privée dès la conception

Le personnel à qui vous déléguez le travail d'enquête ne voit jamais l'identité du plaignant. Les instructions d'enquête sont expurgées, de sorte que le pare-feu de protection des renseignements personnels tient bon, même lorsque la collecte de preuves est déléguée.