Organisation

Le paramètre Organisation stocke le nom d'affichage de votre institution — le nom qu'AccessPoint fusionne dans les avis, lettres et jetons de correspondance générés. Définissez-le une seule fois, et chaque modèle faisant référence à l'institution reprend automatiquement le nom correct.

Où le trouver

Ouvrez Paramètres depuis la barre d'outils de l'application, puis choisissez Organisation dans le groupe Mise en route. Comme chaque zone de configuration, il s'ouvre sous forme de panneau coulissant avec Retour aux paramètres et une icône d'aide (?) dans son en-tête. Consultez l'Aperçu des paramètres pour savoir comment le centre est organisé.

Champs

Où le nom est utilisé

Le nom d'affichage n'est pas simplement une étiquette sur le locataire — il est substitué dans les documents envoyés par votre bureau :

• Avis et lettres générés — la correspondance produite à partir de votre bibliothèque de modèles porte le nom de l'institution.
• Jetons de correspondance — les modèles font référence au nom par le biais de jetons (par exemple {InstitutionName}), de sorte qu'une seule modification ici se répercute sur tout ce qui est généré par la suite.

Boîtes aux lettres de prise en charge

Le panneau Organisation contient également la liste des boîtes aux lettres de prise en charge — les adresses de boîtes aux lettres partagées que votre bureau surveille pour les demandes entrantes (par exemple, une boîte de réception des demandes d'accès). Les boîtes aux lettres inscrites ici sont proposées comme choix prêts à l'emploi à deux endroits :

• Nouvelle demande à partir d'un courriel — le bouton fractionné Nouvelle demande du tableau de bord des demandes, qui transforme un courriel se trouvant dans une boîte aux lettres en demande sans avoir à retaper l'information.
• Le sélecteur de capture de courriel — lors de la capture d'enregistrements de courriel via Ajouter depuis Microsoft 365.

La configuration ne donne pas accès. Inscrire une boîte aux lettres ici ne fait que l'ajouter aux sélecteurs — chaque utilisateur doit tout de même détenir la délégation Exchange Accès complet pour pouvoir l'ouvrir réellement. Microsoft Graph applique à chaque appel les permissions Exchange existantes de l'utilisateur sur sa boîte aux lettres.

Bibliothèque de faits

L'espace Organisation contient également une bibliothèque de faits réutilisable — un endroit où consigner les faits permanents concernant votre organisation, afin de ne les tenir à jour qu'une seule fois :

• Posture d'hébergement — où vos données et vos systèmes sont hébergés.
• Sous-traitants standard — les tiers auxquels vous faites régulièrement appel.
• Rétention par défaut — vos délais de conservation par défaut.
• Certifications — les certifications et attestations que détient votre organisation.

Il s'agit de données organisationnelles ordinaires que vous pouvez exploiter partout. Lorsque la capacité facultative Assistance IA est déployée, ces mêmes faits ancrent également les suggestions de réponses d'évaluation dans le questionnaire de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée — de sorte que les réponses suggérées reflètent la posture réelle de votre organisation plutôt que des hypothèses génériques, et une personne examine et valide malgré tout chacune d'elles. L'Assistance IA est facultative; la bibliothèque de faits est utile en soi, qu'elle soit activée ou non. Pour savoir comment les capacités d'IA sont configurées à l'échelle du locataire, consultez la page Fonctionnalités.

Conseils

• Définissez le nom d'affichage tôt — avant de commencer à générer de la correspondance — afin que les avis et lettres portent le nom correct de l'institution dès le premier jour.