Correspondance

Toute communication liée à une demande — qu'elle soit rédigée dans AccessPoint, captée depuis Outlook, ou consignée manuellement — s'ouvre dans le panneau de détails de correspondance. Il s'agit du dossier unique pour une lettre, un courriel ou un appel téléphonique, contenant le résumé de cet élément, ses pièces jointes, son statut de suivi et un fil de notes internes. Vous accédez à un dossier à partir de l'onglet Demandeur d'une demande ou, pour les avis à des tiers, à partir d'une consultation.

Lecture de l'en-tête

L'en-tête affiche des badges pour :

• Direction — entrante ou sortante
• Canal — courriel, téléphone, lettre, etc.
• La date de communication
• Le nom du tiers (dans la voie de consultation)
• Statut d'envoi — Envoyé ou Échec, pour les dossiers créés par l'outil de composition
• Un indicateur de suivi lorsqu'un suivi est en attente

Une ligne de provenance indique qui a envoyé ou ajouté l'élément, quand, et de quel modèle il provient.

Modifier le résumé

Ouvrez Modifier le résumé pour changer la direction, le canal, la date et le texte des notes ou du résumé. Les modifications non enregistrées sont protégées si vous annulez.

Pièces jointes

Gérez les pièces jointes à partir du panneau : consultez, téléchargez et prévisualisez tout fichier lié, et téléversez-en d'autres. Les fichiers convertibles en PDF s'affichent en aperçu directement sur place.

Gestion du suivi

Utilisez les commandes de suivi pour que rien ne vous échappe :

1. Activez Suivi requis.
2. Définissez une date d'échéance et une note. L'élément apparaît alors dans votre liste Ma journée — voir Notifications.
3. Cliquez sur Marquer comme fait une fois la tâche traitée.

Le fil de notes

Ajouter des notes permet d'ajouter du contexte interne à un fil en ajout seul. Les notes ne sont jamais modifiées ni supprimées, de sorte que le fil demeure un dossier durable de la façon dont la communication a été traitée.

Supprimer un dossier

La suppression est protégée de la même manière que pour les consultations : les entrées comportant des pièces jointes, des notes ou un dossier envoyé par l'outil de composition ne peuvent pas être supprimées, et le panneau en indique la raison.