Création de plaintes

La section Plaintes et appels suit les contestations externes de la façon dont votre institution a traité un dossier d'accès ou de confidentialité — une plainte déposée auprès d'un organisme de surveillance, ou un appel prévu par la loi visant une décision. AccessPoint traite la plainte et l'appel comme deux « natures » d'un même dossier; la nature découle du type de plainte choisi à la prise en charge, et le libellé du panneau s'y adapte. Une plainte peut exister seule ou être liée à la demande qu'elle conteste. Ouvrez la boîte de dialogue de prise en charge à partir du tableau de bord des plaintes; le formulaire offre une aide contextuelle, de sorte que l'icône ? ouvre ces indications.

Enregistrement d'une plainte ou d'un appel

1. Type de plainte (obligatoire) — choisissez le type. Chaque option est étiquetée (Plainte) ou (Appel). Votre choix détermine tout ce qui suit, y compris l'organisme de réglementation / régulateur en lecture seule affiché sous la liste déroulante, la règle du délai de dépôt et le catalogue des motifs.
2. Origine de la prise en charge — choisissez Enquête du régulateur (l'organisme de surveillance mène l'enquête) ou Direct à l'institution (le dossier vous est parvenu directement). Le type suggère une valeur par défaut, mais vous pouvez la remplacer. L'origine détermine si la plainte passera plus tard par une étape Soumis; une courte indication explique la différence.
3. Indication de recevabilité — si le type définit un délai de dépôt, une bannière indique si la plainte est dans les délais par rapport à l'échéance calculée (calculée à partir de la date de notification, ou de la date de réception à défaut). Cette indication est fournie à titre consultatif seulement et ne vous empêche jamais d'enregistrer la plainte.
4. Titre (obligatoire), un numéro de plainte externe / de dossier facultatif (la référence du régulateur) et un résumé.
5. Motif — si le type comporte un catalogue de motifs, sélectionnez le motif de fond de la plainte.
6. Parties — saisissez le nom du plaignant, son courriel et le nom de l'enquêteur assigné. L'enquêteur peut être celui de l'organisme de surveillance.
7. Dates de réception et de notification, toutes deux plafonnées à aujourd'hui.
8. Lien vers la demande principale (facultatif) — recherchez dans le registre des demandes (saisie semi-automatique, meilleures correspondances) et liez la demande contestée. Les plaintes autonomes sont entièrement prises en charge; vous pouvez lier ou modifier des demandes ultérieurement.

Cliquez sur Enregistrer la plainte / Enregistrer l'appel. La plainte est créée à l'étape Actif et s'ouvre dans le panneau de détails. Si vous fermez la boîte de dialogue avec des données non enregistrées, une confirmation vous est demandée.

Libellé sensible à la nature du dossier

Le type de plainte choisi détermine la nature du dossier. Lorsque vous choisissez un type de nature « appel », le libellé du panneau change automatiquement — par exemple, les étiquettes du titre et de la date de réception — mais le déroulement reste identique à celui d'une plainte. Le type porte également l'organisme de réglementation (le bureau du régulateur), la règle du délai de dépôt et le catalogue des motifs; choisir le bon type configure donc le reste du dossier.

Protection de la vie privée dès la conception

Le personnel à qui vous déléguez ultérieurement le travail d'enquête — Custodian et Contributor — ne voit jamais l'identité du plaignant. Les instructions sont épurées, et les boîtes de dialogue de création vous rappellent cette barrière de protection des renseignements.