Réponse et frais

L'onglet Réponse et frais est l'endroit où la demande se termine : envoyer la réponse, régler les frais, consigner le résultat et clore. Une carte prochaine étape en haut lit l'état actuel de la demande et indique ce qui vient généralement ensuite — activer un brouillon, attendre des assignations ouvertes, envoyer la réponse, consigner le résultat ou clore — de sorte que vous savez toujours où en est la demande.

Frais

Le panneau Frais gère de bout en bout le volet financier de la demande : évaluer des frais, les détailler selon votre barème de frais, les exonérer (en totalité ou en partie), enregistrer des paiements à leur égard, et les finaliser. Lorsque des frais sont évalués et impayés, le panneau peut suggérer une pause d'horloge pour frais en attente afin que l'horloge réglementaire reflète l'attente.

Estimation de l'examen des médias. Lorsque la demande contient des enregistrements vidéo ou audio, la base des heures affiche une ligne Examen des médias estimé : la durée totale des enregistrements multipliée par le multiplicateur de votre locataire — quatre heures-réviseur par heure enregistrée par défaut, qu'un administrateur peut ajuster. Suggérer une ligne d'examen des médias ouvre la boîte de dialogue Ajouter une ligne préremplie avec la base et, lorsque le barème de frais facture le temps d'examen, le montant; vous le confirmez ou le modifiez avant qu'il ne soit ajouté. Le temps réellement consacré est consigné sous la catégorie d'heures Examen des médias que fournit le paquet Universal Baseline.

Le paquet de réponse avec des enregistrements

Le paquet de réponse est assemblé sur le sous-onglet Paquet de réponse de l'onglet Documents. Lorsqu'un paquet comprend des enregistrements, la vérification préalable l'indique et la génération s'exécute en arrière-plan : Historique d'exportation affiche sa progression, et vous êtes avisé lorsqu'il est prêt. Le paquet est un ZIP contenant les PDF, un dossier Media/ avec les fichiers MP4 ou MP3 rendus (marques gravées, avec une légende d'étiquette de dossier), un dossier Files/ pour les fichiers natifs divulgués tels quels, et un MANIFEST.sha256 répertoriant le hachage de chaque élément — la preuve, pour le bureau, de ce qui a exactement été divulgué. Les dossiers qui ne peuvent pas être fusionnés dans un PDF sont répertoriés sur la page Autres dossiers du paquet avec leur disposition. Voir Enregistrements vidéo et audio.

Enregistrement de la réponse

Lorsque la réponse est prête à être envoyée :

1. Définissez la méthode de réponse (par ex., courriel, courrier, en personne).
2. Enregistrez la date d'envoi de la réponse.

Révisions et approbations

Si votre processus exige une approbation avant l'envoi de la réponse :

1. Ajoutez des réviseurs en cliquant sur Ajouter un réviseur et en sélectionnant les utilisateurs appropriés.
2. Chaque réviseur reçoit une notification et peut réviser le dossier de réponse.
3. Les réviseurs approuvent ou rejettent la réponse, avec des commentaires si nécessaire.
4. Toutes les décisions des réviseurs doivent être obtenues avant que la demande puisse être fermée.

Fermeture de la demande

Complétez la section Clôture : choisissez un motif de fermeture — divulguée, divulguée en partie, refusée, transférée, et ainsi de suite — ajoutez des notes de clôture, puis clôturez. Choisir Demande transférée fait apparaître les champs de l'institution destinataire et applique l'échéance de transfert : un transfert en vertu de l'art. 8 de l'ATIA s'effectue ici, et non au moyen d'un bouton distinct.

La boîte de dialogue Clôturer exécute d'abord une vérification d'exhaustivité — attestation manquante, prolongations sans motif, consultations sans résultat, caviardages ne citant aucune exemption, caviardages proposés non révisés — présentée sous forme de constatations consultatives, jamais un blocage strict. Résolvez-les, ou poursuivez en connaissance de cause.

Une demande fermée devient en lecture seule; rouvrez-la depuis la bannière si vous devez y apporter d'autres modifications.

Exportation d'audit du dossier

Lorsque vous finalisez une demande, vous pouvez générer une exportation d'audit du dossier prête pour un tribunal (anciennement appelée le « dossier de preuves ») — une exportation tirée du registre d'audit inviolable qui documente la façon dont la demande a été traitée.

Vérification préalable d'exhaustivité

La génération d'une exportation d'audit du dossier exécute la même vérification préalable d'exhaustivité que la boîte de dialogue Clôturer. Avant que l'exportation ne soit produite, elle signale tout ce qui semble inachevé afin que vous puissiez le corriger — ou poursuivre en connaissance de cause :

• Attestation manquante.
• Prolongations consignées sans motif.
• Consultations sans résultat consigné.
• Caviardages ne citant aucune exemption.
• Caviardages proposés qui n'ont jamais été révisés.

Divulgation de l'intervention de l'IA

Lorsque l'Assistance IA est activée, l'exportation d'audit du dossier comprend également un fichier ai-involvement.json. Cette divulgation consigne exactement quelles fonctionnalités d'IA sont intervenues dans la demande, dans quelle mesure, et ce qu'une personne a décidé — vous offrant un compte rendu défendable des endroits où l'IA a été utilisée et de ceux où le jugement humain s'est appliqué.

La divulgation est construite uniquement à partir de métadonnées d'utilisation. L'Assistance IA s'exécute sur une ressource Azure OpenAI dans l'abonnement et la région Azure propres à votre organisation : le contenu de la demande ne quitte jamais votre locataire, Microsoft n'entraîne pas ses modèles sur celui-ci, et le contenu réel des invites et des réponses n'est jamais conservé où que ce soit. Chaque sortie de l'IA en cours de route était une suggestion ou un brouillon modifiable qu'une personne a examiné et sur lequel elle a décidé.