Documents

L'onglet Documents est l'espace où tous les dossiers liés à une demande sont rassemblés, révisés et préparés pour la réponse.

Téléchargement de documents

Cliquez sur Parcourir ou glissez-déposez des fichiers directement dans la zone de dépôt de l'onglet Documents. Vous pouvez sélectionner ou déposer plusieurs fichiers à la fois — ils sont téléchargés séquentiellement avec un indicateur de progression combiné. La taille maximale par fichier est de 100 Mo.

Ajout depuis Microsoft 365

Cliquez sur Ajouter depuis Microsoft 365 pour rechercher ou parcourir les dossiers dans l'environnement Microsoft 365 de votre organisation, y compris SharePoint, OneDrive et les boîtes aux lettres Outlook.

Recherche

Saisissez un mot-clé pour effectuer une recherche dans toutes les sources Microsoft 365 connectées. Les résultats sont regroupés en deux sections :

• Fichiers — Documents provenant de sites SharePoint et OneDrive.
• Courriels — Messages électroniques provenant de boîtes aux lettres Outlook.

Sélectionnez les éléments que vous souhaitez ajouter à la demande.

Navigation

Vous pouvez également parcourir directement les sources Microsoft 365 :

• Mes courriels — Parcourir les dossiers Outlook et sélectionner des courriels individuels (enregistrés sous forme de fichiers .eml).
• Mon OneDrive — Parcourir vos fichiers et dossiers OneDrive personnels.
• Sites suivis — Parcourir les sites SharePoint que vous suivez, en naviguant dans les bibliothèques de documents et les dossiers.
• Rechercher un site — Trouver un site SharePoint spécifique par nom.

Les fichiers sont copiés dans le stockage de documents de la demande. Les courriels sont enregistrés sous forme de fichiers .eml préservant les en-têtes, le corps et le contenu intégré. Lorsqu'un courriel contient des pièces jointes, chaque pièce jointe est également extraite et ajoutée comme document distinct aux côtés du fichier .eml — vous pouvez ainsi réviser, classifier et inclure les pièces jointes de manière indépendante. Les fichiers et courriels originaux dans Microsoft 365 ne sont pas modifiés.

Prévisualisation des documents

Cliquez sur le nom d'un document pour ouvrir le visualiseur de prévisualisation. AccessPoint prend en charge la prévisualisation de :

• Fichiers PDF
• Documents Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Images
• Fichiers texte
• Messages électroniques (fichiers .eml et .msg, rendus sous forme de PDF formatés)

Classification des documents

Chaque document peut être classifié comme :

• Pertinent — Le document est pertinent pour la demande et doit être pris en considération pour la réponse.
• Non pertinent — Le document n'est pas pertinent pour la demande.
• Doublon — Le document est un doublon d'un autre dossier déjà présent dans la demande.

La personne autorisée à classifier un document donné dépend de sa provenance :

• Les documents collectés via une assignation sont classifiés par le Custodian assigné à cette assignation.
• Les documents collectés via une tâche sont classifiés par le Contributor assigné à cette tâche.
• Les documents téléchargés directement dans la demande — y compris les documents joints à une entrée de correspondance ou à une consultation externe — sont classifiés par le Subject Access Officer ou un Administrator.

Cela reflète la logique de propriété : la personne qui a collecté le document décide s'il est pertinent.

Classifier plusieurs documents à la fois

Pour classifier plusieurs documents en une seule étape, utilisez l'icône de sélection multiple dans l'en-tête de la colonne Pertinence. Un menu vous permet d'appliquer une valeur à tous les documents non classifiés en un clic, ou à une sélection de lignes (cochez d'abord au moins 2 cases à cocher).

Application des exemptions

Les SAO peuvent appliquer des codes d'exemption aux documents ou à des portions de documents. Les codes d'exemption sont tirés de la liste configurée par votre administrateur et correspondent aux dispositions législatives spécifiques justifiant la rétention d'informations.

Constitution du dossier de réponse

Les SAO gèrent les documents inclus dans le dossier de réponse final. Depuis l'onglet Documents, vous pouvez :

• Basculer l'inclusion ou l'exclusion de documents individuels dans la réponse.
• Réordonner les documents pour contrôler la séquence dans le dossier de réponse.