Révision de la rétention

Sous le groupe Maintenance des Rapports, le panneau Révision de la rétention est l'endroit où les administrateurs éliminent les demandes dont la période de rétention a expiré — l'étape de suppression qui vous maintient conforme à votre calendrier de conservation.

Périodes de rétention

Les périodes de rétention sont configurées par type de demande à l'aide de deux paramètres :

• RetentionPeriodMonths — le nombre de mois après le point de départ de la rétention avant qu'une demande ne devienne admissible à la purge
• RetentionStartPoint — l'événement qui déclenche l'horloge de rétention (par exemple, la date de fermeture de la demande)

Seules les demandes dont la date d'expiration de la rétention est déjà passée apparaissent dans cette liste. Les demandes dont la date d'expiration est future ne sont pas affichées. Si aucune demande n'est admissible, le panneau vous l'indique.

Demandes admissibles

Le panneau répertorie toutes les demandes fermées qui sont admissibles à la purge, en affichant leur numéro de demande, leur type, leur date de fermeture, leur date d'expiration de rétention et leur nombre de documents. Examinez chaque demande pour confirmer qu'il est approprié de la supprimer avant d'agir.

Le flux de travail de purge

1. Cochez les demandes à éliminer. Vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois; le total cumulatif des documents qui seront détruits est mis à jour au fur et à mesure.
2. Cliquez sur Purger la sélection. Une boîte de dialogue de confirmation précise exactement combien de demandes et de documents seront supprimés de façon permanente, derrière une bannière d'avertissement sévère.
3. Confirmez. La purge s'exécute et une bannière de résultat indique combien d'opérations ont réussi et combien ont échoué, en énumérant les premières erreurs le cas échéant.

La purge supprime définitivement la demande et tous les enregistrements associés, y compris :

• Assignations et tâches
• Documents téléversés, blobs et stockage blob
• Attestations
• Historique d'audit
• PDF convertis et annotations
• Packages d'exportation

Cette action est irréversible

La purge de rétention est permanente et ne peut pas être annulée — la fiche de la demande, ses documents et le stockage blob sont supprimés. Chaque purge est consignée dans le journal de purge affiché sous la liste des demandes admissibles (la demande, la personne qui l'a purgée, la date et le nombre de documents), ce qui vous donne une piste d'audit défensible des actions d'élimination.

Comme la purge de rétention détruit des données, elle devrait être réservée aux administrateurs qui suivent le calendrier de conservation approuvé par votre organisation.