Révision de la rétention

Sous le groupe Maintenance des Rapports, le panneau Révision de la rétention est l'endroit où les administrateurs éliminent les dossiers fermés dont la période de rétention a expiré — l'étape de suppression qui vous maintient conforme à votre calendrier de conservation. Son entrée dans le menu Rapports affiche un décompte en direct (« N dossier(s) fermé(s); M admissible(s) à la purge »), afin que vous puissiez voir d'un coup d'œil s'il y a du travail d'élimination en attente sans avoir à ouvrir le panneau.

L'épingler comme tuile

La révision de la rétention peut être épinglée à Ma journée ou à la page d'accueil des Rapports comme n'importe quelle autre section, et elle s'affiche sous la forme d'une tuile conçue à cet effet plutôt que de statistiques génériques sur les demandes. À la plus petite taille, elle affiche les deux chiffres qui déterminent si vous devez agir — demandes à purger et demandes fermées. Les tailles plus grandes ajoutent le reste du portrait : tous les dossiers à purger dans les cinq registres, le nombre de documents qui seraient détruits, tout ce qui est retenu par un dossier lié encore ouvert, et depuis combien de temps le plus ancien élément attend — ainsi que des diagrammes à barres ventilant les dossiers admissibles et fermés par type de dossier.

La tuile porte la mention À jour aujourd'hui plutôt que la période de rapport du tableau de bord, car l'admissibilité à la rétention est un état ponctuel : une demande expirée il y a deux ans est admissible dès maintenant, peu importe la période affichée par le tableau de bord.

Cinq registres, un seul panneau

La rétention couvre cinq registres au moyen d'un seul moteur : demandes, évaluations, incidents, plaintes et risques de confidentialité autonomes. La liste des dossiers admissibles affiche une colonne Type de dossier à côté du numéro, du type, de la date de fermeture, de la date d'expiration de la rétention et du nombre de documents de chaque enregistrement — de sorte qu'une seule séance de révision élimine tout ce qui a expiré, quel que soit le type de dossier.

Vous réglez l'horloge par type, pas globalement

Chaque type de demande, type d'évaluation, type d'incident et type de plainte porte sa propre période de rétention (en mois) et, lorsque plus d'une date est pertinente, un point de départ de la rétention — configurés dans les Paramètres. Les risques autonomes tirent leur période de leur catégorie de risque.

Laisser la période vide signifie conserver indéfiniment, et c'est la valeur par défaut : un locataire qui ne configure jamais la rétention ne purge jamais rien. Rien n'expire tant que vous ne décidez pas que ce devrait être le cas.

Ce qui peut et ne peut pas expirer

Certains enregistrements sont exclus par construction, non par politique — le moteur ne les propose pas :

• Une évaluation n'est admissible qu'une fois Fermée. Une évaluation qui est En vigueur est le dossier de confidentialité permanent de son programme; elle n'est donc jamais listée.
• Un risque Accepté n'est jamais admissible. L'acceptation est une posture active, assortie d'une approbation et d'une expiration, et non un dossier clos.
• Un risque rattaché à un dossier n'a pas d'horloge indépendante — il est supprimé avec son dossier, jamais seul.

Les dépendances entre dossiers bloquent également l'élimination. Un enregistrement expiré dont dépend encore un autre dossier ouvert — une plainte ouverte qui conteste la demande, une demande ouverte que conteste une plainte, ou un risque rattaché toujours actif — est répertorié avec son motif de blocage et refusé côté serveur. Le purger orphelinerait la piste de preuves de l'autre dossier.

Seuls les enregistrements dont la date d'expiration de la rétention est déjà passée apparaissent; les enregistrements dont l'expiration est future (ou inexistante) ne sont pas affichés. Si rien n'est admissible, le panneau vous l'indique.

Le flux de travail de purge

1. Cochez les dossiers à éliminer. Vous pouvez sélectionner plusieurs types de dossiers à la fois; le total cumulatif des documents qui seront détruits est mis à jour au fur et à mesure.
2. Cliquez sur Purger la sélection. Une boîte de dialogue de confirmation précise exactement combien de dossiers et de documents seront supprimés de façon permanente, derrière une bannière d'avertissement sévère.
3. Confirmez. L'admissibilité est revérifiée au moment de la purge — pas seulement au moment où la liste a été établie — de sorte qu'un dossier rouvert entre la mise en liste et la confirmation ne peut pas passer entre les mailles du filet. La purge s'exécute et une bannière de résultat indique combien d'opérations ont réussi et combien ont échoué, en énumérant les premières erreurs le cas échéant.

La purge supprime définitivement le dossier et tous ses enregistrements associés, y compris :

• Ses enregistrements dépendants (assignations et tâches, allégations, mesures, sections)
• Les documents téléversés, blobs et stockage blob
• Les attestations
• L'historique d'audit
• Les PDF convertis et les annotations
• Les packages d'exportation

Cette action est irréversible

La purge de rétention est permanente et ne peut pas être annulée — le dossier, ses enregistrements associés, ses documents et le stockage blob sont supprimés. Chaque purge est consignée dans le journal de purge affiché sous la liste des dossiers admissibles (type de dossier, enregistrement, qui l'a purgé, quand, et le nombre de documents). Le journal de purge est la seule preuve subsistante que l'enregistrement a existé, et il n'est lui-même jamais purgé — une piste d'audit défensible de vos actions d'élimination.

Parce que la purge de rétention détruit des données, elle devrait être réservée aux administrateurs qui suivent le calendrier de conservation approuvé par votre organisation.