Abonnement

Paramètres → Abonnement est l'endroit où l'administrateur d'une organisation AccessPoint hébergé (app.realizer.io) voit le forfait de l'organisation, ce qu'elle a utilisé et ce qu'elle peut acheter. Realizer exploite AccessPoint hébergé et facture directement l'organisation, par les pages sécurisées de paiement et de facturation de Stripe.

AccessPoint hébergé seulement. Dans AccessPoint pour Microsoft 365 — déployé dans votre propre abonnement Azure —, la ligne Abonnement ne figure pas dans le centre des paramètres : vous vous abonnez et payez par Microsoft Marketplace, et la licence est affichée dans Configuration initiale.

Où le trouver

Ouvrez Paramètres depuis la barre d'outils de l'application et choisissez Abonnement dans le groupe Fondations. Seuls les administrateurs (les personnes qui peuvent gérer la configuration) le voient. Les autres membres voient les bannières décrites ci-dessous, et à qui s'adresser.

L'ordre de Paramètres → Abonnement : votre forfait, puis Ajouter un module et Vos modules complémentaires, Lots et stockage, Code promotionnel, l'utilisation par rapport à vos allocations, et Télécharger toutes les données de votre organisation en dernier.

Votre forfait et votre utilisation

Le haut de la page montre le forfait et son statut — Essai (avec le jour de sa fin), Actif, Paiement en retard, Impayé, Paiement incomplet ou Annulé — et la date à laquelle le forfait se renouvelle ou, une fois annulé, prend fin.

En dessous, un indicateur pour chaque allocation de la période :

• Les demandes et les évaluations de la période.
• Les jetons d'IA, les médias, la ROC et les minutes de transcription, lorsque le service offre l'Assistance IA, le traitement des médias, la reconnaissance de texte et la transcription. Un indicateur pour un élément que le service n'offre pas n'est pas affiché.
• Le stockage — les fichiers que vous conservez par rapport au stockage du forfait (12,4 de 100 Go utilisés).

Chaque indicateur se lit comme 3 de 10 utilisées ce mois-ci; un type que le forfait ne limite pas se lit illimité. Sur un forfait payant, chaque indicateur indique aussi quand arrive la prochaine allocation (Les 10 prochaines arrivent le 1er décembre.) et ce qui expire en premier (7 de celles qui restent expirent le 10 février 2027.).

Rien n'est facturé en dépassement. Lorsqu'une allocation est épuisée, rien n'est facturé automatiquement : les demandes sont tout de même enregistrées (voir Demandes en attente), et vous pouvez ajouter un lot ou attendre la prochaine allocation.

Les forfaits

Prix de catalogue, plus les taxes applicables; Changer de forfait affiche les prix dans la devise de votre abonnement. Les membres sont illimités sur tous les forfaits.

• Les dollars américains correspondent aux mêmes montants que les dollars canadiens.
• La facturation annuelle donne 15 mois d'allocation pour le prix de 10, le tout dès le premier jour; elle dure jusqu'à la fin de cette année.
• Sur Essentiel, les audits, le registre des risques et l'inventaire du programme de protection de la vie privée (fournisseurs, systèmes, bibliothèque de contrôles) sont en lecture seule — ce sont des fonctionnalités Professionnel. Une évaluation fonctionne tout de même de bout en bout sur Essentiel : son sujet, ses systèmes, ses réponses aux contrôles, ses risques et ses engagements.

Fonctionnement des allocations

• Forfaits mensuels. L'allocation de chaque mois arrive lorsque le mois est payé, et ce que vous n'utilisez pas est conservé pendant 12 mois : un mois tranquille met en réserve ses demandes et ses évaluations pour un mois chargé, et les plus anciennes sont utilisées en premier. Un mois non payé (paiement en retard) n'apporte rien de nouveau tant qu'il n'est pas payé.
• Forfaits annuels. L'allocation de toute l'année arrive dès le premier jour.
• Passer à un forfait supérieur facture immédiatement la différence pour le reste de la période et apporte immédiatement la part correspondante de la plus grande allocation — par exemple, passer d'Essentiel à Professionnel à mi-chemin d'une année annuelle apporte environ la moitié de la différence (225 demandes et 68 évaluations).
• Passer à un forfait inférieur prend effet à la fin de la période. Ce que vous avez déjà reçu demeure jusqu'à son expiration.
• Lorsqu'un forfait payant prend fin (le passage à Gratuit), son allocation inutilisée prend fin avec lui. Les lots que vous avez achetés demeurent jusqu'à leur expiration.
• L'essai donne 10 demandes par période de 30 jours et 3 évaluations au départ, jusqu'à la fin de l'essai.
• Gratuit prélève ses demandes et ses évaluations, au besoin, sur les 5 et 5 par année que se partagent les espaces de travail Gratuit de votre organisation Microsoft (voir Le forfait Gratuit).
• Le soutien de Realizer peut ajouter des demandes ou des évaluations à votre organisation lorsque vous en avez besoin sur-le-champ — par exemple pendant le remplacement de votre carte.

Demandes en attente

Une demande reçue n'est jamais refusée, sur aucun forfait — l'essai y compris. Lorsque les demandes de la période sont épuisées, une nouvelle demande — saisie par le personnel, soumise par le portail public ou importée — est tout de même enregistrée : elle reçoit son numéro, sa date de réception et sa date d'échéance calculée, son demandeur et ses documents, et son accusé de réception automatique est envoyé. Elle peut être fermée ou retirée, et une note peut y être ajoutée, mais son traitement — affectations, tâches, lettres, frais, prorogations, consultations, caviardage et communication — attend qu'une demande de votre allocation la couvre. La page de la demande indique Enregistrée — en attente d'une demande de votre allocation. Échéance le .

• La prochaine allocation — un mois payé, une nouvelle année annuelle, un passage à un forfait supérieur, une attribution de Realizer, une demande à l'état de brouillon supprimée — va à la demande en attente dont l'échéance est la plus proche, avant toute nouvelle demande, dans les minutes qui suivent son arrivée.
• Le passage de l'essai ou de Gratuit à un forfait débloque d'un coup toutes les demandes en attente.
• Lorsque deux demandes arrivent au même instant pour la dernière demande disponible, l'une la prend et l'autre attend — jamais les deux.
• Paramètres → Abonnement les compte : 4 demandes sont enregistrées et en attente. La plus rapprochée est due le 14 novembre.

Les évaluations et les audits sont différents : une fois l'allocation dépassée, on ne peut plus en démarrer (Votre forfait comprend 1 évaluation par mois, et elles sont toutes démarrées…). Une évaluation de mise à jour d'une évaluation En vigueur n'est jamais comptée, une demande à l'état de brouillon supprimée rend sa demande, et une demande importée qui est déjà fermée n'est pas comptée.

Avertissements

• À 80 % des demandes ou des évaluations d'une période, les administrateurs voient une bannière (Vos demandes s'épuisent : il en reste 2 jusqu'au 1er décembre.), qu'ils peuvent fermer pour la période, et reçoivent un courriel si les Avis par courriel sont activés.
• Lorsqu'elles sont épuisées, la bannière demeure jusqu'à l'arrivée de la prochaine allocation (Vos demandes sont épuisées. Les nouvelles demandes sont tout de même enregistrées…), et le courriel est toujours envoyé, parce qu'il touche des travaux prévus par la loi.
• Les membres voient une seule ligne, sans chiffres : Les demandes de votre organisation sont épuisées jusqu'au …; adressez-vous à un administrateur.
• Les mêmes avertissements couvrent le stockage à 80 % et lorsqu'il est plein.

Stockage

Chaque forfait contient une quantité déterminée de fichiers — les originaux et leurs copies converties : Gratuit 2 Go, l'essai 10 Go, chaque forfait payant 100 Go. Le module complémentaire Médias apporte aussi ses propres 100 Go.

Lorsque le stockage est plein, le personnel ne peut plus ajouter de nouveaux fichiers (Le stockage de votre organisation est plein…). Ce qui accompagne une demande reçue — les pièces jointes du portail du demandeur, les courriels d'entrée — est toujours stocké, et rien n'est jamais supprimé. Ajoutez du stockage avec du stockage supplémentaire, ou passez à un forfait supérieur.

Lots et stockage supplémentaire

Sur un forfait payant (Essentiel ou Professionnel), un administrateur peut ajouter des demandes, des évaluations ou du stockage en un clic, sans changer de forfait — pour un mois chargé, ou pour des demandes qui attendent votre allocation :

Les prix s'entendent plus les taxes applicables, dans la devise de facturation de votre abonnement.

Où acheter. La bannière d'allocation à 80 % et lorsque l'allocation est épuisée (Ajouter 10 demandes — 49,00 CA$; Ajouter 100 Go lorsque le stockage est bas ou plein), la page d'une demande en attente (Ajouter des demandes), le panneau Nouvelle évaluation lorsque les évaluations sont toutes démarrées (Ajouter des évaluations), et Paramètres → Abonnement → Lots et stockage. Chacun ouvre la même boîte de dialogue, qui montre les lots de ce type avec leurs prix et indique ce qu'elle facturera, et à quelle carte, avant que quoi que ce soit soit facturé — Nous facturerons 49,00 CA$ plus les taxes à la carte se terminant par 4242. Le lot est facturé à la carte au dossier, sur sa propre facture.

• En quelques secondes, la boîte de dialogue indique 10 demandes ajoutées — à vous pour 12 mois., et les demandes en attente sont couvertes aussitôt, celle dont l'échéance est la plus proche en premier. Si le paiement prend un peu plus de temps, la boîte de dialogue indique Paiement reçu. et les unités arrivent dans les quelques minutes qui suivent.
• Si votre banque vous demande de confirmer le paiement, ou si la carte est refusée, rien n'est ajouté : la boîte de dialogue l'indique et ouvre la page de la facture, où vous confirmez le paiement ou payez avec une autre carte; les unités arrivent dès que la facture est payée. Les demandes en attente conservent entre-temps leurs échéances. Vous n'êtes jamais facturé deux fois pour un même clic, même si vous cliquez deux fois ou réessayez après une perte de connexion.
• Les lots sont conservés 12 mois et sont utilisés après l'allocation du mois, celui qui expire en premier d'abord. Ils demeurent lorsque vous changez de forfait, et lorsqu'un forfait payant prend fin. Les jetons d'Assistance IA d'un lot sont utilisés une fois les jetons du mois épuisés.
• Le stockage supplémentaire est ajouté à votre abonnement et facturé avec votre forfait, au prorata du reste de la période (Stockage supplémentaire : 100 Go, facturé avec votre forfait.). Chaque clic ajoute 100 Go, jusqu'à 5 To. Le module complémentaire Médias apporte aussi ses propres 100 Go.
• Retirer du stockage supplémentaire : Retirer 100 Go, à côté de Ajouter 100 Go sous Lots et stockage, retire 100 Go à la fin de la période que vous avez payée. Le système demande d'abord confirmation — Les 100 Go demeurent jusqu'au , la fin de la période que vous avez payée, puis quittent votre abonnement. Rien n'est remboursé pour cette période et aucun fichier n'est supprimé. — et montre ce que sera votre stockage et ce que vos fichiers occupent. Si vos fichiers ne tenaient pas dans ce qui reste, le système l'indique — Vos fichiers occupent 150 Go, plus que les 100 Go de stockage que vous auriez. Libérez au moins 50 Go, puis retirez-le. — et rien ne change. Jusqu'à cette date, la page indique 100 Go de stockage supplémentaire quittent le . avec Conserver 100 Go, qui le conserve sans frais. Si, ce jour-là, vos fichiers ne tiennent plus dans le stockage réduit, le stockage dont ils ont besoin demeure sur votre abonnement et est facturé avec votre forfait à partir de ce moment, et chaque administrateur reçoit un courriel l'en informant (Votre stockage supplémentaire est conservé pour l'instant). Rien n'est jamais supprimé ni verrouillé : au-delà de votre stockage, seuls les nouveaux téléversements par le personnel sont refusés, jusqu'à ce que vous libériez de l'espace ou ajoutiez du stockage.
• Un remboursement d'un lot ne reprend que les unités que vous n'avez pas utilisées.
• Les lots sont réservés aux forfaits payants. Pendant l'essai ou sur Gratuit, choisissez plutôt un forfait.

Les membres voient à qui s'adresser au lieu d'un bouton — Demandez à un administrateur d'en ajouter : Ada Lovelace, Grace Hopper. (noms seulement). Une organisation qui n'a qu'un seul administrateur voit, sous Lots et stockage, Vous seul pouvez acheter d'autres demandes. Ajoutez un deuxième administrateur afin qu'une échéance n'attende jamais après une seule personne.

L'essai de 30 jours

Une nouvelle organisation commence par un essai de 30 jours : aucune carte requise, tous les registres, et tous les modules complémentaires sauf le portail public — l'Assistance IA, les médias et AccessPoint Learning sont là pour être essayés. Le portail public exige un forfait payant (Essentiel ou Professionnel) et son module complémentaire; pendant l'essai, Paramètres → Portail public l'indique, avec Choisir un forfait pour un administrateur.

• Allocations. 10 demandes par période de 30 jours et 3 évaluations, et 10 Go de stockage. Au-delà de 10 demandes, une demande est enregistrée et attend, comme sur tous les forfaits. Les autres allocations de l'essai (évaluations, jetons d'IA, minutes de médias) sont des limites strictes : une fois l'une d'elles épuisée, plus rien de ce type ne peut être ajouté tant qu'un forfait n'est pas choisi.
• La bannière. Une bannière au-dessus de chaque page indique la fin de l'essai (Votre essai gratuit se termine dans 23 jours (29 novembre 2026).), avec Choisir un forfait pour les administrateurs.
• À la fin de l'essai, l'organisation passe au forfait Gratuit. Elle n'est jamais verrouillée.

Prolonger de 30 jours pour l'approvisionnement

Une seule fois par organisation, un administrateur peut prolonger l'essai de 30 jours — du jour 20 de l'essai jusqu'à 30 jours après le passage à Gratuit (à partir de Gratuit, l'organisation retourne à l'essai pour 30 jours). La bannière et Paramètres → Abonnement proposent Prolonger de 30 jours. La boîte de dialogue demande, facultativement, ce que vous attendez (un bon de commande, l'approbation d'un budget, un examen de sécurité ou de protection de la vie privée, l'approbation d'un conseil ou d'un comité, autre chose) et renvoie à la trousse d'approvisionnement et à Demander un devis ou une facture. Ensuite, la page indique Votre essai a été prolongé jusqu'au . Il s'agissait de votre unique prolongation. Une deuxième prolongation, ou une prolongation hors de cette fenêtre, est refusée; l'équipe des ventes de Realizer peut prolonger davantage un essai lorsqu'un processus d'approvisionnement l'exige.

Le forfait Gratuit

À la fin de l'essai — ou lorsqu'un forfait payant que vous avez annulé prend fin —, l'organisation passe au forfait Gratuit. Elle n'est jamais verrouillée :

• Tout demeure lisible et exportable : listes, pages de dossier, documents et leur aperçu, recherche, rapports, Ma journée, le classeur d'exportation des paramètres, exportations de dossiers et trousses de réponse.
• 5 demandes et 5 évaluations par année sont traitées en entier. Chaque demande reçue est enregistrée; au-delà de 5, la page d'une demande indique Enregistrée. Le forfait Gratuit comprend 5 demandes par année; choisissez un forfait pour traiter celle-ci. Elle peut être fermée avec sa date de réponse ou retirée, et une note peut y être ajoutée, alors que son traitement attend. Une 6e évaluation ne peut pas être démarrée. Les évaluations sont les EFVP, les EIA et les EMR; les audits ne sont pas offerts sur Gratuit. Choisir un forfait quelconque débloque d'un coup toutes les demandes enregistrées.
• L'allocation est celle de votre organisation Microsoft, partagée entre ses espaces de travail. Les 5 demandes et les 5 évaluations par année appartiennent à votre organisation Microsoft (un compte Microsoft personnel a la sienne), et non à un seul espace de travail : chaque espace de travail Gratuit de l'organisation puise dans cette allocation unique lorsqu'il en a besoin, et l'année commence lorsque le premier espace de travail de l'organisation est passé à Gratuit. Paramètres → Abonnement affiche Partagé entre les espaces de travail de votre organisation : restantes cette année, jusqu'au . à côté de chaque indicateur, et la bannière Gratuit de chacun indique que l'allocation est partagée. Supprimer un espace de travail ne rend jamais l'allocation de l'année.
• Les plaintes, les audits, les incidents, les risques et le programme de protection de la vie privée sont en lecture seule. Ils restent dans la barre d'onglets, dans les rapports et dans la recherche; leurs actions Nouveau et de modification sont désactivées avec la raison (Lecture seule sur le forfait Gratuit. Tout ce qui se trouve ici demeure lisible et exportable. Choisissez un forfait pour ajouter ou modifier …). Dans le programme de protection de la vie privée, Nouveau sujet reste disponible (les sujets suivent les évaluations, que Gratuit traite en entier), alors que les fournisseurs et les systèmes sont des fonctionnalités Professionnel.
• Les modules complémentaires sont en lecture seule. Les médias et AccessPoint Learning restent lisibles, de sorte que ce que l'essai a produit avec eux n'est jamais masqué — les enregistrements se lisent et peuvent être téléchargés, mais leurs repères ne peuvent pas être modifiés. L'Assistance IA et la ROC ne sont pas offertes sur Gratuit, et aucun module complémentaire ne peut être acheté sans forfait.
• Les membres sont illimités, et les invitations conservent les limites quotidiennes de courriels de l'essai.
• Le mode laboratoire reste actif comme bac à sable complet, tous les registres compris — exercez-vous à un audit ou à une réponse à une atteinte avant d'acheter un forfait. Le téléversement de vos propres fichiers dans le mode laboratoire est désactivé sur Gratuit; seuls les dossiers fictifs de la bibliothèque du laboratoire peuvent être ajoutés.
• Votre configuration dans Paramètres reste modifiable par vous.

En lecture seule, jamais masqué

Les registres et les modules complémentaires qui ne font pas partie de votre forfait sont en lecture seule, jamais masqués — et ne s'affichent que s'ils contiennent des dossiers. Sur Essentiel, les audits, le registre des risques et le programme de protection de la vie privée sont en lecture seule (après un passage de Professionnel à un forfait inférieur, ou à la suite du travail fait pendant l'essai, ils restent lisibles et exportables); un registre qui ne contient rien quitte la barre d'onglets jusqu'à ce qu'il contienne quelque chose. Leurs bannières et leurs boutons désactivés l'indiquent dans les mots propres au forfait — Lecture seule sur votre forfait. Tout ce qui se trouve ici demeure lisible et exportable; changez de forfait pour ajouter ou modifier … — avec Changer de forfait pour un administrateur. Sur Gratuit et Essentiel, le programme de protection de la vie privée indique Les fournisseurs, les systèmes et le reste du programme de protection de la vie privée sont des fonctionnalités Professionnel., et Nouveau fournisseur et Nouveau système indiquent Fonctionnalité Professionnel : lecture seule sur votre forfait.

Un module complémentaire que votre forfait ne comprend pas (portail public, médias, AccessPoint Learning) est en lecture seule sur tous les forfaits, Gratuit compris. Un portail public en lecture seule suspend les demandes en ligne : le portail indique Les demandes en ligne sont suspendues avec les coordonnées de votre organisation, n'affiche aucun formulaire et n'accepte aucun paiement, alors que les demandes déjà reçues demeurent dans AccessPoint et que les communications déjà livrées restent téléchargeables jusqu'à leur expiration. Ajouter le module complémentaire Portail public le rouvre en quelques minutes.

Choisir ou changer de forfait

Choisir un forfait (pendant l'essai et sur Gratuit) ou Changer de forfait énumère les forfaits avec leur prix mensuel ou annuel dans la devise de votre abonnement, les registres que chacun comprend et ses allocations. Annuel indique combien il permet d'économiser (Annuel — économisez jusqu'à 17 %, et pour chaque forfait Économise par année par rapport à la facturation mensuelle). Sous les forfaits, Besoin d'un plus grand volume? Entreprise offre des demandes et des évaluations illimitées dans une enveloppe annuelle, tarifée pour les grandes organisations. avec Parlez-nous. À partir de Gratuit, Changer de forfait nomme les registres en lecture seule que chaque forfait rend de nouveau modifiables. Il ne pose aucune question sur la taille de votre organisation.

Les modules complémentaires sont aussi énumérés — seulement ceux que le service peut offrir. Un module complémentaire que le forfait comprend déjà est indiqué comme inclus.

1. Sélectionnez Continuer vers le paiement sécurisé. La page de paiement de Stripe s'ouvre dans la même fenêtre.
2. Payez. À votre retour, AccessPoint récupère de nouveau la licence de l'organisation et indique que l'abonnement est en cours de mise à jour; les registres nouvellement inclus apparaissent sans rechargement. Un paiement annulé ne change rien.
3. Le forfait lui-même change lorsque le paiement est confirmé, habituellement en moins d'une minute.

Gérer la facturation (une fois un premier paiement effectué) ouvre la page de facturation de Stripe pour les modes de paiement, les factures et l'annulation. Une fois qu'un abonnement payant est facturé, son forfait y est aussi modifié, de sorte que Changer de forfait montre les forfaits à des fins de comparaison et mène à Gérer la facturation. Tant qu'un paiement est en retard, la page l'indique et propose Gérer la facturation pour mettre à jour le mode de paiement. AccessPoint n'envoie jamais votre navigateur ailleurs que vers les propres pages de paiement et de facturation de Stripe.

L'annulation prend effet à la fin de la période que vous avez payée : la page affiche Prend fin (Prend fin le ; puis le forfait Gratuit).

Ce qu'affiche la page dans chaque état