Modèles de correspondance — modèles de lettres et de courriels multilingues, typés par jalon, avec jetons de fusion utilisés par le composeur de correspondance
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Modèles de correspondance
Les modèles de correspondance sont les lettres et courriels réutilisables que votre bureau envoie aux demandeurs et aux tiers. Chaque modèle est associé à un type de jalon (accusé de réception, estimation des frais, réponse finale, etc.), contient un contenu d'objet et de corps propre à chaque langue, et comporte des jetons de fusion qui sont résolus par rapport au dossier en direct chaque fois qu'un coordonnateur envoie ou génère une communication. Ils sont utilisés par le composeur de correspondance et par la génération de lettres.
Où le trouver
Ouvrez le panneau des paramètres et choisissez Modèles de correspondance, dans le groupe Collaboration, aux côtés des Modèles de notification et des Modèles de document.
Types de modèles (jalons)
Le type est le jalon auquel appartient le modèle. Il détermine où le modèle est proposé dans l'application.
| Type | Utilisation habituelle |
|---|---|
| Accusé de réception | Première réponse confirmant la réception de la demande |
| Clarification | Demander au demandeur de préciser ou de clarifier la portée |
| Estimation des frais | Communiquer une estimation des frais |
| Avis de prorogation | Aviser le demandeur d'une prorogation de délai |
| Avis à un tiers | L'avis prévu par la loi à un tiers consulté |
| Réponse intérimaire | Une communication partielle ou intérimaire |
| Réponse finale | La lettre de décision finale |
| Couverture du dossier de réponse | La lettre d'accompagnement jointe à un dossier de réponse exporté |
| Général | Toute autre correspondance non liée à un jalon |
Champs du modèle
| Champ | Ce qu'il contrôle |
|---|---|
| Nom d'affichage | L'étiquette affichée dans le sélecteur de modèles du composeur |
| Description | Note interne facultative |
| Type | La taxonomie des jalons ci-dessus |
| Activé | Seuls les modèles activés apparaissent dans le sélecteur |
| Ordre de tri | Position dans le sélecteur |
Chaque modèle stocke également une ligne de contenu par langue activée — un objet et un corps HTML — une langue étant désignée comme langue de repli par défaut.
Contenu multilingue
Rédigez le texte de l'objet et du corps pour chaque langue du système activée. Le composeur affiche le modèle dans la langue du destinataire et se replie sur la langue par défaut lorsqu'une traduction est manquante.
Jetons de fusion
Les jetons sont des espaces réservés remplis au moment de la composition ou de la génération de la lettre — par exemple le numéro et les dates de la demande, les coordonnées du demandeur ou du tiers, et le nom de l'organisation ({InstitutionName}) provenant du paramètre Organisation. Le choix d'une partie précise déclenche une nouvelle fusion afin que les jetons relatifs à la partie reflètent ce destinataire. Les modèles à mise en forme enrichie exposent leur source HTML pour modification.
Incidence sur le comportement de l'utilisateur final
- Dans le composeur — accessible depuis l'onglet Demandeur d'une demande (Envoyer la correspondance) ou l'onglet Correspondance d'une consultation (Envoyer l'avis…) — un coordonnateur choisit un modèle; celui-ci remplit l'objet et le corps avec les jetons résolus, prêt à être modifié avant l'envoi.
- Envoyer l'avis… présélectionne le modèle Avis à un tiers pour la partie choisie.
- L'action Générer la lettre (Consigner la correspondance) et la lettre d'accompagnement du dossier de réponse s'appuient également sur ces modèles.
- Un pare-feu de RPI s'applique au remplacement des jetons, de sorte qu'un avis à un tiers ne divulgue jamais l'identité du demandeur dans une lettre adressée à quelqu'un d'autre.
- Les modèles désactivés sont masqués dans le sélecteur.
Conseils
- Conservez exactement un modèle activé par type de jalon que vous utilisez, afin que le sélecteur propose un choix par défaut sans ambiguïté.
- Rédigez le contenu dans chaque langue activée avant d'activer un modèle — les destinataires dont la langue est manquante se rabattront sur la langue par défaut.
- Utilisez l'ordre de tri pour faire remonter vos modèles les plus utilisés en haut du sélecteur.