Contact du demandeur

Un contact est l'enregistrement réutilisable d'une personne qui dépose des demandes. Il comprend son identité et sa langue, sa catégorie de frais et sa vérification, ses limites de demandes actives, ainsi que toute détermination frivole ou vexatoire — autant d'éléments qui suivent la personne d'une demande à l'autre. Ouvrez un contact depuis l'onglet Demandeurs de l'espace de travail des contacts, ou depuis un lien direct d'un rapport; le panneau de détail est une vue de consultation, orientée lecture, qui se superpose à ce que vous étiez en train de faire.

Ajout ou modification d'un contact

1. Dans l'onglet Demandeurs, cliquez sur Ajouter un demandeur (ou sur l'icône crayon d'une ligne pour la modifier).
2. Remplissez la section Identité : nom d'affichage (obligatoire), prénom et nom de famille, civilité, catégorie de contact, courriel principal, courriels secondaires (un par ligne), téléphone, adresse postale et langue préférée.
3. Dans Catégorie de demandeur, définissez la catégorie de frais/vérification; si vous l'avez confirmée, activez Catégorie vérifiée et consignez des notes de vérification.
4. Dans Affiliation, sélectionnez l'institution à laquelle la personne appartient et son rôle au sein de celle-ci, ainsi que toute note.
5. Configurez Contrôle de flux et Frivole ou vexatoire comme décrit ci-dessous.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Catégorie de frais et vérification

La Catégorie de demandeur établit la catégorie de frais/vérification utilisée dans les rapports de volume. N'activez Catégorie vérifiée qu'une fois la catégorie du demandeur confirmée, et consignez le motif dans les notes de vérification.

Limites de demandes actives (contrôle de flux)

La section Contrôle de flux plafonne le nombre de demandes que ce contact peut avoir actives à la fois :

• Le Mode de limite est un champ à trois états : Hériter (utiliser la valeur par défaut du locataire définie dans les Paramètres), Personnalisé (définir votre propre nombre) ou Aucun (pas de plafond).
• Lorsque vous choisissez Personnalisé, saisissez la valeur de la limite et un motif de mise en attente — le motif de prolongation de pause d'horloge qui fournit le fondement juridique permettant de mettre en attente les demandes dépassant le plafond.
• Choisissez une politique d'activation : Immédiate (le système active automatiquement la prochaine demande en attente dès qu'une place se libère) ou Manuelle (un coordonnateur les libère depuis la file d'admission).

Une demande doit également respecter le plafond de l'institution avant de s'activer. Lorsque vous augmentez une limite à l'enregistrement, toutes les demandes en attente qui respectent désormais cette limite sont automatiquement libérées, et une confirmation vous indique combien.

Frivole ou vexatoire

Dans la section Frivole ou vexatoire, activez l'indicateur et consignez le fondement juridique (un choix parmi les autorités légales), un ou plusieurs motifs configurables, ainsi que des notes. La détermination concerne le demandeur; elle apparaît donc sur la fiche du contact et peut être filtrée dans la liste, mais elle ne bloque pas les demandes à elle seule. Lorsqu'un contact est signalé, le panneau de détail affiche une bannière d'avertissement grave indiquant le fondement juridique, la date de détermination et les notes.

Institution et historique

La section Institution et historique du panneau de détail affiche l'institution actuelle (avec un bouton Ouvrir l'institution) ainsi qu'une chronologie des affiliations passées. Les gestionnaires disposent d'un contrôle Changer d'institution qui referme la période précédente et en ouvre une nouvelle. La section Activité totalise les décomptes de demandes totales, actives, en attente et fermées, ainsi que la limite effective de demandes actives (en indiquant quand elle provient de la valeur par défaut du locataire); la liste Demandes parcourt, page par page, les demandes du contact — cliquez sur l'une d'elles pour l'ouvrir.

Fusion d'un contact en double

Lorsque vous ouvrez un contact dont le courriel ou le nom correspond à celui d'un autre, une bannière doublon possible apparaît en haut de la fiche comme raccourci vers la fusion. La fusion transfère toutes les demandes et tout l'historique vers l'enregistrement conservé et laisse une pierre tombale pour que les anciens liens continuent de fonctionner. Vous pouvez également repérer des doublons en bloc depuis l'espace de travail des contacts.