Guide de l'administrateur

Ce guide couvre le déploiement, la configuration et l'administration continue d'AccessPoint. Presque rien n'est codé en dur — AccessPoint suit une approche de configuration plutôt que de code, ce qui vous permet de remodeler les types de demandes, les lettres, les exemptions, les calendriers, les rôles et le programme de confidentialité à partir des Paramètres, sans développeur ni redéploiement.

Commencez ici : Guide de déploiement — provisionnez les ressources Azure, installez le composant web SPFx et l'application Teams, puis connectez-les à votre locataire Microsoft 365.

À qui s'adresse ce guide ?

• Administrateurs informatiques responsables du déploiement et de la maintenance d'AccessPoint
• Administrateurs SharePoint et Azure qui gèrent l'environnement Microsoft 365 et Azure
• Propriétaires de systèmes qui configurent les règles métier et les paramètres opérationnels

Les pages ci-dessous reflètent le centre Paramètres. Consultez l'Aperçu des paramètres pour voir le centre tel que présenté par l'application.

Mise en route

• Paramètres — le répertoire regroupé de tous les domaines de configuration
• Configuration initiale — URL de base de l'API, déploiement/mise à jour Azure, et notifications par courriel et Teams
• Paquets de configuration — importer des paquets juridictionnels ou universels, et consulter les paquets appliqués
• Organisation — le nom d'affichage de l'institution intégré aux avis, aux lettres et aux jetons
• Langues — langues actives du locataire, langue par défaut et ordre d'affichage
• Calendriers — calendriers de jours ouvrables et jours fériés légaux pour le calcul des échéances
• Fonctionnalités — bascules de désactivation de fonctionnalités par locataire

Utilisateurs, rôles et accès

• Gestion des utilisateurs — attribuer ou retirer des rôles applicatifs par utilisateur (protection du dernier administrateur)
• Rôles et permissions — créer des rôles de locataire à partir d'un catalogue de permissions organisé par catégorie et par portée

Réception des demandes

• Types de demandes — catégories, durées par défaut, conventions de dates et règles de traitement accéléré
• Statuts des demandes — libellés de statut configurables pour le cycle de vie de la demande
• Configuration de la numérotation — modèles de préfixe, séparateur, année et séquence avec aperçu en direct
• Catégories de demandeurs — catégories tarifaires (médias, public, entreprises) utilisées dans les rapports de volume
• Taxonomie des catégories de demandeurs — listes de classification des contacts et des institutions, traduisibles
• Langues des demandeurs — options de langue préférée pour les demandeurs
• Contrôle du flux des demandeurs — limite de demandes actives, motif de mise en attente, politique d'activation et délai de péremption des mises en attente
• Relations — types de relation entre le demandeur et le sujet (soi-même, représentant, tiers)
• Catégories d'information — classification du type d'information demandée
• Champs personnalisés — champs définis par le locataire et ajoutés aux entités

Cycle de vie de la demande

• Motifs de prolongation — motifs avec durées suggérées/minimales/maximales et types de demande applicables
• Motifs de fermeture — les motifs pour lesquels une demande peut être fermée
• Méthodes de réponse — la façon dont les réponses sont transmises aux demandeurs
• Cibles SLA — cibles en jours ouvrables par étape pour les demandes, assignations et consultations

Collaboration et révisions

• Méthodes de communication — la façon dont le bureau communique avec les demandeurs
• Types de consultations — catégories de consultation interministérielle et externe
• Modèles de correspondance — modèles de lettres/courriels multilingues, typés par jalon, avec jetons
• Modèles de notifications — règles de rappel et contenu de notification multilingue
• Types de révisions — les types de révision utilisés par le moteur de révision
• Flux de révision — modèles d'étapes séquentielles/parallèles avec réviseurs, blocages et rappels
• Révisions obligatoires — association des modèles de révision aux étapes déclencheuses selon les domaines de dossier
• Suivi des heures — bascule de saisie autonome et catégories d'heures (taux tarifaire, portée)

Documents et révision

• Sources de soumission — l'origine des documents
• Types de documents — classification des documents au sein d'une demande
• Étiquettes de documents — taxonomie d'étiquettes à code de couleur, catégories, exclusivité mutuelle et cascade par famille de courriels
• Modèles de documents — modèles à en-tête/vierges/de fusion pour les fichiers de travail
• Vues de l'espace de travail Documents — vues enregistrées partagées par le locataire, épinglées dans l'espace de travail Documents
• Options de pertinence — classifications de pertinence des documents utilisées pendant la révision
• Autorités juridiques — la référence « quelle loi » (type, juridiction, citation, organisme de réglementation)
• Exemptions — dispositions d'exemption/d'exclusion pour le caviardage des documents
• Apparence du caviardage — style final, transparence de l'aperçu de caviardage, superposition des exemptions et approbation avant exportation
• Modèles d'attestation — le texte de certification que les Custodian signent lors de la soumission

Configuration de la confidentialité

• Types d'évaluation — types PIA/AIA/Sécurité, notation, paliers et modèles de résumé
• Statuts d'évaluation — libellés de statut configurables pour le cycle de vie de l'évaluation
• Modèles d'évaluation — le générateur de questionnaires (sections/questions), le versionnage et les préqualifications
• Types des incidents — catégories pour les incidents et atteintes à la confidentialité
• Statuts des incidents — libellés de statut configurables pour le cycle de vie de l'incident
• Listes d'options des incidents — taxonomies de cause, de catégorie de RP, de préjudice, de confinement, de remédiation et de notification
• Types de plaintes — catégories pour les plaintes et les appels
• Statuts de plaintes — libellés de statut configurables pour le cycle de vie de la plainte
• Catégories de risque — catégories partagées du registre des risques et paramètres d'appétence au risque
• Listes d'options ROPA — taxonomies des catégories de personnes concernées et de destinataires (GDPR Art.30)

Configuration des rapports

• Affichage du tableau de bord — colonnes par défaut de la grille Demandes et filtres par défaut
• Vues du tableau de bord — vues enregistrées partagées par le locataire entre les tableaux de bord des entités
• Tranches de rapport — plages de jours pour les statistiques de délai de traitement
• Catalogue des rapports — activer ou renommer les champs du générateur de rapports personnalisés par locataire
• Modèles de rapports statistiques — modèles de rapport annuel par juridiction et définitions personnalisées

Système et conformité

• Registre d'audit — la piste d'audit en ajout seul, chaînée par hachage, et la vérification de l'intégrité
• Reprise après sinistre — procédures de sauvegarde, de reprise et de retour en arrière, surveillance de l'état et mise à l'échelle