Approbation de la correspondance

Certaines lettres sont des décisions, pas des messages. Une lettre de réponse énonce ce qui est communiqué et ce qui est retenu, et elle fait courir le droit de recours du demandeur. L'approbation de la correspondance vous permet d'exiger que le cadre supérieur du dossier approuve ces lettres avant qu'elles puissent être envoyées : vous cochez les fins de correspondance qui exigent une approbation, et une lettre envoyée à l'une de ces fins est retenue à l'intention du fonctionnaire responsable au lieu de partir sur la seule décision de son rédacteur.

Où le trouver

Ouvrez Paramètres à partir de la barre d'outils de l'application et choisissez Approbation de la correspondance.

Ce que vous configurez

Le panneau se résume à une seule liste de fins de correspondance. Cochez celles qui exigent une approbation — habituellement la lettre de réponse et les avis aux tiers, rarement les accusés de réception.

Il n'y a pas d'interrupteur distinct. Ne rien cocher est la façon de désactiver l'approbation, de sorte qu'un interrupteur et une liste ne peuvent jamais se contredire : la liste constitue tout le contrôle.

Rattachée à la fin, non au modèle

La règle se rattache à la fin de la lettre, et non à un modèle de correspondance donné. Deux conséquences en découlent :

• Un modèle créé l'an prochain hérite de la règle. Un indicateur par modèle échoue en mode ouvert : quelqu'un crée un nouveau modèle de lettre de réponse, personne ne pense à cocher sa case d'approbation, et le contrôle cesse discrètement de s'appliquer aux lettres mêmes pour lesquelles il avait été instauré.
• La correspondance en texte libre est couverte. Une lettre rédigée à partir de zéro, sans modèle derrière elle, a tout de même une fin — elle reste donc visée.

Qui approuve

Chaque dossier peut désigner un cadre supérieur : la personne responsable des décisions qui s'y rapportent, par distinction avec le coordonnateur qui fait le travail. La désignation donne accès à ce dossier seulement — assez pour le lire, voir le demandeur, ouvrir les documents et agir sur les révisions. C'est précisément ce qui rend le mécanisme utilisable pour un seul dossier, y compris pour un conseiller externe invité dans l'abonnement de votre locataire, sans attribuer un rôle qui lui montrerait tout.

Qui peut être désigné est régi par la permission Agir en tant que cadre supérieur, accordée dans Rôles et permissions. À elle seule, la permission ne donne accès à rien.

Rédaction

Pour une fin qui exige une approbation, le bouton Envoyer du rédacteur devient Soumettre pour approbation.

Le rédacteur indique qui approuvera la lettre et vous avertit avant même que vous n'écriviez quoi que ce soit si aucun cadre supérieur n'est affecté au dossier. Sous délai légal, s'en apercevoir une fois la lettre rédigée coûte des jours qu'on ne récupère pas.

Approbation

Les lettres retenues apparaissent à deux endroits : un panneau Lettres en attente d'approbation dans le dossier, au-dessus du registre de correspondance, et Ma journée du fonctionnaire.

L'approbateur voit le corps de la lettre et le nombre de documents joints — approuver une réponse sans lire ce qui est communiqué n'est pas un contrôle. Il peut ensuite :

• Approuver — la lettre est autorisée.
• Demander des modifications — avec une note, ce qui renvoie la lettre au rédacteur.

Envoi

Approuver n'envoie pas. La lettre approuvée part comme une étape distincte et délibérée — exactement telle qu'elle a été approuvée, et une seule fois.

Qui envoie sans l'aller-retour

Quiconque détient Agir en tant que cadre supérieur (case.approve) envoie ces lettres directement, sans étape de soumission et d'attente, parce qu'il détient déjà l'autorité que l'approbation vise à obtenir.

C'est aussi le levier si vous voulez deux personnes différentes sur chaque lettre : n'accordez la permission qu'à vos cadres supérieurs. Distribuez-la largement et vous aurez configuré un contrôle que la plupart de vos employés peuvent satisfaire seuls.

Bonne pratique

• Cochez les fins où la lettre est une décision — la lettre de réponse, les avis aux tiers — et laissez de côté les accusés de réception de routine, pour que l'approbation ne devienne pas un tampon que personne ne lit.
• Désignez le cadre supérieur à l'ouverture du dossier, et non lorsque la lettre de réponse est due. L'avertissement du rédacteur est un filet de sécurité, pas un plan.
• Vérifiez qui détient Agir en tant que cadre supérieur avant de compter sur l'approbation comme contrôle à deux personnes.

Pages connexes

• Modèles de correspondance — les lettres elles-mêmes; l'approbation se rattache à leur fin plutôt qu'au modèle individuel.
• Rôles et permissions — où Agir en tant que cadre supérieur est accordée, et donc qui peut être désigné et qui envoie directement.
• Envoi de correspondance — le rédacteur, où Envoyer devient Soumettre pour approbation.
• Correspondance — l'enregistrement d'une seule lettre, d'un courriel ou d'un appel, avec ses pièces jointes et son fil de notes.
• Types de révision — l'autre mécanisme de double regard : des étapes de révision nommées, acheminées par le moteur de révision.