Lanceur de rapports — le sélecteur de période de rapport et le menu groupé des rapports et analyses
Last updated: August 06, 2026 by Steve
Rapports
L'espace Rapports transforme vos données en direct sur les demandes, la protection des renseignements personnels et les plaintes en statistiques dont un bureau ATIP a besoin pour la surveillance de gestion, les rapports annuels et la conservation des documents — sans devoir d'abord les exporter vers un tableur. Ouvrez-le à partir du bouton Rapports de la barre d'outils du tableau de bord, qui fait glisser le panneau du menu Rapports.
La production de rapports est en lecture seule et de nature analytique; elle est donc accessible aux coordonnateurs, aux réviseurs et aux administrateurs. Chaque chiffre est calculé à partir des mêmes dossiers que vous utilisez au quotidien, de sorte qu'un rapport reflète toujours l'état actuel du système.
Le sélecteur de période
En haut du menu se trouve un sélecteur de période qui régit chaque rapport fixe que vous ouvrez à partir d'ici :
- Définissez la plage à l'aide des sélecteurs de date Du et Au, ou
- Cliquez sur le bouton Plage rapide et choisissez un préréglage. Les préréglages sont regroupés en Période actuelle (ce mois-ci, ce trimestre ou cette année), Période précédente (le mois, le trimestre ou l'année précédents) et Glissant (7, 30 ou 90 derniers jours). L'étiquette du bouton affiche toujours la plage actuellement en vigueur.
Le panneau affiche par défaut Ce trimestre et présente une rangée de cartes sommaires d'ICP pour la période choisie, ce qui vous donne les chiffres clés avant d'explorer les détails. La dernière plage appliquée est mémorisée, de sorte que le retour au menu à partir d'un rapport conserve votre période.
Le menu des rapports
Sous les cartes d'ICP, les rapports sont organisés en groupes — Volume des demandes, Résultats, Traitement, Protection des renseignements personnels, Gestion, Personnalisé et Maintenance. Cliquez sur une ligne pour ouvrir ce rapport.
| Rapport | Ce qu'il permet de savoir |
|---|---|
| Volume | Combien de demandes ont été reçues, fermées et demeurent ouvertes au cours de la période, avec la tendance. |
| Disposition | Comment les demandes fermées ont été résolues (divulgation complète, divulgation partielle, refus, transfert, etc.). |
| Exemptions | Quelles dispositions d'exemption et d'exclusion ont été appliquées, et à quelle fréquence. |
| Conformité | Taux d'achèvement dans les délais par rapport aux retards, au regard des échéances prévues par la loi — aperçu instantané du risque de refus présumé. |
| Prolongations | Prolongations de délai accordées, par motif et par durée. |
| Consultations | Consultations externes engagées, par partie et par statut, y compris le délai de traitement. |
| Complexité | Demandes par complexité, nombre de pages et volume de documents. |
| Charge de travail | Charge de demandes répartie entre les coordonnateurs, ainsi que le temps d'attente et la mesure des ententes de niveau de service à chaque étape. |
| Plaintes | Plaintes et appels reçus, fermés, en retard, recommandations ouvertes et toute ordonnance exécutoire, avec tendance, vieillissement, ventilations et conclusions par allégation. |
Le même menu regroupe les rapports pour le reste du mandat — évaluations, incidents, niveaux de service et registres de gouvernance :
| Rapport | Ce qu'il permet de savoir |
|---|---|
| Évaluations | Volume PIA et AIA, répartition par statut et respect des délais sur la période. |
| Incidents | Incidents découverts, fermés et ouverts, avec ventilations par cause et par risque et vieillissement de l'inventaire ouvert. |
| Rapports statistiques | La déclaration annuelle réglementaire de la juridiction, calculée à partir des données en direct et exportée en Excel ou XML. |
| Niveaux de service | Santé de l'inventaire ouvert, goulots d'étranglement par étape et ce qui nécessite une attention. |
| Niveaux de service des incidents | Conformité aux délais légaux de notification par type d'avis. |
| Niveaux de service des évaluations | Conformité aux échéances et aux révisions dans l'ensemble des évaluations. |
| Volume par demandeur | Qui dépose le plus de demandes, par demandeur et par institution. |
| Couverture des assignations | Travail délégué dans les assignations de Custodian, les sections d'évaluation et les volets d'enquête sur les plaintes — y compris les contrôles d'intégrité propres au Custodian. |
| Registre des risques | Posture de risque de confidentialité dans les évaluations, les incidents et le registre autonome. |
| Engagements | Si les promesses ont été tenues, y compris la mise en œuvre des recommandations de l'organisme de réglementation. |
| Assurance des fournisseurs | Couverture DPA, exposition aux échéances et révisions de fournisseurs en retard. |
| Hygiène des dossiers | Constatations de contrôle qualité ouvertes dans chaque dossier ouvert, à partir des mêmes règles déterministes que la carte Vérification du dossier par dossier — dossiers et actions en retard, approbations et attestations manquantes, caviardages ne citant aucune exemption, risques sans mesures d'atténuation ni responsables, et plus encore. |
| Registre des systèmes d'IA | Chaque système d'IA ou de décision automatisée du registre : statut de déploiement, classification du risque, degré d'intervention humaine, lacunes de contrôles obligatoires et position d'approbation dérivée. |
| Débit des révisions | Délai d'approbation par type de révision et par approbateur, escalade et taux de retour. |
| Débit du caviardage | Volume de caviardage par origine, arriéré de propositions générées par machine et résolution des signalements. |
| Gouvernance de l'IA | Utilisation et consommation de l'Assistance IA, et la répartition acceptée/modifiée/rejetée pour la surveillance. Réservé aux Administrator. |
| Accès aux documents | Qui a consulté ou téléchargé quels dossiers, et les téléchargements hors dossier. Réservé aux Administrator. |
Les rapports de registre (registre des risques, engagements, assurance des fournisseurs, hygiène des dossiers, registre des systèmes d'IA, couverture des assignations, et la révision de la rétention) décrivent une position actuelle plutôt qu'une activité à l'intérieur de la période — chacun l'indique au moyen d'une bannière portant sa date de référence, et les chiffres propres à une période qui y figurent sont étiquetés comme tels. Plusieurs rapports fixes vous permettent d'explorer un chiffre sommaire jusqu'aux demandes sous-jacentes, et les rapports statistiques s'exportent en Excel ou XML aux fins de dépôt réglementaire selon votre juridiction. Les Paquets de juridiction fournissent des modèles de rapport annuel/trimestriel réglementaire prêts à l'emploi partout où la loi en exige un — y compris les déclarations fédérales canadiennes ATIA/Loi sur la protection des renseignements personnels, les rapports annuels de l'Ontario, du Québec, de la C.-B., de l'Alberta, de la Saskatchewan et de Terre-Neuve, le US FOIA, le Washington JLARC, le UK FOI, l'Écosse (trimestriel), l'Irlande, l'Australie (fédérale et étatique), la Nouvelle-Zélande et la Suisse — et vous pouvez définir des modèles supplémentaires dans les Paramètres.
Utilisation d'un rapport
Chaque rapport fixe s'ouvre dans son propre panneau, qui affiche la période active en haut. Vous pouvez modifier la plage directement sur place — un éditeur Du/Au avec les mêmes préréglages de plage rapide — puis cliquer sur Appliquer; la nouvelle plage est mémorisée et reportée dans le menu. Les tableaux de répartition affichent les décomptes et les pourcentages et, lorsqu'un rapport le permet, un bouton bascule Comparer affiche la période précédente à côté de la période actuelle, avec des indicateurs de variation. Exportez vers Excel pour pousser l'analyse plus loin.
Créez le vôtre
Lorsqu'aucun rapport fixe ne répond à votre question, les Rapports personnalisés et Report Studio vous permettent de choisir un sujet, des champs de regroupement et de mesure, de filtrer, puis d'enregistrer ou de partager le résultat — et même d'organiser plusieurs widgets de rapport en un tableau de bord partageant une seule période — aucune connaissance de SQL n'est requise.
Demander à AccessPoint
Lorsque l'Assistance IA est activée, vous pouvez aussi demander un rapport en langage naturel. Depuis la page d'accueil des rapports personnalisés et depuis Ma journée, Demander à AccessPoint prend une question telle que « combien de demandes avons-nous fermées par mois, par résultat? » et construit une définition de rapport à partir du même catalogue de champs qu'utilise l'éditeur de rapports. Elle n'écrit jamais de SQL, les champs exposant des renseignements personnels ne lui sont jamais présentés, et chaque résultat s'ouvre dans Report Studio afin que vous puissiez l'affiner, l'enregistrer ou l'exporter — de sorte qu'une mauvaise réponse est un mauvais graphique, jamais une fuite de données. Demander à AccessPoint est facultatif : cette fonctionnalité n'apparaît que là où l'Assistance IA a été déployée et où elle est activée.
Rapports dans Ma journée
Vous pouvez garder à portée de main les chiffres que vous surveillez le plus depuis Ma journée :
- Tuiles de rapport épinglées — épinglez un rapport personnalisé enregistré (depuis la page d'accueil des rapports personnalisés ou Report Studio) ou une section de rapport intégré (à l'aide de la bascule d'épinglage sur n'importe quelle ligne du panneau Rapports), et il s'affiche sous forme de tuile en direct au-dessus de vos regroupements d'actions, dans une grille alignée. Les tuiles intégrées de gestion comprennent les échéances et niveaux de service des demandes, la charge de travail avec le coordonnateur le plus chargé mis en évidence, ainsi que les résumés des plaintes, des incidents et des évaluations. Les tuiles sont conçues pour se lire d'un coup d'œil : la plupart des chiffres portent une flèche de variation d'une période à l'autre (▲/▼ par rapport à la période précédente de même durée — verte lorsque l'évolution est favorable, rouge lorsqu'elle ne l'est pas, grise pour les mesures de demande neutres comme reçues), et les chiffres qui exigent une attention sont à code de couleur (rouge pour les décomptes en retard et les faibles taux de ponctualité, ambre pour les avertissements tels que les échéances proches ou les révisions en retard). Lorsque la taille d'une tuile ne permet pas d'afficher tous les chiffres, une petite puce +N apparaît — survolez-la pour voir les statistiques masquées. Les tuiles de gestion font aussi ressortir des signaux prospectifs : les prolongations expirant dans les 14 jours et l'inventaire ouvert par ancienneté sur la tuile des niveaux de service, le nombre moyen de jours avant notification sur la tuile des incidents, et les évaluations bloquées depuis 30 jours ou plus sur la tuile des évaluations. Chaque tuile dispose d'un petit menu permettant de définir sa taille (Petite / Moyenne / Grande / Très grande — les tuiles plus grandes affichent davantage de chiffres sous-jacents), de choisir où elle apparaît (Ma journée, la page d'accueil des Rapports, ou les deux), ou de la désépingler. Cliquer sur une tuile ouvre le rapport complet. Les épinglages vous sont personnels.
- Résumé quotidien — lorsque l'Assistance IA est activée, une carte Me résumer dans Ma journée résume votre flux d'actions en quelques phrases, en mettant les éléments prioritaires en avant. Elle ne s'exécute qu'à la demande, et le flux d'actions situé en dessous demeure la liste de référence.
Disposition des documents
Sous Maintenance, le panneau Révision de la rétention répertorie les dossiers fermés dont la période de conservation est expirée — parmi les demandes, les évaluations, les incidents, les plaintes et les risques autonomes — et gère la purge permanente qui vous permet de rester conforme à votre calendrier de conservation.