Verzoekerinformatie

Het tabblad Verzoeker bevat alle persoonlijke en contactgegevens van de persoon die het verzoek heeft ingediend, samen met een logboek van alle communicatie.

Opmerking: Dit tabblad is alleen zichtbaar voor rollen die toestemming hebben om persoonlijk identificeerbare informatie (PII) van de verzoeker te zien. Dit omvat SAO's, Reviewers en Administrators. Custodians en Contributors zien dit tabblad niet.

Contactgegevens

Het tabblad Verzoeker bevat de volgende contactvelden:

• Naam — De volledige naam van de verzoeker.
• E-mail — E-mailadres voor correspondentie.
• Telefoon — Telefoonnummer voor telefonische opvolging.
• Adres — Postadres voor formele correspondentie.
• Voorkeurstaal — De voorkeurstaal van de verzoeker voor communicatie.

Verzoekercategorie

Indien van toepassing kan de verzoeker tot een specifieke categorie behoren (bijv. media, parlementslid, juridisch vertegenwoordiger). De categorie kan worden ingesteld samen met een verificatiestatus om de identiteit of affiliatie van de verzoeker te bevestigen.

Onderwerginformatie

Als het verzoek betrekking heeft op een derde partij (bijvoorbeeld een ouder die documenten opvraagt namens een minderjarige, of een advocaat die optreedt voor een cliënt), legt de sectie Onderwerp de gegevens vast van de persoon waar het verzoek over gaat, los van de eigen informatie van de verzoeker.

Communicatielogboek

Het communicatielogboek registreert alle interacties met de verzoeker en biedt een volledige correspondentiegeschiedenis.

• Bekijk alle eerdere communicatie inclusief brieven, e-mails en telefoongesprekken.
• Nieuwe vermeldingen toevoegen door op Communicatie toevoegen te klikken en de details in te vullen.
• Documenten bijvoegen zoals gescande brieven of e-mailbijlagen bij elke communicatievermelding.
• Richting bijhouden — markeer elke vermelding als Inkomend (van de verzoeker) of Uitgaand (naar de verzoeker).

Het communicatielogboek helpt continuïteit te waarborgen wanneer meerdere teamleden aan een verzoek werken, en biedt een controleerbaar overzicht van alle interacties met de verzoeker.