Importation et exportation de données

Paramètres → Importation et exportation de données est l'endroit où AccessPoint concrétise sa promesse de non-enfermement : un export lisible par les métiers de votre charge de dossiers à la demande, et un parcours guidé pour faire entrer des dossiers historiques depuis un autre système sans mandat ETL.

Où le trouver

Ouvrez Paramètres dans la barre d'outils de l'application et choisissez Importation et exportation de données dans le groupe Prise en main.

Vos données ne sont jamais enfermées

Trois choses restent vraies, que vous utilisiez ce panneau ou non :

1. Vous êtes propriétaire de la base de données. Chaque table d'AccessPoint réside dans la base de données Azure SQL de votre propre abonnement Azure. Les outils standard d'export, de sauvegarde et de requête Azure SQL fonctionnent tous directement dessus — aucune intervention du fournisseur n'est requise.
2. Les documents résident dans votre propre Blob Storage. Les documents de dossier, les paquets de réponse et les exports d'audit de dossier sont de simples fichiers dans votre propre compte de stockage Azure.
3. L'export est à un clic. L'onglet Export, ci-dessous, produit une copie lisible par les métiers chaque fois que vous en voulez une.

Export convivial

L'onglet Export produit un classeur Excel lisible par les métiers couvrant vos demandes, évaluations, incidents et plaintes, ainsi que le répertoire des demandeurs, le registre des risques au niveau du registre et le registre des fournisseurs. Ses onglets reflètent délibérément le modèle d'importation décrit ci-dessous — de sorte qu'un export tiré d'un locataire se valide proprement comme importation dans un autre, ce qui le rend utile pour consolider des locataires ou répéter une migration sur un locataire de test. (Les artefacts de rapport statutaire annuel/trimestriel — les dépôts Excel/XML pour lesquels un paquet de juridiction fournit un modèle — proviennent de l'espace Rapports, et non de ce panneau.)

Migration de données historiques

L'onglet Import migre une charge de dossiers historiques depuis un autre système, de bout en bout, sans développeur ni outil ETL :

1. Téléchargez le modèle d'importation. Il est généré pour votre locataire, de sorte que son onglet Référence et ses menus déroulants intégrés portent déjà vos codes de type et valeurs d'étape configurés.
2. Remplissez une ligne par dossier, dates au format YYYY-MM-DD.
3. Téléversez et lisez le rapport de validation.
4. Importer maintenant pour l'exécuter en arrière-plan.

Référence héritée et numéros générés

Chaque ligne importée a besoin d'un identifiant, et le modèle vous offre deux façons d'en fournir un :

• Indiquez l'identifiant de l'ancien système dans Référence héritée — toujours, sur chaque ligne.
• Laissez Numéro vide dans le cas normal : AccessPoint génère un numéro préfixé IMP-, conservant ainsi son rôle de seule autorité de numérotation.
• Fournissez un Numéro uniquement lorsque votre registre ou un journal de divulgation publié exige que l'ancien numéro de dossier demeure le numéro officiel. Un numéro fourni est conservé tel quel — et s'il correspond au format de numérotation configuré de votre locataire, il avance automatiquement la séquence afin que les dossiers nouvellement créés poursuivent proprement à partir de lui. Le rapport de validation vous indique quand une avance de séquence s'est produite.

Validation et l'aller-retour du rapport d'erreurs

Le téléversement n'importe rien par lui-même — il produit un rapport de validation, par onglet, indiquant ce qui serait créé, ce qui serait ignoré, et toute erreur au niveau des lignes. Les importations sont strictement en création seule : une ligne correspondant à un numéro de dossier existant est ignorée sans toucher aux données de cet enregistrement, ce qui rend toujours sûre la réexécution d'un fichier corrigé. Télécharger le rapport d'erreurs vous renvoie votre propre classeur avec une colonne Erreurs ajoutée, de sorte que la boucle de correction et de retéléversement reste à l'intérieur d'un seul fichier.

Historique par construction

Une fois que Importer maintenant s'exécute (en arrière-plan — vous pouvez fermer le panneau), les dossiers importés sont délibérément inertes à leur arrivée : aucune notification n'est envoyée, aucune révision n'est générée, et aucune échéance n'est recalculée. Les dates fournies sont stockées exactement telles quelles, et chaque dossier importé porte une entrée de piste d'audit Imported afin que la provenance reste toujours visible ultérieurement. Les demandeurs sont associés aux contacts existants par courriel (ou créés en l'absence de correspondance); un courriel d'agent d'accès sans correspondance se rabat sur l'administrateur ayant effectué l'importation.

Les onglets de répertoire

Trois autres onglets migrent les registres qui gravitent autour de vos dossiers, selon la même logique d'ignorance en création seule :

Migration de documents

Les fichiers de dossiers hérités migrent par l'intermédiaire du conteneur blob préprovisionné migration-staging dans votre propre compte de stockage, répertorié sur l'onglet Documents du classeur — rien à provisionner, le conteneur est livré avec le modèle de déploiement.

1. Mettez les fichiers en attente, dossier par dossier (LEGACY-42/All Staff Memo.docx) : AzCopy pour le volume (il préserve votre arborescence de dossiers; ajoutez --put-md5 pour activer la vérification par hachage), le glisser-déposer du portail Azure, ou le bouton Téléverser des fichiers vers la mise en attente propre au panneau pour de petits lots. Les chemins sont uniques par construction, de sorte que des noms de fichiers identiques sur des dossiers différents n'entrent jamais en collision.
2. Répertoriez chaque fichier sur l'onglet Documents — le dossier auquel il appartient (un Numéro ou une Référence héritée, ou une demande existante), son chemin de mise en attente, et facultativement un titre, un type de document, une date et un hachage de contenu MD5. Lorsque le manifeste et le blob en attente portent tous deux un hachage, l'importateur les vérifie et rejette toute discordance — une vérification facultative de la chaîne de possession.
3. Validez dans les deux sens. Chaque chemin répertorié doit exister dans le conteneur, et les fichiers en attente qui ne sont pas répertoriés sont signalés par un avis plutôt qu'importés silencieusement. Après avoir ajouté des fichiers au classeur, revalidez sans le retéléverser.
4. Importez. Chaque fichier répertorié est copié dans le dépôt de documents normal et emprunte le même pipeline de conversion/indexation qu'un téléversement natif, en portant la provenance Migration Import. Un fichier déjà consigné sur le dossier est ignoré lors des réexécutions.

Les fichiers en attente se suppriment automatiquement après 60 jours — ce sont des enregistrements sensibles se trouvant en dehors du cycle de vie normal des documents, de sorte que le conteneur ne les conserve pas indéfiniment par défaut.

Pages connexes

• Révision de la rétention — comment AccessPoint gère ultérieurement l'élimination des dossiers que vous migrez.
• Demandeurs — le répertoire de contacts que peuple l'onglet Demandeurs.
• Sujets de confidentialité — le registre des fournisseurs que peuple l'onglet Fournisseurs.
• Registre d'audit — où apparaît la provenance Imported sur un dossier migré.