Dossiers d’achèvement et progression de l’équipe

Tant qu’un administrateur n’a pas fait son choix, le paramètre suit Montrer la progression à la personne qui l’a assignée : désactivé signifie seulement l’apprenant; activé (valeur par défaut) signifie réussi ou pas encore réussi. Un apprenant voit toujours ses propres résultats en entier. Exporter en CSV reprend les mêmes termes, et Exporter les dossiers d’achèvement ajoute ChecksPassed (et, avec les notes et les tentatives, CheckScores et CheckAttempts). Un dossier d’achèvement ne conserve que ce que le paramètre en vigueur permettait au moment de sa création.

Tentatives supplémentaires. Quel que soit le paramètre, un responsable voit qu’une personne a épuisé ses tentatives à une vérification sans la réussir — jamais la note. La ligne de la personne affiche alors Tentatives supplémentaires : choisissez la vérification et le nombre de tentatives (de 1 à 10), et rédigez le motif, qui est conservé dans le registre d’audit. La personne doit tout de même réussir. Un responsable accorde des tentatives aux personnes dont il a assigné la formation (un administrateur, à n’importe qui), jamais à lui-même.

Certificats dans Progression de l’équipe

• Télécharger le certificat, sur la ligne d’une personne, donne exactement le même fichier que celui que la personne télécharge, une fois qu’elle l’a émis (seule la personne confirme le nom imprimé). Chaque téléchargement est consigné dans le registre d’audit.
• Révoquer le certificat (affiché lorsque l’achèvement comporte un certificat) exige un motif. La personne en est informée par un avis indiquant le parcours d’apprentissage et votre motif. À partir de ce moment, la vérification répond Révoqué le et le certificat ne peut plus être téléchargé; le dossier d’achèvement lui-même est conservé. Tout autre dossier d’achèvement de la même personne qui a comptabilisé un module de l’achèvement révoqué est marqué Révision requise au même moment.
• Cet achèvement demeure valide — sur une ligne marquée Révision requise : un module qu’elle comportait provenait d’un achèvement révoqué. Lorsque vous avez vérifié que l’achèvement tient toujours, choisissez cette option et indiquez le motif (obligatoire, d’au plus 1 000 caractères). La marque est retirée, l’achèvement compte de nouveau, et le motif est consigné dans l’historique d’audit. La personne n’est pas avisée. Une ligne marquée seulement Révision requise l’a été parce qu’un module a changé de façon importante; le nouveau cycle de la personne y répond.

Un responsable télécharge, révoque et confirme pour les inscriptions qu’il a assignées; un administrateur, pour n’importe lesquelles. Les certificats nécessitent le module AccessPoint Learning, mais un certificat déjà émis peut encore être vérifié sans lui.

Formation suivie ailleurs

Certaines formations liées au rôle se déroulent en dehors d’AccessPoint Learning — un cours du laboratoire de formation AccessPoint (AccessPoint Training Lab), un cours de la fonction publique, un atelier. Avec le module AccessPoint Learning, un responsable de la formation la consigne et un parcours d’apprentissage peut la comptabiliser.

Dans un parcours d’apprentissage. Dans Parcours d’apprentissage et progression → Modifier le parcours, ajoutez un élément de type Formation suivie ailleurs : ce qu’il faut accomplir et les fournisseurs acceptés, un par ligne (par exemple AccessPoint Training Lab). L’élément est satisfait lorsqu’un responsable a consigné un achèvement, encore valide, auprès de l’un de ces fournisseurs. Personne ne le coche soi-même : l’élément indique un responsable de la formation le consigne une fois que vous avez terminé, puis consigné par votre responsable de la formation.

La consigner. Dans Progression de l’équipe, sélectionnez Formation suivie ailleurs sur la ligne de la personne. La boîte de dialogue liste ce qui a été consigné pour elle. Consigner la formation demande le titre, le fournisseur (tel que le parcours d’apprentissage le nomme), le jour de l’achèvement, un dernier jour de validité facultatif, un lien de vérification facultatif et une note. Un responsable la consigne pour les personnes dont il a assigné la formation — jamais pour lui-même. Un administrateur peut la consigner pour n’importe qui à partir de Consigner une formation suivie ailleurs, en haut de Progression de l’équipe. Son enregistrement la comptabilise aussitôt : un parcours d’apprentissage qu’elle permet de terminer produit son dossier d’achèvement.

Un certificat du Training Lab. Lorsque le lien de vérification est la page d’un certificat du Training Lab (https://learn.realizer.io/verify/…), la boîte de dialogue l’indique. Ouvrez-la, vérifiez que le nom imprimé et le parcours d’apprentissage correspondent, puis cochez J’ai vérifié ce certificat. Un certificat du Training Lab ne compte pour un parcours d’apprentissage qu’une fois vérifié; un dossier provenant de tout autre fournisseur compte comme consigné. AccessPoint n’ouvre jamais le lien lui-même, de sorte qu’aucun renseignement sur la personne n’est envoyé nulle part. Modifier le lien annule la vérification.

Recertification

Un parcours d’apprentissage doté d’une période Valide pendant produit des achèvements qui expirent. La recertification les maintient à jour et nécessite le module AccessPoint Learning.

• Quand les personnes sont inscrites de nouveau. À partir de 30 jours avant le dernier jour de validité d’un achèvement, la personne est inscrite de nouveau au parcours d’apprentissage, avec échéance à ce dernier jour de validité, selon les versions actuelles des modules. Elle reçoit un avis de recertification, puis les rappels habituels. Un achèvement expiré sans renouvellement est renouvelé lors du prochain passage quotidien, avec échéance 30 jours plus tard (ou selon l’Échéance après du parcours d’apprentissage).
• Qui n’est pas inscrit de nouveau. Une personne qui a déjà une inscription ouverte au parcours d’apprentissage; une personne dont un responsable l’a retirée; une personne qui est partie; une personne dont l’achèvement a été révoqué; et une personne inscrite par une règle d’audience qui ne fait plus partie d’aucune de ses audiences. Chaque achèvement n’est renouvelé qu’une fois.
• Ce qui est demandé de nouveau. Les vérifications, les étapes Décider et les reconnaissances sont demandées de nouveau; ce que la personne a lu est reporté pour la même version du module (voir Mon apprentissage).
• Assigner de nouveau après l’expiration est aussi une recertification. Après une révocation, assigner de nouveau constitue une nouvelle inscription.
• Expiré. Le jour suivant le dernier jour de validité, une inscription terminée affiche Expiré — dans Mon apprentissage, dans Progression de l’équipe et dans le rapport Couverture de la formation — et son certificat est vérifié comme Expiré. Un achèvement renouvelé à temps n’affiche jamais Expiré.

Qui voit quels dossiers

• Chaque personne voit les siens.
• Un responsable de la formation voit les dossiers des inscriptions qu’il a assignées — y compris celles créées par une règle qu’il a rédigée — même après le retrait de l’inscription elle-même du tableau de progression.
• Les administrateurs voient tous les dossiers.

Rappels et résumé hebdomadaire

Le balayage des rappels s’exécute toutes les six heures et envoie chaque avis une seule fois : l’assignation, un rappel trois jours avant l’échéance et un avis de retard. Le premier passage de chaque semaine (les semaines commencent le lundi) envoie à chaque responsable de la formation qui a assigné quelque chose un résumé hebdomadaire — des dénombrements seulement : ouvertes, échéant dans les sept jours, en retard et terminées au cours des sept derniers jours.

Rien n’est envoyé depuis la copie de formation, lorsque la formation assignée est désactivée, pour un parcours d’apprentissage désactivé, ni à une personne qui est partie. Les modèles d’avis se trouvent dans la base universelle et peuvent être modifiés sous Paramètres → Notifications.

Durée de conservation des dossiers

Paramètres → Formation → Conserver les dossiers d’achèvement pendant ans — de 1 à 15, 7 par défaut — à compter du plus tardif du jour d’achèvement et du dernier jour de validité. Un dossier est conservé après le départ de la personne de votre organisation, puis supprimé; rien d’autre n’est consigné lors de sa suppression. Les dossiers de formation suivie ailleurs sont conservés de la même façon.

Un certificat continue d’être vérifié après le départ de la personne, car la vérification lit le dossier d’achèvement. Une fois la conservation du dossier terminée, la vérification répond n’est plus conservé.

AccessPoint Learning et surveillance des employés

Cette section s’adresse aux comités d’entreprise, aux bureaux de la protection de la vie privée et à toute personne qui doit décrire AccessPoint Learning dans une politique de surveillance des employés. Elle décrit AccessPoint 2.6.0.

Ce qui est consigné

• Inscriptions — qui est inscrit à quel parcours d’apprentissage, par qui (un responsable ou la règle qu’il a rédigée), quand, l’échéance, les versions des modules attribuées, l’état et le jour de l’achèvement ou du retrait. Lorsqu’un responsable retire quelqu’un, AccessPoint conserve qui l’a retiré et quand, afin que les règles d’audience ne l’inscrivent pas de nouveau.
• États des étapes — pour chaque étape qu’une personne suit : si elle est terminée, quand elle a été consignée comme terminée, et comment AccessPoint le sait — vérifiée (AccessPoint l’a constaté), confirmée (par le mentor désigné, qui est consigné) ou attestée (déclaration de la personne elle-même). Une étape n’est consignée que lorsqu’elle est terminée — jamais lorsqu’elle est ouverte, ni la durée pendant laquelle elle l’a été.
• Reconnaissances — la déclaration que la personne a confirmée, dans la langue dans laquelle elle l’a confirmée, avec la version du module et le fichier.
• Notes de réflexion — privées pour cette personne. Aucun rapport, exportation, vue de mentor ou vue de responsable ne retourne une note à quelqu’un d’autre.
• Dossiers d’achèvement — comme décrits ci-dessus.
• Progression de la formation — si chaque élément du parcours est terminé, et la date.
• Avis — les avis et les rappels envoyés, comme toute notification d’AccessPoint.
• Vérifications — la dernière note, si elle est réussie, le nombre de tentatives et le jour de la réussite; et, de façon privée pour cette personne, les options qu’elle a choisies lors de sa première et de sa dernière tentative. Les options choisies servent uniquement aux statistiques anonymes sur les questions du Studio, calculées sur au moins cinq apprenants.
• Décisions — le choix et les motifs qu’une personne a consignés à une étape Décider, privés pour cette personne comme une note de réflexion.
• Certificats — le nom que la personne a confirmé pour l’impression, la langue, les titres imprimés, le jour d’émission, les empreintes du code de vérification (jamais le code lui-même) et du fichier, ainsi que toute révocation avec qui, quand et pourquoi. Qui a vérifié un certificat, et quand, n’est pas consigné.
• Tentatives supplémentaires accordées pour une vérification — combien, par qui, quand et le motif.
• Formation suivie ailleurs — ce qu’un responsable consigne pour une personne et, pour un certificat du Training Lab, qui l’a vérifié et quand.
• Provenance du comptage d’un module — sur un dossier d’achèvement, l’achèvement antérieur dont un module a été reporté.

Ce qui n’est jamais consigné

Le temps passé sur une étape ou un module, les clics, le défilement, la portion d’une page ou d’une vidéo qui a été vue, les relectures, la dernière étape ouverte, l’ordre dans lequel les étapes ont été ouvertes, ainsi que tout classement ou toute comparaison de personnes.

AccessPoint Learning n’écrit aucune entrée dans le registre d’audit au sujet de l’apprentissage de quiconque — aucune étape terminée, vérification passée, décision ou note. Le registre consigne ce que font les auteurs et les responsables (modules, blocs des modules de paquets, règles d’audience, notes de coaching, termes du glossaire et obligations, tentatives supplémentaires accordées avec le motif, formation suivie ailleurs, et le téléchargement par un responsable du certificat d’une personne) ainsi que la vie d’un certificat — jamais le nom imprimé.

Qui voit quoi

Durée de conservation

• Dossiers d’achèvement et formation suivie ailleurs : Conserver les dossiers d’achèvement pendant ans (7 par défaut, de 1 à 15), même après le départ de la personne.
• Inscriptions et progression de la formation : Conserver la progression de la formation pendant jours (90 par défaut, de 30 à 365) pour les inscriptions terminées et retirées, plus longtemps tant qu’une inscription est ouverte. La progression d’une personne est supprimée lorsqu’elle part.
• États des étapes, avec leurs notes de réflexion et leurs reconnaissances, suivent la progression de la formation : supprimés au départ de la personne, et sinon lorsqu’aucune inscription conservée ne les détient et qu’ils ont changé pour la dernière fois il y a plus de ce nombre de jours. Un module que quelqu’un a suivi à partir de Parcourir conserve ses états d’étapes pendant ce nombre de jours après le dernier changement.

Ce qui peut être exporté

Le CSV des dossiers d’achèvement (les colonnes ci-dessus, seulement les dossiers que la personne qui exporte peut voir, avec les résultats des vérifications dans la seule mesure permise par le paramètre — jamais une note ni une décision) et le CSV de progression. AccessPoint Learning n’a aucune autre exportation, et les données d’apprentissage ne figurent pas dans l’exportation de données de l’organisation.

Mode laboratoire

AccessPoint Learning ne consigne rien en mode laboratoire — ses propres actions y sont refusées. Terminer un cas de formation inscrit l’élément de progression de la formation de la personne pour ce scénario, avec la façon dont son guide a été suivi, et cet élément est ce qui coche une étape Exercice dans son travail réel.

Éditions

Les dossiers d’achèvement, les rappels, l’exportation des dossiers d’achèvement et l’assignation manuelle d’un parcours d’apprentissage font partie du produit de base dans AccessPoint pour Microsoft 365 comme dans AccessPoint hébergé. Les résultats des vérifications, les tentatives supplémentaires, les certificats, la recertification et la formation suivie ailleurs nécessitent le module AccessPoint Learning — inclus dans chaque forfait de la place de marché d’AccessPoint pour Microsoft 365, et offert comme complément AccessPoint Learning dans AccessPoint hébergé. AccessPoint hébergé envoie les avis par courriel et dans le fil d’activité, pas dans Teams.

Pages connexes

• Parcours d’apprentissage — assigner, retirer et paramètres d’un parcours d’apprentissage.
• Mon apprentissage — ce que voit la personne, et ses certificats.
• Règles d’audience — inscriptions créées par une règle et Non inscrit automatiquement.
• Rapport sur la couverture de la formation — couverture par parcours d’apprentissage et par audience.
• Paramètres → Formation — conservation et qui voit les résultats des vérifications.