Règles d’audience

Plutôt que d’assigner un parcours d’apprentissage à la main, un responsable de la formation peut laisser AccessPoint inscrire les bonnes personnes. Sous un parcours d’apprentissage dans le Studio (l’onglet Parcours d’apprentissage), Qui est inscrit énumère ses règles d’audience.

Les règles d’audience nécessitent Gérer la formation et le module AccessPoint Learning. Le bouton Aide du panneau ouvre cette page.

Ce que désigne une règle

Chaque règle désigne qui elle inscrit :

• Un rôle — toutes les personnes qui détiennent l’un de vos rôles (ou Administrateur), directement ou par un groupe Microsoft 365 qui y est lié. Les rôles qu’une personne détient sur un seul dossier (dépositaire, réviseur et les autres) ne sont pas proposés — utilisez plutôt une règle de première fois.
• Un groupe Microsoft 365 — ses membres, y compris les membres des groupes qui y sont imbriqués. AccessPoint lit la liste des membres de chaque groupe une fois par passage. Les règles de groupe nécessitent la réconciliation de l’annuaire, avec ses autorisations Microsoft 365 accordées. Lorsqu’elle est désactivée, la règle n’inscrit personne, ne retire personne et l’indique (N’inscrit personne pour l’instant : votre organisation ne permet pas à AccessPoint de lire l’appartenance aux groupes Microsoft Entra…).
• Les personnes qui peuvent faire un type de travail — les mêmes groupes que ceux utilisés par Premiers pas, par exemple consigner et modifier des demandes.
• La première fois qu’une personne est dépositaire, contributeur, réviseur, conseiller, cadre supérieur ou délégué de section d’évaluation — voir Règles de première fois.
• Tout le monde dans votre organisation.
• Une personne nommée.

Règles de première fois

Une règle de première fois inscrit une personne dans l’heure qui suit sa première affectation, tâche, étape de révision, son premier dossier sur lequel elle agit comme conseillère, sa première approbation ou sa première section d’une évaluation qui lui est déléguée (jamais une section d’audit).

La note de première fois sur cet écran propose aussitôt le parcours d’apprentissage : Votre organisation offre une formation pour ce rôle : {parcours d’apprentissage}. Elle vous sera assignée dans l’heure. Elle s’affiche :

• à la première affectation d’un dépositaire;
• à la première étape de révision d’un réviseur;
• à la première tâche d’un contributeur;
• au premier dossier d’un conseiller — une demande, une évaluation, un incident ou une plainte;
• à la première lettre d’un cadre supérieur en attente d’approbation;
• sur une section déléguée d’une évaluation, à la personne à qui elle est confiée.

La note se place à côté de la visite Guidez-moi de l’écran tant que les conseils sont offerts (la section déléguée n’a pas de visite). Pas maintenant ferme la note définitivement. Une évaluation, un incident ou une plainte n’affiche la note du conseiller qu’à une personne nommée conseillère active sur ce dossier et qui ne peut pas le modifier.

Suggéré par le paquet de juridiction

Un parcours d’apprentissage issu d’un paquet de juridiction peut suggérer à qui il s’adresse — un rôle, un type de travail ou tout le monde. Les suggestions sont énumérées au-dessus des règles, sous Suggéré par le paquet de juridiction.

Une suggestion n’inscrit jamais personne d’elle-même. Sélectionnez Activer à côté de l’une d’elles et AccessPoint l’ajoute comme règle ordinaire plus bas, à compter d’aujourd’hui — seules les personnes qui se joignent à l’audience à partir d’aujourd’hui. Modifiez-y la date de début ou d’échéance comme pour n’importe quelle règle.

• Une suggestion qui est déjà une règle indique Déjà une règle de ce parcours d’apprentissage.
• Un rôle que votre organisation n’a pas l’indique et ne peut pas être activé.

Qui elle englobe

Chaque règle indique qui elle englobe :

• Seulement les personnes qui se joignent à l’audience à partir d’aujourd’hui — le choix par défaut, afin qu’une nouvelle règle n’inscrive pas soudainement tous ceux qui sont là depuis des années;
• Aussi toutes les personnes déjà dans l’audience;
• Les personnes qui se sont jointes à l’audience depuis une date.

AccessPoint détermine le moment où chaque personne s’est jointe à partir de ce qu’il conserve : le moment où un rôle a été accordé, où la personne est apparue pour la première fois dans un groupe, sa première affectation, sa première ouverture de session. Une personne dont il ne peut pas établir le jour d’arrivée n’est pas inscrite par une règle « à partir d’aujourd’hui ».

Échéances, désactivation et suppression

Échéance après fixe la date d’échéance des inscriptions que fait la règle; laissez le champ vide pour utiliser celle du parcours d’apprentissage. Chaque règle peut être désactivée et réactivée, ou supprimée. Désactiver une règle ou la supprimer conserve les inscriptions qu’elle a déjà faites.

Quand le balayage s’exécute

Le balayage d’inscription s’exécute une fois par jour, toutes les heures pour les règles de première fois, et environ dix secondes après la modification d’une règle. Dernière lecture par le balayage, sur chaque règle, indique le moment de sa dernière exécution.

• Il ajoute les personnes qu’une règle désigne et qui ne sont pas encore inscrites. Chaque inscription fige les versions actuelles des modules du parcours d’apprentissage, et son échéance suit le fuseau horaire de votre organisation.
• Il retire une inscription ouverte qu’il a faite lorsque la personne ne fait plus partie d’aucune des audiences du parcours d’apprentissage — seulement lorsque toutes les audiences ont pu être lues en entier.
• Il ne supprime jamais un dossier d’achèvement et ne touche jamais à une inscription faite à la main par un responsable.
• Il ne fait rien lorsque la formation assignée est désactivée ou que le module AccessPoint Learning n’est pas sous licence.

Le retrait par un responsable est conservé

Lorsqu’une personne retire l’inscription d’une autre (Retirer dans Progression de l’équipe), le balayage n’inscrit plus jamais cette personne à ce parcours d’apprentissage — même si elle fait encore partie de l’audience d’une règle — jusqu’à ce qu’un responsable le lui assigne à la main, ou l’autorise de nouveau.

Non inscrites automatiquement, sous les règles d’audience du parcours d’apprentissage, énumère ces personnes, avec l’auteur de chaque retrait et la date. Autoriser de nouveau permet au prochain passage du balayage d’inscrire la personne si une règle la désigne. Le fait d’autoriser de nouveau une personne est consigné dans le registre d’audit.

Éditions

Les règles d’audience nécessitent le module AccessPoint Learning :

• AccessPoint pour Microsoft 365 — chaque forfait de la place de marché inclut le module. Les règles de groupe Microsoft 365 fonctionnent dès que la réconciliation de l’annuaire est activée et que ses autorisations sont accordées.
• Hosted AccessPoint — le module est le complément AccessPoint Learning. Hosted AccessPoint n’offre ni réconciliation de l’annuaire ni rôles fondés sur des groupes; désignez plutôt des rôles, des types de travail, des règles de première fois, tout le monde ou des personnes nommées, au lieu de groupes Microsoft 365.

Sans le module, les règles d’audience cessent d’inscrire et de retirer. Les inscriptions qu’elles ont faites et tous les dossiers d’achèvement demeurent.

Ce qui est consigné

Le registre d’audit consigne chaque règle d’audience créée, modifiée ou supprimée, et chaque personne autorisée de nouveau — les faits seulement.

Pages connexes

• Parcours d’apprentissage — les paramètres des parcours d’apprentissage et l’assignation à la main.
• Dossiers d’achèvement et progression de l’équipe — Retirer, et ce que consigne chaque inscription.
• AccessPoint Learning Studio — où se trouve l’onglet Parcours d’apprentissage.
• Rapport de couverture de la formation — les inscriptions comptées par audience.
• Gestion des utilisateurs — la réconciliation de l’annuaire et les rôles fondés sur des groupes.