Raporttien käynnistin — raportin ajanjakson valitsin ja raporttien ja analytiikan ryhmitelty valikko
Last updated: August 06, 2026 by Steve
Raportit
Raportit-alue muuntaa reaaliaikaiset pyyntö-, tietosuoja- ja kantelutietosi tilastoiksi, joita ATIP-toimisto tarvitsee johdon valvontaan, vuosiraportointiin ja asiakirjojen säilytykseen — ilman että tietoja tarvitsee ensin viedä laskentataulukkoon. Avaa se kojelaudan työkalurivin Raportit-painikkeesta, joka liu'uttaa esiin Raportit-valikkopaneelin.
Raportointi on vain lukuoikeudella tapahtuvaa analytiikkaa, joten se on käytettävissä Coordinatoreille, Reviewereille ja Administratoreille. Jokainen luku lasketaan samoista tietueista, joiden parissa työskentelet päivittäin, joten raportti kuvastaa aina järjestelmän ajantasaista tilaa.
Ajanjakson valitsin
Valikon yläreunassa on ajanjakson valitsin, joka määrittää jokaisen täältä avattavan kiinteän raportin ajanjakson:
- Aseta ajanjakso Alkaen- ja Päättyen-päivämäärävalitsimilla, tai
- Napsauta Pika-ajanjakso-painiketta ja valitse valmis vaihtoehto. Valmiit vaihtoehdot on ryhmitelty seuraavasti: Nykyinen jakso (tämä kuukausi, vuosineljännes tai vuosi), Edellinen jakso (edellinen kuukausi, vuosineljännes tai vuosi) ja Liukuva (viimeiset 7, 30 tai 90 päivää). Painikkeen teksti näyttää aina kulloinkin voimassa olevan ajanjakson.
Paneelin oletusarvo on Tämä vuosineljännes, ja se näyttää valitun ajanjakson KPI-yhteenvetokortit rivinä, joten saat päälukumäärät ennen kuin poraudut tarkempiin tietoihin. Viimeksi käytetty ajanjakso muistetaan, joten kun palaat valikkoon raportista, ajanjaksosi säilyy.
Raporttivalikko
KPI-korttien alapuolella raportit on jaoteltu ryhmiin — Pyyntömäärä, Tulokset, Käsittely, Tietosuoja, Hallinta, Mukautetut ja Ylläpito. Avaa raportti napsauttamalla mitä tahansa riviä.
| Raportti | Mitä se näyttää |
|---|---|
| Volyymi | Kuinka monta pyyntöä vastaanotettiin ja suljettiin ja kuinka monta on yhä avoinna kyseisellä jaksolla, trendi mukaan lukien. |
| Ratkaisu | Miten suljetut pyynnöt ratkaistiin (kokonaan julkistettu, osittain julkistettu, evätty, siirretty ja niin edelleen). |
| Vapautukset | Mitä vapautus- ja poissulkemissäännöksiä sovellettiin ja kuinka usein. |
| Vaatimustenmukaisuus | Ajallaan valmistuminen verrattuna myöhässä valmistumiseen suhteessa lakisääteisiin määräaikoihin — katsotun kieltäytymisen riski yhdellä silmäyksellä. |
| Pidennykset | Käytetyt määräajan pidennykset syyn ja keston mukaan. |
| Konsultaatiot | Käynnistetyt ulkoiset konsultaatiot osapuolen ja tilan mukaan, vasteaika mukaan lukien. |
| Monimutkaisuus | Pyynnöt monimutkaisuuden, sivumäärien ja asiakirjamäärän mukaan. |
| Työkuorma | Pyyntökuorma Coordinatorien kesken sekä viipymäaika ja SLA-mittaus vaiheittain. |
| Kantelut | Vastaanotetut, suljetut ja myöhässä olevat kantelut ja valitukset, avoimet suositukset ja mahdolliset sitovat määräykset, trendi, vanheneminen, erittelyt ja väitekohtaiset päätelmät mukaan lukien. |
Samassa valikossa ovat myös raportit koko toimeksiannon loppuosalle — arvioinnit, poikkeamat, palvelutasot ja hallinnointirekisterit:
| Raportti | Mitä se näyttää |
|---|---|
| Arvioinnit | PIA- ja AIA-volyymi, tilajakauma ja ajantasaisuus jaksolla. |
| Poikkeamat | Havaitut, suljetut ja avoimet poikkeamat, syy- ja riskierittelyineen sekä avoimen kannan vanhenemisineen. |
| Tilastolliset raportit | Lainkäyttöalueen vuosi-ilmoitus, laskettuna elävästä datasta ja vietynä Exceliin tai XML:ään. |
| Palvelutasot | Avoimen kannan tila, vaihepullonkaulat ja mikä vaatii huomiota. |
| Poikkeaman palvelutasot | Lakisääteisten ilmoitusmääräaikojen noudattaminen ilmoitustyypeittäin. |
| Arvioinnin palvelutasot | Eräpäivän ja tarkistuksen noudattaminen arvioinneissa. |
| Pyynnön esittäjien volyymi | Kuka jättää eniten pyyntöjä, pyynnön esittäjän ja organisaation mukaan. |
| Tehtävänantojen kattavuus | Delegoitu työ Custodian-tehtävänannoissa, arvioinnin osion tehtävänannoissa ja kantelujen työnkuluissa — mukaan lukien Custodian-eheystarkistukset. |
| Riskirekisteri | Tietosuojariskien tilanne arvioinneissa, poikkeamissa ja itsenäisessä rekisterissä. |
| Sitoumukset | Pidettiinkö lupaukset, mukaan lukien valvontaviranomaisen suositusten toteuttaminen. |
| Toimittajavarmuus | DPA-kattavuus, vanhenemisaltistuma ja myöhässä olevat toimittajatarkistukset. |
| Tapaushygienia | Avoimet laadunvarmistushavainnot jokaisessa avoimessa tapauksessa, samoista deterministisistä säännöistä kuin tapauskohtainen Tapaustarkistus-kortti — myöhässä olevat tapaukset ja toimenpiteet, puuttuvat hyväksynnät ja todistuslauseet, ilman vapautusviittausta tehdyt mustaukset, riskit ilman lieventämistoimia tai omistajia ja muuta. |
| Tekoälyjärjestelmien rekisteri | Jokainen rekisterissä oleva tekoäly- tai automaattisen päätöksenteon järjestelmä: käyttöönottotila, riskiluokitus, ihmisen osallistuminen, pakollisten kontrollien puutteet ja johdettu hyväksyntäasema. |
| Tarkistusten läpimeno | Hyväksynnän läpimenoaika tarkistustyypin ja hyväksyjän mukaan, eskalointi ja palautukset. |
| Mustausten läpimeno | Mustausvolyymi alkuperän mukaan, koneen ehdotusjono ja lippujen ratkaisu. |
| Tekoälyn hallinnointi | AI Assistin käyttö, kulutus ja hyväksymis-/muokkaus-/hylkäysjakauma valvontaa varten. Vain Administrator-käyttäjille. |
| Asiakirjojen käyttö | Kuka katseli tai latasi mitä tietueita, ja tapauksen ulkopuoliset lataukset. Vain Administrator-käyttäjille. |
Rekisteriraportit (riskirekisteri, sitoumukset, toimittajavarmuus, tapaushygienia, tekoälyjärjestelmien rekisteri, tehtävänantojen kattavuus ja säilytystarkistus) kuvaavat nykytilaa jakson sisäisen toiminnan sijaan — jokainen ilmoittaa tämän bannerissa ajantasapäivineen, ja niiden sisällä olevat jaksosidonnaiset luvut on merkitty sellaisiksi. Useista kiinteistä raporteista pääset porautumaan yhteenvetoluvusta aina taustalla oleviin pyyntöihin asti, ja tilastolliset raportit voidaan viedä Excel- tai XML-muotoon toimivaltaiselle viranomaiselle toimittamista varten. Lainkäyttöaluepaketit sisältävät valmiiksi rakennetut lakisääteiset vuosi-/neljännesvuosiraporttimallit siellä, missä laki niitä edellyttää — mukaan lukien Kanadan liittovaltion ATIA-/Privacy Act -ilmoitukset, Ontarion, Québecin, B.C:n, Albertan, Saskatchewanin ja Newfoundlandin vuosiraportit, US FOIA, Washington JLARC, UK FOI, Skotlanti (neljännesvuosittain), Irlanti, Australia (liittovaltio ja osavaltiot), Uusi-Seelanti ja Sveitsi — ja voit määrittää lisämalleja kohdassa Asetukset.
Raportin käyttäminen
Jokainen kiinteä raportti avautuu omaan paneeliinsa, jonka yläreunassa näkyy voimassa oleva ajanjakso. Voit muokata ajanjaksoa suoraan valitsemalla Muokkaa — Alkaen/Päättyen-muokkain, jossa on samat pika-ajanjakson valmiit vaihtoehdot — ja päivittää napsauttamalla Käytä; uusi ajanjakso muistetaan ja siirtyy takaisin valikkoon. Erittelytaulukot näyttävät määrät ja prosenttiosuudet, ja kun raportti tukee sitä, Vertaa-kytkin näyttää edellisen jakson nykyisen rinnalla muutosindikaattoreineen. Vie Exceliin tarkastellaksesi tietoja tarkemmin.
Rakenna oma raportti
Jos mikään kiinteä raportti ei vastaa kysymykseesi, Mukautetut raportit ja Report Studio antavat sinun valita kohteen, ryhmittely- ja mittarikentät, suodattaa sekä tallentaa tai jakaa tuloksen — jopa järjestää useita raporttiwidgettejä koontinäytöksi yhdellä jaetulla ajanjaksolla — SQL:ää ei tarvita.
Kysy AccessPointilta
Kun AI Assist on käytössä, voit myös pyytää raporttia selkokielellä. Mukautettujen raporttien etusivulta ja Oma päivä -näkymästä Kysy AccessPointilta ottaa vastaan kysymyksen, kuten ”kuinka monta pyyntöä suljimme kuukaudessa lopputuloksen mukaan?”, ja rakentaa raporttimäärityksen samaa kenttäluetteloa vasten, jota raportinmuokkain käyttää. Se ei koskaan kirjoita SQL:ää, henkilötietokenttiä ei koskaan tarjota sille, ja jokainen tulos avautuu Report Studiossa, jotta voit tarkentaa, tallentaa tai viedä sen — joten väärä vastaus on väärä kaavio, ei koskaan tietovuoto. Kysy AccessPointilta on valinnainen: se näkyy vain, kun AI Assist on otettu käyttöön ja ominaisuus on kytketty päälle.
Raportit Oma päivä -näkymässä
Voit pitää eniten seuraamasi luvut ulottuvillasi Oma päivä -näkymässä:
- Kiinnitetyt raporttiruudut — kiinnitä tallennettu mukautettu raportti (mukautettujen raporttien etusivulta tai Report Studiosta) tai sisäänrakennettu raporttiosio (Raportit-paneelin minkä tahansa rivin kiinnityskytkimellä), niin se näkyy live-ruutuna toimintaryhmiesi yläpuolella yhdessä tasatussa ruudukossa. Sisäänrakennettuihin esimiesruutuihin kuuluvat pyyntöjen määräajat ja palvelutasot, työkuorma raskaimmin kuormitettu Coordinator esiin nostettuna sekä kanteluiden, poikkeamien ja arviointien yhteenvedot. Ruudut on suunniteltu luettaviksi yhdellä silmäyksellä: useimmissa luvuissa on jakson-yli-jakson-nuoli (▲/▼ verrattuna edelliseen yhtä pitkään jaksoon — vihreä, kun muutos on hyvä, punainen, kun se ei ole, harmaa neutraaleille kysyntämittareille kuten vastaanotettu), ja huomiota vaativat luvut ovat väri-koodattuja (punainen myöhässä oleville määrille ja heikoille ajallaan-osuuksille, keltainen varoituksille kuten pian erääntyvät tai myöhässä olevat tarkistukset). Kun ruudun koko ei riitä kaikille luvuille, näkyviin tulee pieni +N-merkki — vie osoitin sen päälle nähdäksesi piilotetut tilastot. Esimiesruudut nostavat esiin myös tulevaisuuteen suuntautuvia signaaleja: 14 päivän sisällä erääntyvät pidennykset ja avoin kanta iän mukaan palvelutasoruudussa, keskimääräiset ilmoituspäivät poikkeamaruudussa sekä 30+ päivää pysähdyksissä olleet arvioinnit arviointiruudussa. Jokaisessa ruudussa on pieni valikko, josta voit asettaa sen koon (Pieni / Keskikokoinen / Suuri / Erittäin suuri — suuremmat ruudut näyttävät enemmän taustalla olevista luvuista), valita, missä se näkyy (Oma päivä, Raportit-etusivu tai molemmat), tai irrottaa kiinnityksen. Ruudun napsauttaminen avaa koko raportin. Kiinnitykset ovat henkilökohtaisia.
- Päivittäinen tiivistelmä — kun AI Assist on käytössä, Oma päivä -näkymän Tee yhteenveto -kortti tiivistää toimintasyötteesi muutamaan lauseeseen tärkeimmät kohteet esiin nostettuna. Se suoritetaan vain pyynnöstä, ja sen alla oleva toimintasyöte pysyy määräävänä luettelona.
Asiakirjojen loppukäsittely
Ylläpito-ryhmässä Säilytystarkistus -paneeli listaa suljetut tietueet, joiden säilytysaika on umpeutunut — pyynnöissä, arvioinneissa, poikkeamissa, kanteluissa ja itsenäisissä riskeissä — ja hallinnoi pysyvää puhdistusta, jolla varmistetaan asiakirjojen säilytysaikataulun noudattaminen.