Report

L'area Report trasforma i dati in tempo reale su richieste, privacy e reclami nelle statistiche di cui un ufficio ATIP ha bisogno per la supervisione gestionale, la rendicontazione annuale e la conservazione dei documenti, senza dover prima esportare in un foglio di calcolo. La si apre dal pulsante Report nella barra degli strumenti della dashboard, che fa scorrere il pannello del menu Report.

La reportistica è di sola lettura e di natura analitica, pertanto è disponibile per coordinatori, revisori e amministratori. Ogni valore è calcolato a partire dagli stessi dati con cui si lavora quotidianamente, quindi un report riflette sempre lo stato attuale del sistema.

Il selettore del periodo

Nella parte superiore del menu si trova un selettore del periodo che regola tutti i report fissi che si aprono da qui:

• Impostare l'intervallo con i selettori di data Da e A, oppure
• Fare clic sul pulsante Intervallo rapido e scegliere un preset. I preset sono raggruppati in Periodo corrente (questo mese, trimestre o anno), Periodo precedente (mese, trimestre o anno precedente) e Mobile (ultimi 7, 30 o 90 giorni). L'etichetta del pulsante mostra sempre l'intervallo attualmente in vigore.

Il pannello utilizza per impostazione predefinita Questo trimestre e mostra una riga di schede KPI di riepilogo per il periodo scelto, così da fornire i numeri principali prima di approfondire l'analisi. L'ultimo intervallo applicato viene memorizzato, quindi tornando al menu da un report il periodo resta invariato.

Il menu Report

Sotto le schede KPI, i report sono organizzati in gruppi — Volume delle richieste, Esiti, Elaborazione, Privacy, Gestione, Personalizzati e Manutenzione. Fare clic su una riga qualsiasi per aprire quel report.

Lo stesso menu comprende anche i report per il resto del mandato — valutazioni, incidenti, livelli di servizio e i registri di governance:

I report sui registri (registro dei rischi, impegni, assicurazione fornitori, igiene dei fascicoli, registro dei sistemi IA, copertura delle assegnazioni e la revisione della conservazione) descrivono una posizione attuale anziché l'attività svolta nel periodo — ciascuno lo segnala con un banner che riporta la propria data di riferimento, e i dati riferiti al periodo al loro interno sono etichettati come tali. Diversi report fissi consentono di passare da un dato di riepilogo alle richieste sottostanti, e i report statistici vengono esportati in Excel o XML per la trasmissione all'autorità competente. I pacchetti giurisdizionali forniscono modelli di report statutari annuali/trimestrali già pronti laddove la legge ne preveda uno — tra cui le dichiarazioni federali canadesi ai sensi dell'ATIA e del Privacy Act, i report annuali di Ontario, Québec, B.C., Alberta, Saskatchewan e Terranova, il FOIA statunitense, il Washington JLARC, il FOI del Regno Unito, la Scozia (trimestrale), l'Irlanda, l'Australia (federale e statale), la Nuova Zelanda e la Svizzera — ed è possibile definire modelli aggiuntivi in Impostazioni.

Utilizzo di un report

Ogni report fisso si apre nel proprio pannello, con il periodo attivo visualizzato in alto. È possibile modificare l'intervallo direttamente in linea — un editor Da/A con gli stessi preset di intervallo rapido — e fare clic su Applica; il nuovo intervallo viene memorizzato e riportato al menu. Le tabelle di ripartizione mostrano conteggi e percentuali e, dove il report lo supporta, l'interruttore Confronta mostra il periodo precedente accanto a quello corrente con indicatori di variazione. Esportare in Excel per approfondire ulteriormente l'analisi dei dati.

Crea un report personalizzato

Quando nessuno dei report fissi risponde alle esigenze del momento, Report personalizzati e Report Studio consente di scegliere un soggetto, raggruppare e misurare i campi, applicare filtri e salvare o condividere il risultato — persino disponendo più widget di report in una dashboard con un unico periodo condiviso — senza bisogno di alcun SQL.

Ask AccessPoint

Quando AI Assist è abilitato, è anche possibile richiedere un report in linguaggio naturale. Dalla home dei report personalizzati e da La mia giornata, Ask AccessPoint accetta una domanda come "quante richieste abbiamo chiuso al mese, per esito?" e costruisce una definizione di report basata sullo stesso catalogo dei campi utilizzato dall'editor di report. Non scrive mai SQL, i campi con informazioni personali non le vengono mai proposti e ogni risultato si apre in Report Studio affinché lo si possa perfezionare, salvare o esportare — così una risposta errata è un grafico errato, mai una fuga di dati. Ask AccessPoint è opzionale: compare solo dove AI Assist è stato distribuito e la funzionalità è attivata.

Report in La mia giornata

È possibile tenere a portata di mano le cifre che si consultano più spesso da La mia giornata:

• Riquadri di report fissati — fissare un report personalizzato salvato (dalla home dei report personalizzati o da Report Studio) oppure una sezione di un report integrato (con l'interruttore di fissaggio presente su qualsiasi riga del pannello Report) e verrà visualizzato come riquadro dinamico sopra i propri raggruppamenti di azioni, in un'unica griglia allineata. I riquadri integrati per i responsabili includono le scadenze e i livelli di servizio delle richieste, il carico di lavoro con il coordinatore più caricato messo in evidenza, e i riepiloghi di reclami, incidenti e valutazioni. I riquadri sono progettati per essere letti a colpo d'occhio: la maggior parte delle cifre riporta una freccia periodo su periodo (▲/▼ rispetto al periodo precedente di uguale durata — verde quando la variazione è positiva, rossa quando non lo è, grigia per le metriche di domanda neutre come ricevute), e le cifre che richiedono attenzione sono evidenziate a colori (rosso per i conteggi in ritardo e per i tassi di puntualità scarsi, ambra per gli avvisi come le scadenze imminenti o le revisioni scadute). Quando le dimensioni di un riquadro non consentono di mostrare tutte le cifre, compare un piccolo indicatore +N — passarvi sopra con il mouse per visualizzare le statistiche nascoste. I riquadri per i responsabili mostrano anche segnali prospettici: le proroghe in scadenza entro 14 giorni e l'inventario aperto per anzianità nel riquadro dei livelli di servizio, i giorni medi per la notifica nel riquadro degli incidenti, e le valutazioni ferme da oltre 30 giorni nel riquadro delle valutazioni. Ogni riquadro dispone di un piccolo menu per impostarne le dimensioni (Piccolo / Medio / Grande / Extra grande — i riquadri più grandi mostrano più dettagli delle cifre sottostanti), scegliere dove viene visualizzato (La mia giornata, la home Report, o entrambi), oppure rimuoverne il fissaggio. Facendo clic su un riquadro si apre il report completo. Gli elementi fissati sono personali.
• Riepilogo giornaliero — quando AI Assist è abilitato, una scheda Riepilogami in La mia giornata sintetizza il proprio elenco delle azioni in poche frasi, mettendo in primo piano gli elementi più importanti. Viene eseguita solo su richiesta e l'elenco delle azioni sottostante rimane l'elenco autorevole.

Scarto dei documenti

In Manutenzione, il pannello Revisione della conservazione elenca i record chiusi il cui periodo di conservazione è scaduto — tra richieste, valutazioni, incidenti, reclami e rischi autonomi — e gestisce l'eliminazione permanente che garantisce la conformità al piano di conservazione dei documenti.