Dataimport og -eksport

Indstillinger → Dataimport og -eksport er der, hvor AccessPoint bakker sit eget løfte om ingen indlåsning op: en forretningslæsbar eksport af din sagsmængde efter behov, og en guidet vej til at hente historiske sager ind fra et andet system uden et ETL-projekt.

Hvor du finder det

Åbn Indstillinger fra appens værktøjslinje, og vælg Dataimport og -eksport i gruppen Kom godt i gang.

Dine data er aldrig låst inde

Tre ting er sande, uanset om du nogensinde bruger dette panel:

1. Du ejer databasen. Hver AccessPoint-tabel ligger i Azure SQL-databasen i dit eget Azure-abonnement. Standard Azure SQL-eksport-, sikkerhedskopierings- og forespørgselsværktøjer virker alle mod den — ingen leverandørinvolvering nødvendig.
2. Dokumenter ligger i din egen Blob Storage. Sagsdokumenter, svarpakker og sagsrevisionseksporter er almindelige filer i din egen Azure Storage-konto.
3. Eksport er ét klik væk. Fanen Eksport, nedenfor, producerer en forretningslæsbar kopi, når som helst du ønsker en.

Brugervenlig eksport

Fanen Eksport producerer en forretningslæsbar Excel-projektmappe, der dækker dine anmodninger, vurderinger, hændelser og klager, plus anmoderfortegnelsen, det registerniveau-risikoregister og leverandørregistret. Dens faner spejler bevidst importskabelonen, der beskrives nedenfor — så en eksport taget fra én tenant validerer problemfrit som en import til en anden, hvilket gør den nyttig til at samle tenants eller øve en migrering mod en testtenant. (Lovpligtige årlige/kvartalsvise indberetningsartefakter — de Excel-/XML-indberetninger, en jurisdiktionspakke leverer en skabelon til — kommer fra Rapporter-området, ikke dette panel.)

Migrering af historiske data

Fanen Import migrerer en historisk sagsmængde fra et andet system, ende til ende, uden en udvikler eller et ETL-værktøj:

1. Download importskabelonen. Den genereres til din tenant, så dens Reference-fane og rullelister i cellerne allerede bærer dine konfigurerede typekoder og fase-værdier.
2. Udfyld én række pr. post, datoer som YYYY-MM-DD.
3. Upload, og læs valideringsrapporten.
4. Importér nu for at køre den i baggrunden.

Legacy-reference kontra genererede numre

Hver importeret række har brug for en identifikator, og skabelonen giver dig to måder at levere én på:

• Sæt det gamle systems identifikator i Legacy-reference — altid, på hver række.
• Lad Nummer stå tomt i det normale tilfælde: AccessPoint genererer et IMP--præfikset nummer og forbliver selv den eneste nummereringsautoritet.
• Angiv kun et Nummer, når dit register eller en offentliggjort videregivelseslog kræver, at det gamle sagsnummer forbliver det officielle. Et angivet nummer bevares ordret — og hvis det matcher din tenants konfigurerede nummereringsformat, fremrykker det automatisk sekvensen, så nyoprettede sager fortsætter rent efter det. Valideringsrapporten fortæller dig, når en sekvensfremrykning er sket.

Validering og fejlrapport-rundturen

Upload importerer ikke noget i sig selv — den producerer en valideringsrapport, pr. fane, der viser, hvad der ville blive oprettet, hvad der ville blive sprunget over, og eventuelle rækkevise fejl. Importer er strengt kun-opret: en række, der matcher et eksisterende sagsnummer, springes over uden at røre den posts data, hvilket er det, der gør det altid sikkert at genkøre en rettet fil. Download fejlrapport giver dig din egen projektmappe tilbage med en Fejl-kolonne tilføjet, så løkken ret-og-genupload forbliver inden for den ene fil.

Historisk ved konstruktion

Når Importér nu kører (i baggrunden — du kan lukke panelet), er importerede poster bevidst inaktive ved ankomst: der sendes ingen notifikationer, der opstår ingen gennemgange, og ingen frister genberegnes. Angivne datoer gemmes præcis som givet, og hver importeret post bærer en Imported-post i revisionssporet, så oprindelsen altid er synlig senere. Anmodere matches til eksisterende kontakter via e-mail (eller oprettes, hvis der ikke er noget match); en adgangsmedarbejders e-mail uden match falder tilbage til den importerende administrator.

Fortegnelsesfanerne

Tre yderligere faner migrerer de registre, der ligger omkring dine sager, med den samme kun-opret-spring-over-semantik:

Migrering af dokumenter

Historiske sagsfiler migreres gennem den forudprovisionerede migration-staging-blobcontainer i din egen storage-konto, listet på projektmappens fane Dokumenter — intet at provisionere, containeren følger med installationsskabelonen.

1. Iscenesæt filerne, mappe-pr.-sag (LEGACY-42/All Staff Memo.docx): AzCopy til volumen (det bevarer dit mappetræ; tilføj --put-md5 for at aktivere hash-verificering), Azure-portalens træk-og-slip, eller panelets egen knap Upload filer til iscenesættelse til mindre sæt. Stier er unikke ved konstruktion, så identiske filnavne på forskellige sager aldrig kolliderer.
2. List hver fil på fanen Dokumenter — den sag, den hører til (et Nummer eller Legacy-reference, eller en eksisterende anmodning), dens iscenesættelsessti, og valgfrit en titel, dokumenttype, dato og en MD5-indholdshash. Når både manifestet og den iscenesatte blob bærer en hash, verificerer importfunktionen dem og afviser en uoverensstemmelse — et valgfrit forvaringskædetjek.
3. Validér i begge retninger. Hver listet sti skal findes i containeren, og iscenesatte filer, der ikke er listet, vises som en bemærkning frem for at blive importeret tavst. Efter at have tilføjet filer til projektmappen skal du genvalidere uden at genuploade den.
4. Importér. Hver listet fil kopieres ind i det normale dokumentlager og følger den samme konverterings-/indekseringspipeline som en indbygget upload, med oprindelsen Migration Import. En fil, der allerede er registreret på sagen, springes over ved genkørsler.

Iscenesatte filer sletter automatisk efter 60 dage — de er følsomme registreringer, der ligger uden for den normale dokumentlivscyklus, så containeren opbevarer dem ikke på ubestemt tid som standard.

Relaterede sider

• Opbevaringsgennemgang — hvordan AccessPoint senere administrerer bortskaffelsen af de sager, du migrerer ind.
• Anmodere — kontaktfortegnelsen, fanen Anmodere udfylder.
• Privatlivsemner — leverandørregistret, fanen Leverandører udfylder.
• Revisionslog — hvor Imported-oprindelsen på en migreret post vises.