Importação e Exportação de Dados

Definições → Importação e exportação de dados é onde o AccessPoint cumpre a sua própria promessa de não aprisionamento de dados: uma exportação legível para o negócio do seu volume de casos, disponível a qualquer momento, e um percurso guiado para trazer casos históricos de outro sistema sem necessidade de um projeto de ETL.

Onde Encontrá-lo

Abra Definições na barra de ferramentas da aplicação e escolha Importação e exportação de dados no grupo Introdução.

Os Seus Dados Nunca Ficam Bloqueados

Três factos são verdadeiros independentemente de alguma vez utilizar este painel:

1. A base de dados é sua. Todas as tabelas do AccessPoint residem na base de dados Azure SQL na sua subscrição Azure. As ferramentas padrão do Azure SQL de exportação, cópia de segurança e consulta funcionam todas diretamente sobre ela — sem necessidade de envolvimento do fornecedor.
2. Os documentos residem no seu próprio Blob Storage. Os documentos de caso, os pacotes de resposta e as exportações de auditoria de caso são ficheiros comuns na sua própria conta de Azure Storage.
3. A exportação está a um clique de distância. O separador Exportar, abaixo, produz uma cópia legível para o negócio sempre que quiser uma.

Exportação Amigável

O separador Exportar produz um livro Excel legível para o negócio, abrangendo os seus pedidos, avaliações, incidentes e reclamações, mais o diretório de requerentes, o registo de riscos ao nível do registo, e o registo de fornecedores. Os seus separadores espelham deliberadamente o modelo de importação descrito abaixo — pelo que uma exportação retirada de um tenant valida corretamente como importação noutro, o que a torna útil para consolidar tenants ou ensaiar uma migração contra um tenant de teste. (Os artefactos de relatórios estatutários anuais/trimestrais — as apresentações Excel/XML para as quais um pacote jurisdicional inclui um modelo — provêm da área de Relatórios, não deste painel.)

Separadores de inventário. Nove separadores de inventário só de leitura viajam com o livro; a importação ignora-os pelo nome. Um primeiro separador Read me explica o esquema de armazenamento e como ler os restantes. Document files lista todos os documentos de todos os casos com os respetivos metadados — tipo e número de caso, pasta, tamanho, tipo MIME, SHA-256, etiquetas, origem, autor do carregamento, datas, estado de conversão, decisão de inclusão e divulgação, tipo e duração de media, estado da análise antivírus — e o caminho blob exato do original, do PDF convertido e de quaisquer renderizações, mais um caminho local sugerido. Assessment answers contém todas as respostas de questionário e de triagem, com a pergunta do modelo; Custom fields os valores dos campos definidos pelo tenant em cada caso, resolvidos para as respetivas etiquetas; Redactions todas as redações de todos os documentos — localização, estado, a isenção citada e quaisquer alternativas e, numa gravação, o efeito e o intervalo temporal (nunca o texto ocultado em si); Extensions, Consultations, Correspondence e Reviews os registos correspondentes em cada caso, uma linha por item ou etapa de revisão. O livro é metadados — os ficheiros propriamente ditos permanecem na sua conta de armazenamento, e o procedimento abaixo associa os dois.

Exportar Todos os Documentos do Tenant

O livro dá-lhe os metadados; este procedimento dá-lhe os bytes. Execute-o antes de uma desativação, para um arquivo offline, para uma auditoria, ou para entregar um volume de casos a outro sistema.

Os documentos residem no contentor documents da conta de armazenamento criada pelo modelo, agrupados por GUID de caso, não por número de caso: registos de pedidos em {tenantId}/{requestId}/{documentId}{ext}, registos de avaliação em {tenantId}/assessments/{assessmentId}/documents/, registos de incidente em {tenantId}/incidents/{incidentId}/, registos de reclamação em {tenantId}/complaints/{complaintId}/, PDFs convertidos como {documentId}_converted.pdf ao lado do original, e renderizações (proxies de media, cartazes, formas de onda, transcrições, cópias de visualização e gravações divulgadas) em renditions/{documentId}/. O separador Read me repete esta tabela com os valores reais do seu tenant.

1. Pré-requisitos. A identidade com que executa precisa de Storage Blob Data Reader na conta de armazenamento. As chaves da conta de armazenamento estão desativadas e devem manter-se desativadas — utilize a autenticação Entra, nunca uma chave. Precisa do Azure CLI com sessão iniciada e, para maior velocidade e possibilidade de retoma, do AzCopy 10 (azcopy login).

2. Transfira o contentor, preservando a estrutura de pastas:

   azcopy copy "https://<storage-account>.blob.core.windows.net/documents/*" "D:\accesspoint-export\documents" --recursive=true --check-md5=FailIfDifferent
   # ou, para um tenant pequeno:
   az storage blob download-batch --auth-mode login --account-name <storage-account> --source documents --destination "D:\accesspoint-export\documents"
   

   Para transferir apenas um caso, utilize o respetivo Case id do livro como prefixo do caminho.

3. Verifique face ao livro. Conte as linhas em Document files face aos ficheiros em disco e verifique pontualmente a coluna SHA-256 com Get-FileHash.

4. Renomeie para pastas por número de caso. A transferência é organizada por GUID; a coluna Suggested local path do livro ({case number}/{folder path}/{document name}{ext}) reconstrói-a por número de caso, deixando intacta a árvore de GUIDs como cópia de auditoria.

Os PDFs convertidos e tudo o que está em renditions/, exceto as renderizações Release, derivam do original e são regenerados a pedido, pelo que pode ignorá-los para uma cópia apenas de originais. Mantenha as renderizações Release: são as gravações queimadas efetivamente divulgadas, e nenhum original as reproduz. Os pacotes de resposta são artefactos separados, no histórico de exportação de cada caso. A base de dados Azure SQL mantém-se como a cópia autoritativa de tudo (uma exportação bacpac capta-a na íntegra), e o registo de auditoria exporta-se a partir de Definições → Registo de auditoria. Nada neste procedimento altera o tenant.

Migrar Dados Históricos

O separador Importar migra um volume de casos históricos de outro sistema, de ponta a ponta, sem necessidade de um programador ou de uma ferramenta de ETL:

1. Descarregue o modelo de importação. É gerado para o seu tenant, pelo que o respetivo separador de referência e as listas pendentes em célula já trazem os seus códigos de tipo e valores de fase configurados.
2. Preencha uma linha por registo, com as datas no formato YYYY-MM-DD.
3. Carregue o ficheiro e leia o relatório de validação.
4. Importar agora para o executar em segundo plano.

Referência Legada vs. Números Gerados

Cada linha importada necessita de um identificador, e o modelo oferece duas formas de o fornecer:

• Coloque o identificador do sistema antigo em Referência legada — sempre, em todas as linhas.
• Deixe Número em branco no caso normal: o AccessPoint gera um número com o prefixo IMP-, mantendo-se como autoridade única de numeração.
• Forneça um Número apenas quando o seu registo ou um registo de divulgação publicado exigir que o número de caso antigo se mantenha como o oficial. Um número fornecido é mantido tal e qual — e, se corresponder ao formato de numeração configurado do seu tenant, avança automaticamente a sequência, para que os casos recém-criados continuem de forma limpa a partir dele. O relatório de validação informa-o sempre que ocorre um avanço de sequência.

Validação e o Ciclo do Relatório de Erros

Carregar o ficheiro não importa nada por si só — produz um relatório de validação, por separador, mostrando o que seria criado, o que seria ignorado, e quaisquer erros ao nível da linha. As importações são estritamente apenas de criação: uma linha que corresponda a um número de caso já existente é ignorada sem tocar nos dados desse registo, o que torna sempre seguro voltar a executar um ficheiro corrigido. Descarregar relatório de erros devolve-lhe o seu próprio livro com uma coluna de Erros acrescentada, para que o ciclo de corrigir e recarregar se mantenha dentro do mesmo ficheiro.

Histórico por Construção

Depois de Importar agora ser executado (em segundo plano — pode fechar o painel), os registos importados chegam deliberadamente inertes: não são enviadas notificações, não são geradas revisões, e não são recalculados prazos. As datas fornecidas são armazenadas exatamente como indicadas, e cada registo importado transporta uma entrada de trilha de auditoria Imported, para que a proveniência esteja sempre visível mais tarde. Os requerentes são associados a contactos existentes por email (ou criados, caso não haja correspondência); um email de responsável de acesso sem correspondência recai sobre o administrador que efetuou a importação.

Os Separadores de Diretório

Três outros separadores migram os registos que rodeiam os seus casos, utilizando a mesma semântica de ignorar-se-já-existir, apenas de criação:

Migrar Documentos

Os ficheiros de caso legados migram através do contentor blob pré-aprovisionado migration-staging, na sua própria conta de armazenamento, listado no separador Documentos do livro — nada a aprovisionar, o contentor já vem incluído no modelo de implantação.

1. Prepare os ficheiros em staging, uma pasta por caso (LEGACY-42/All Staff Memo.docx): o AzCopy para volume (preserva a sua árvore de pastas; adicione --put-md5 para ativar a verificação por hash), o arrastar-e-largar do portal Azure, ou o próprio botão Carregar ficheiros para staging do painel, para conjuntos mais pequenos. Os caminhos são únicos por construção, pelo que nomes de ficheiro idênticos em casos diferentes nunca colidem.
2. Liste cada ficheiro no separador Documentos — o caso a que pertence (um Número ou Referência legada, ou um pedido existente), o seu caminho em staging, e, opcionalmente, um título, tipo de documento, data, e um hash de conteúdo MD5. Quando tanto o manifesto como o blob em staging transportam um hash, o importador verifica-os e rejeita uma incompatibilidade — uma verificação opcional de cadeia de custódia.
3. Valide em ambas as direções. Todo o caminho listado tem de existir no contentor, e os ficheiros em staging que não estejam listados são assinalados como aviso, em vez de importados silenciosamente. Depois de acrescentar ficheiros ao livro, revalide sem voltar a carregá-lo.
4. Importar. Cada ficheiro listado é copiado para o repositório de documentos normal e segue o mesmo pipeline de conversão/indexação de um carregamento nativo, transportando a proveniência Migration Import. Um ficheiro já registado no caso é ignorado em execuções repetidas.

Os ficheiros em staging eliminam-se automaticamente ao fim de 60 dias — são registos sensíveis que ficam fora do ciclo de vida normal dos documentos, pelo que o contentor não os retém indefinidamente por predefinição.

Páginas Relacionadas

• Revisão de Retenção — como o AccessPoint gere, mais tarde, a destinação dos casos que migra para o sistema.
• Requerentes e Contactos — o diretório de contactos que o separador Requerentes preenche.
• Sujeitos de Privacidade e Controlos — o registo de Fornecedores que o separador Fornecedores preenche.
• Registo de Auditoria — onde surge a proveniência Imported num registo migrado.