Administratorhandbuch

Dieses Handbuch behandelt die Bereitstellung, Konfiguration und laufende Administration von AccessPoint. Nahezu nichts ist fest codiert — AccessPoint verfolgt einen Ansatz nach dem Prinzip „Konfiguration vor Code", sodass Sie Antragstypen, Schreiben, Ausnahmen, Kalender, Rollen und das Datenschutzprogramm über Einstellungen umgestalten können, ohne einen Entwickler oder eine erneute Bereitstellung.

Beginnen Sie hier: Bereitstellungshandbuch — stellen Sie Azure-Ressourcen bereit, installieren Sie das SPFx Web Part und die Teams-App und verbinden Sie diese mit Ihrem Microsoft 365-Mandanten.

Für wen ist dieses Handbuch gedacht?

• IT-Administratoren, die für die Bereitstellung und Wartung von AccessPoint verantwortlich sind
• SharePoint- und Azure-Administratoren, die die Microsoft 365- und Azure-Umgebung verwalten
• Systemverantwortliche, die Geschäftsregeln und Betriebseinstellungen konfigurieren

Die folgenden Seiten spiegeln den Einstellungen-Hub wider. Die Einstellungsübersicht zeigt den Hub so, wie ihn die App darstellt.

Erste Schritte

• Einstellungen — das gruppierte Verzeichnis aller Konfigurationsbereiche
• Ersteinrichtung — API-Basis-URL, Azure-Bereitstellung/-Aktualisierung sowie E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen
• Konfigurationspakete — rechtsordnungsspezifische oder universelle Pakete importieren und angewendete Pakete überprüfen
• Organisation — der Anzeigename der Institution, der in Mitteilungen, Schreiben und Token eingefügt wird
• Systemsprachen — aktive Mandantensprachen, Standardsprache und Anzeigereihenfolge
• Kalender — Werktagskalender und gesetzliche Feiertage für die Fristberechnung
• Funktionen — Schalter zum Deaktivieren einzelner Funktionen pro Mandant

Benutzer, Rollen & Zugriff

• Benutzerverwaltung — Anwendungsrollen pro Benutzer zuweisen oder entfernen (Schutz des letzten Administrators)
• Rollen & Berechtigungen — Mandantenrollen aus einem kategorisierten, bereichsbezogenen Berechtigungskatalog erstellen

Antragseingang

• Antragstypen — Kategorien, Standardlaufzeiten, Datumskonventionen und Regeln für beschleunigte Bearbeitung
• Antragsstatus — konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Antragslebenszyklus
• Nummerierungskonfiguration — Muster aus Präfix, Trennzeichen, Jahr und Sequenz mit Live-Vorschau
• Antragstellerkategorien — Gebührenkategorien (Medien, Öffentlichkeit, Wirtschaft), die in der Volumenberichterstattung verwendet werden
• Antragstellerkategorie-Taxonomien — übersetzbare Klassifizierungslisten für Kontakte und Institutionen
• Antragstellersprachen — Optionen für die bevorzugte Sprache von Antragstellern
• Flusssteuerung für Antragsteller — Limit aktiver Anträge, Grund für die Zurückstellung, Aktivierungsrichtlinie und Tage bis zum Verfall einer Zurückstellung
• Beziehungen — Beziehungstypen zwischen Antragsteller und betroffener Person (selbst, Vertreter, Dritte)
• Informationskategorien — Klassifizierung der Art der angeforderten Informationen
• Benutzerdefinierte Felder — mandantendefinierte Felder, die zu Entitäten hinzugefügt werden

Antragslebenszyklus

• Verlängerungsgründe — Gründe mit vorgeschlagener/minimaler/maximaler Dauer und anwendbaren Antragstypen
• Schließungsgründe — die Gründe, aus denen ein Antrag geschlossen werden kann
• Antwortmethoden — wie Antworten an Antragsteller übermittelt werden
• SLA-Ziele — Werktagsziele pro Phase für Anträge, Zuweisungen und Konsultationen

Zusammenarbeit & Prüfungen

• Kommunikationsmethoden — wie die Dienststelle mit Antragstellern kommuniziert
• Konsultationstypen — Kategorien für abteilungsübergreifende und externe Konsultationen
• Korrespondenzvorlagen — nach Meilensteinen typisierte, mehrsprachige Brief-/E-Mail-Vorlagen mit Token
• Benachrichtigungsvorlagen — Erinnerungsregeln und mehrsprachige Benachrichtigungsinhalte
• Prüfungstypen — die Arten von Prüfungen, die von der Prüfungs-Engine verwendet werden
• Prüfungsworkflows — sequenzielle/parallele Phasenvorlagen mit Reviewern, Gating und Erinnerungen
• Erforderliche Prüfungen — Zuordnung von Prüfungsvorlagen zu Auslösephasen über Fallbereiche hinweg
• Stundenerfassung — Schalter für Selbsteingabe und Stundenkategorien (Gebührensatz, Umfang)

Dokumente & Prüfung

• Einreichungsquellen — woher Dokumente stammen
• Dokumenttypen — Klassifizierung von Dokumenten innerhalb eines Antrags
• Dokument-Tags — farbcodierte Tag-Taxonomie, Kategorien, gegenseitiger Ausschluss und E-Mail-Familien-Kaskade
• Dokumentvorlagen — Briefkopf-, Leer- und Serienbriefvorlagen für Arbeitsdateien
• Ansichten des Dokumente-Arbeitsbereichs — mandantenweit geteilte gespeicherte Ansichten, die im Dokumente-Arbeitsbereich angeheftet sind
• Relevanzoptionen — Klassifizierungen der Dokumentrelevanz, die während der Prüfung verwendet werden
• Rechtsgrundlagen — die „Welches Gesetz"-Referenz (Typ, Rechtsordnung, Fundstelle, Aufsichtsbehörde)
• Ausnahmen — Ausnahme-/Ausschlussbestimmungen zum Schwärzen von Dokumenten
• Darstellung von Schwärzungen — finaler Stil, Redline-Transparenz, Ausnahme-Overlay und Freigabe vor dem Export
• Attestierungsvorlagen — der Zertifizierungstext, den Custodians beim Übermitteln unterzeichnen

Datenschutzkonfiguration

• Bewertungstypen — PIA-/AIA-/Sicherheitstypen, Scoring, Einstufung und Zusammenfassungsvorlagen
• Bewertungsstatus — konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Bewertungslebenszyklus
• Bewertungsvorlagen — der Fragebogen-Builder (Abschnitte/Fragen), Versionierung und Vorabprüfungen
• Vorfallstypen — Kategorien für Datenschutzvorfälle und -verletzungen
• Vorfallstatus — konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Vorfallslebenszyklus
• Auswahllisten für Vorfälle — Taxonomien für Ursache, PI-Kategorie, Schaden, Eindämmung, Behebung und Benachrichtigung
• Beschwerdetypen — Kategorien für Beschwerden und Widersprüche
• Beschwerdestatus — konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Beschwerdelebenszyklus
• Risikokategorien — gemeinsam genutzte Risikoregister-Kategorien und Einstellungen zur Risikobereitschaft
• ROPA-Optionslisten — GDPR Art.30-Taxonomien für Kategorien betroffener Personen und Empfänger

Berichtskonfiguration

• Dashboard-Anzeige — Standardspalten des Anträge-Rasters und Standardfilter
• Dashboard-Ansichten — mandantenweit geteilte gespeicherte Ansichten über alle Entitäts-Dashboards hinweg
• Berichtsintervalle — Tagesbereichsgruppen für die Fristgerechtigkeit in Statistiken
• Berichtskatalog — Felder des benutzerdefinierten Berichts-Builders pro Mandant aktivieren oder umbenennen
• Vorlagen für statistische Berichte — rechtsordnungsspezifische Jahresberichtsvorlagen und benutzerdefinierte Definitionen

System & Compliance

• Audit-Ledger — der Append-only-, Hash-verkettete Audit-Trail und die Integritätsprüfung
• Notfallwiederherstellung — Sicherung, Wiederherstellung, Rollback-Verfahren, Gesundheitsüberwachung und Skalierung