Beheerdershandleiding

Deze handleiding behandelt de implementatie, configuratie en het doorlopende beheer van AccessPoint. Vrijwel niets is hardcoded — AccessPoint hanteert een aanpak waarbij configuratie boven code gaat, zodat u aanvraagtypen, brieven, uitzonderingen, kalenders, rollen en het privacyprogramma kunt aanpassen vanuit Instellingen, zonder dat daarvoor een ontwikkelaar of nieuwe implementatie nodig is.

Begin hier: Implementatiehandleiding — Azure-resources inrichten, het SPFx-webonderdeel en de Teams-app installeren, en deze koppelen aan uw Microsoft 365-tenant.

Voor wie is deze handleiding bedoeld?

• IT-beheerders die verantwoordelijk zijn voor het implementeren en onderhouden van AccessPoint
• SharePoint- en Azure-beheerders die de Microsoft 365- en Azure-omgeving beheren
• Systeemeigenaren die bedrijfsregels en operationele instellingen configureren

De onderstaande pagina's weerspiegelen de hub Instellingen. Zie het Overzicht van Instellingen voor de hub zoals de app deze weergeeft.

Aan de slag

• Instellingen — het gegroepeerde overzicht van elk configuratiegebied
• Installatie — API-basis-URL, Azure-implementatie/-update en meldingen via e-mail en Teams
• Configuratiepakketten — jurisdictie- of universele pakketten importeren en toegepaste pakketten bekijken
• Organisatie — de weergavenaam van de instelling die wordt samengevoegd in kennisgevingen, brieven en tokens
• Talen — actieve tenanttalen, standaardtaal en weergavevolgorde
• Kalenders — werkdagkalenders en wettelijke feestdagen voor de berekening van vervaldatums
• Functies — per tenant schakelaars om functies uit te schakelen

Gebruikers, rollen en toegang

• Gebruikers beheren — applicatierollen per gebruiker toewijzen of verwijderen (bescherming tegen het verwijderen van de laatste beheerder)
• Rollen en machtigingen — tenantrollen samenstellen vanuit een gecategoriseerde machtigingencatalogus met een afgebakend bereik

Aanvraagintake

• Aanvraagtypen — categorieën, standaardtermijnen, datumconventies en versnellingsregels
• Aanvraagstatussen — configureerbare statuslabels voor de levenscyclus van aanvragen
• Nummeringsconfiguratie — patronen voor voorvoegsel/scheidingsteken/jaar/volgnummer met live voorbeeld
• Aanvragercategorieën — tariefcategorieën (media, publiek, zakelijk) gebruikt in volumerapportage
• Taxonomie van aanvragercategorieën — vertaalbare classificatielijsten voor contacten en instellingen
• Aanvragertalen — voorkeurstaalopties voor aanvragers
• Doorstroombeheer van aanvragers — limiet voor actieve aanvragen, reden voor opschorting, activeringsbeleid en het aantal dagen voordat een opschorting verouderd raakt
• Relaties — relatietypen tussen aanvrager en betrokkene (zelf, vertegenwoordiger, derde partij)
• Informatiecategorieën — classificatie van het type opgevraagde informatie
• Aangepaste velden — door de tenant gedefinieerde velden toegevoegd aan entiteiten

Levenscyclus van aanvragen

• Verlengingsredenen — redenen met voorgestelde/minimale/maximale termijnen en toepasselijke aanvraagtypen
• Afsluitingsredenen — de redenen waarom een aanvraag kan worden afgesloten
• Antwoordmethoden — hoe antwoorden aan aanvragers worden geleverd
• SLA-doelstellingen — werkdagdoelstellingen per fase voor aanvragen, toewijzingen en consultaties

Samenwerking en beoordelingen

• Communicatiemethoden — hoe de dienst communiceert met aanvragers
• Consultatietypen — categorieën voor interdepartementale en externe consultatie
• Correspondentiesjablonen — meertalige brief-/e-mailsjablonen met tokens, ingedeeld naar mijlpaal
• Meldingssjablonen — herinneringsregels en meertalige meldingsinhoud
• Beoordelingstypen — de soorten beoordeling die door de beoordelingsengine worden gebruikt
• Beoordelingsworkflows — sequentiële/parallelle fasesjablonen met beoordelaars, poortcontrole en herinneringen
• Verplichte beoordelingen — koppeling van beoordelingssjablonen aan triggerfasen in verschillende dossiergebieden
• Urenregistratie — schakelaar voor zelfregistratie en urencategorieën (tarief, reikwijdte)

Documenten en beoordeling

• Indieningsbronnen — waar documenten vandaan komen
• Documenttypen — classificatie van documenten binnen een aanvraag
• Documentlabels — kleurgecodeerde labeltaxonomie, categorieën, onderlinge uitsluiting en cascade voor e-mailfamilies
• Documentsjablonen — briefhoofd-/blanco-/samenvoegsjablonen voor werkbestanden
• Weergaven van de documentwerkruimte — tenantbrede opgeslagen weergaven vastgezet in de werkruimte Documenten
• Relevantieopties — classificaties van documentrelevantie gebruikt tijdens beoordeling
• Rechtsgrondslagen — het naslagoverzicht "welke wet" (type, jurisdictie, citaat, toezichthouder)
• Uitzonderingen — uitzonderings-/uitsluitingsbepalingen voor het zwartlakken van documenten
• Weergave van zwartlakking — definitieve stijl, transparantie van markeringen, overlay van uitzonderingen en goedkeuring vóór export
• Attestatiesjablonen — de certificeringstekst die documentbeheerders ondertekenen bij het indienen

Privacyconfiguratie

• Toetsingstypen — PIA/AIA/beveiligingstypen, scoring, niveau-indeling en samenvattingssjablonen
• Toetsingsstatussen — configureerbare statuslabels voor de levenscyclus van toetsingen
• Toetsingssjablonen — de vragenlijstbouwer (secties/vragen), versiebeheer en screeningsvragenlijsten
• Incidenttypen — categorieën voor privacyincidenten en datalekken
• Incidentstatussen — configureerbare statuslabels voor de levenscyclus van incidenten
• Incidentkeuzelijsten — taxonomieën voor oorzaak, PI-categorie, schade, inperking, herstel en melding
• Klachttypen — categorieën voor klachten en beroepen
• Klachtstatussen — configureerbare statuslabels voor de levenscyclus van klachten
• Risicocategorieën — gedeelde categorieën voor het risicoregister en instellingen voor risicobereidheid
• ROPA-keuzelijsten — taxonomieën voor categorieën betrokkenen en ontvangers conform GDPR Art.30

Rapportageconfiguratie

• Dashboardweergave — standaardkolommen van het aanvragenraster en standaardfilters
• Dashboardweergaven — tenantbrede opgeslagen weergaven op alle entiteitsdashboards
• Rapportageklassen — dagbereikklassen voor tijdigheidsstatistieken
• Rapportcatalogus — velden van de aangepaste rapportbouwer per tenant inschakelen of hernoemen
• Sjablonen voor statistische rapporten — jaarverslagsjablonen per jurisdictie en aangepaste definities

Systeem en compliance

• Auditlogboek — het alleen-toevoegen, hash-geketende audittrail en integriteitsverificatie
• Noodherstel — back-up, herstel, rollbackprocedures, gezondheidsmonitoring en opschaling