Guia do Administrador

Este guia abrange a implantação, a configuração e a administração contínua do AccessPoint. Praticamente nada está fixo no código — o AccessPoint segue uma abordagem de configuração sobre código, pelo que pode remodelar tipos de pedido, cartas, isenções, calendários, funções e o programa de privacidade a partir de Definições, sem necessidade de um programador ou de uma nova implantação.

Comece aqui: Guia de Implantação — aprovisionar recursos do Azure, instalar o web part SPFx e a aplicação Teams, e ligá-los ao seu tenant Microsoft 365.

A quem se destina este guia?

• Administradores de TI responsáveis pela implantação e manutenção do AccessPoint
• Administradores de SharePoint e Azure que gerem o ambiente Microsoft 365 e Azure
• Proprietários de Sistema que configuram regras de negócio e definições operacionais

As páginas abaixo espelham o centro de Definições. Consulte a Visão Geral das Definições para ver o centro tal como é apresentado na aplicação.

Primeiros passos

• Definições — o diretório agrupado de todas as áreas de configuração
• Configuração inicial — URL base da API, implantação/atualização do Azure, e notificações por e-mail e Teams
• Pacotes de configuração — importar pacotes de jurisdição ou universais e rever pacotes aplicados
• Organização — o nome de exibição da instituição incorporado em avisos, cartas e tokens
• Idiomas — idiomas ativos do tenant, idioma predefinido e ordem de apresentação
• Calendários — calendários de dias úteis e feriados estatutários para o cálculo de prazos
• Funcionalidades — comutadores para desativar funcionalidades, por tenant

Utilizadores, funções e acesso

• Gerir utilizadores — atribuir ou remover funções da aplicação por utilizador (proteção contra remoção do último administrador)
• Funções e permissões — criar funções do tenant a partir de um catálogo de permissões categorizado e delimitado por âmbito

Receção de pedidos

• Tipos de pedido — categorias, durações predefinidas, convenções de datas e regras de tratamento urgente
• Estados de pedido — etiquetas de estado configuráveis para o ciclo de vida do pedido
• Configuração de numeração — padrões de prefixo/separador/ano/sequência com pré-visualização em tempo real
• Categorias de requerentes — categorias de taxas (media, público, empresas) utilizadas em relatórios de volume
• Taxonomia de categorias de requerentes — listas de classificação traduzíveis para contactos e instituições
• Idiomas dos requerentes — opções de idioma preferido para requerentes
• Controlo de fluxo de requerentes — limite de pedidos ativos, motivo de suspensão, política de ativação e dias de suspensão expirada
• Relações — tipos de relação entre requerente e sujeito (próprio, representante, terceiro)
• Categorias de informação — classificação do tipo de informação solicitada
• Campos personalizados — campos definidos pelo tenant, adicionados a entidades

Ciclo de vida do pedido

• Motivos de extensão — motivos com durações sugeridas/mínimas/máximas e tipos de pedido aplicáveis
• Motivos de encerramento — os motivos pelos quais um pedido pode ser encerrado
• Métodos de resposta — como as respostas são entregues aos requerentes
• Metas de SLA — metas em dias úteis, por etapa, para pedidos, atribuições e consultas

Colaboração e revisões

• Métodos de comunicação — como o gabinete comunica com os requerentes
• Tipos de consulta — categorias de consulta interdepartamental e externa
• Modelos de correspondência — modelos de carta/e-mail multilingues, tipificados por marco, com tokens
• Modelos de notificação — regras de lembrete e conteúdo de notificação multilingue
• Tipos de revisão — os tipos de revisão utilizados pelo motor de revisão
• Fluxos de trabalho de revisão — modelos de etapas sequenciais/paralelas com revisores, condições de avanço e lembretes
• Revisões obrigatórias — associação de modelos de revisão a etapas de acionamento em todas as áreas de processo
• Registo de horas — interruptor de autorregisto e categorias de horas (taxa de honorários, âmbito)

Documentos e revisão

• Fontes de submissão — de onde provêm os documentos
• Tipos de documento — classificação de documentos dentro de um pedido
• Etiquetas de documento — taxonomia de etiquetas codificadas por cor, categorias, exclusividade mútua e cascata de família de e-mail
• Modelos de documento — modelos de papel timbrado/em branco/de combinação para ficheiros de trabalho
• Vistas do espaço de trabalho de documentos — vistas guardadas, partilhadas pelo tenant, fixadas no espaço de trabalho Documentos
• Opções de relevância — classificações de relevância de documentos utilizadas durante a revisão
• Autoridades legais — a referência de "qual a lei" (tipo, jurisdição, citação, regulador)
• Isenções — disposições de isenção/exclusão para a redação de documentos
• Aparência da redação — estilo final, transparência da marcação, sobreposição de isenções e aprovação antes da exportação
• Modelos de atestação — o texto de certificação que os custodians assinam ao submeter

Configuração de privacidade

• Tipos de avaliação — tipos PIA/AIA/Segurança, pontuação, categorização por níveis e modelos de resumo
• Estados de avaliação — etiquetas de estado configuráveis para o ciclo de vida da avaliação
• Modelos de avaliação — o construtor de questionários (secções/perguntas), versionamento e formulários de triagem
• Tipos de incidente — categorias para incidentes e violações de privacidade
• Estados de incidente — etiquetas de estado configuráveis para o ciclo de vida do incidente
• Listas de opções de incidente — taxonomias de causa, categoria de PI, dano, contenção, remediação e notificação
• Tipos de reclamação — categorias para reclamações e recursos
• Estados de reclamação — etiquetas de estado configuráveis para o ciclo de vida da reclamação
• Categorias de risco — categorias partilhadas do registo de riscos e definições de apetite ao risco
• Listas de opções de ROPA — taxonomias de categorias de titulares de dados e destinatários do GDPR Art.30

Configuração de relatórios

• Apresentação do painel — colunas e filtros predefinidos da grelha de Pedidos
• Vistas do painel — vistas guardadas, partilhadas pelo tenant, em todos os painéis de entidades
• Intervalos de relatórios — grupos de intervalos de dias de tempestividade para estatísticas
• Catálogo de relatórios — ativar ou renomear campos do construtor de relatórios personalizados, por tenant
• Modelos de relatórios estatísticos — modelos de relatório anual por jurisdição e definições personalizadas

Sistema e conformidade

• Registo de auditoria — a trilha de auditoria apenas de acréscimo e encadeada por hash, e a verificação de integridade
• Recuperação de desastres — cópia de segurança, recuperação, procedimentos de reversão, monitorização de saúde e escalabilidade