Guía del administrador

Esta guía abarca la implementación, la configuración y la administración continua de AccessPoint. Casi nada está codificado de forma rígida — AccessPoint sigue un enfoque de configuración en lugar de código, de modo que puede adaptar los tipos de solicitud, las cartas, las exenciones, los calendarios, los roles y el programa de privacidad desde Configuración sin necesidad de un desarrollador ni de una nueva implementación.

Empiece aquí: Guía de implementación — aprovisione los recursos de Azure, instale el elemento web de SPFx y la aplicación de Teams, y conéctelos a su inquilino de Microsoft 365.

¿Para quién es esta guía?

• Administradores de TI responsables de implementar y mantener AccessPoint
• Administradores de SharePoint y Azure que gestionan el entorno de Microsoft 365 y Azure
• Propietarios del sistema que configuran las reglas de negocio y los ajustes operativos

Las páginas siguientes reflejan el centro de Configuración. Consulte la Descripción general de la configuración para ver el centro tal como lo presenta la aplicación.

Primeros pasos

• Configuración — el directorio agrupado de todas las áreas de configuración
• Configuración inicial — URL base de la API, implementación/actualización de Azure y notificaciones por correo electrónico y Teams
• Paquetes de configuración — importe paquetes jurisdiccionales o universales y revise los paquetes aplicados
• Organización — el nombre para mostrar de la institución que se combina en avisos, cartas y tokens
• Idiomas — idiomas activos del inquilino, idioma predeterminado y orden de visualización
• Calendarios — calendarios de días hábiles y festivos oficiales para el cálculo de fechas de vencimiento
• Funciones — interruptores de exclusión de funciones por inquilino

Usuarios, roles y acceso

• Gestionar usuarios — asigne o quite roles de aplicación por usuario (protección de último administrador)
• Roles y permisos — cree roles del inquilino a partir de un catálogo de permisos categorizado y con ámbitos definidos

Recepción de solicitudes

• Tipos de solicitud — categorías, duraciones predeterminadas, convenciones de fechas y reglas de tramitación urgente
• Estados de solicitud — etiquetas de estado configurables para el ciclo de vida de la solicitud
• Configuración de numeración — patrones de prefijo/separador/año/secuencia con vista previa en tiempo real
• Categorías de solicitantes — categorías de tarifas (medios, público, empresas) utilizadas en los informes de volumen
• Taxonomías de categorías de solicitantes — listas traducibles de clasificación de contactos e instituciones
• Idiomas de solicitantes — opciones de idioma preferido para los solicitantes
• Control de flujo de solicitantes — límite de solicitudes activas, motivo de retención, política de activación y días de retención obsoleta
• Relaciones — tipos de relación entre el solicitante y el titular (uno mismo, representante, tercero)
• Categorías de información — clasificación del tipo de información solicitada
• Campos personalizados — campos definidos por el inquilino que se añaden a las entidades

Ciclo de vida de la solicitud

• Motivos de prórroga — motivos con duraciones sugerida/mínima/máxima y tipos de solicitud aplicables
• Motivos de cierre — los motivos por los que se puede cerrar una solicitud
• Métodos de respuesta — cómo se entregan las respuestas a los solicitantes
• Objetivos de SLA — objetivos de días hábiles por etapa para solicitudes, asignaciones y consultas

Colaboración y revisiones

• Métodos de comunicación — cómo se comunica la oficina con los solicitantes
• Tipos de consulta — categorías de consulta interdepartamental y externa
• Plantillas de correspondencia — plantillas de carta/correo electrónico multilingües, clasificadas por hito, con tokens
• Plantillas de notificación — reglas de recordatorio y contenido de notificación multilingüe
• Tipos de revisión — los tipos de revisión que utiliza el motor de revisión
• Plantillas de flujo de trabajo de revisión — plantillas de etapas secuenciales/paralelas con revisores, bloqueo y recordatorios
• Revisiones obligatorias — asignación de plantillas de revisión a etapas desencadenantes en las distintas áreas de casos
• Seguimiento de horas — interruptor de autorregistro y categorías de horas (tarifa, ámbito)

Documentos y revisión

• Fuentes de envío — de dónde proceden los documentos
• Tipos de documento — clasificación de los documentos dentro de una solicitud
• Etiquetas de documento — taxonomía de etiquetas codificadas por color, categorías, exclusividad mutua y cascada de familias de correo electrónico
• Plantillas de documento — plantillas con membrete/en blanco/de combinación para archivos de trabajo
• Vistas del espacio de trabajo de documentos — vistas guardadas compartidas por el inquilino y ancladas en el espacio de trabajo de Documentos
• Opciones de relevancia — clasificaciones de relevancia de documentos utilizadas durante la revisión
• Autoridades legales — la referencia de «qué ley» (tipo, jurisdicción, cita, regulador)
• Exenciones — disposiciones de exención/exclusión para la tachadura de documentos
• Apariencia de los tachados — estilo final, transparencia del marcado, superposición de exenciones y aprobación previa a la exportación
• Plantillas de atestación — el texto de certificación que los custodios firman al realizar el envío

Configuración de privacidad

• Tipos de evaluación — tipos de PIA/AIA/seguridad, puntuación, clasificación por niveles y plantillas de resumen
• Estados de la evaluación — etiquetas de estado configurables para el ciclo de vida de la evaluación
• Plantillas de evaluación — el creador de cuestionarios (secciones/preguntas), control de versiones y filtros preliminares
• Tipos de incidente — categorías para incidentes y vulneraciones de privacidad
• Estados de incidentes — etiquetas de estado configurables para el ciclo de vida del incidente
• Listas de opciones de incidentes — taxonomías de causa, categoría de información personal, daño, contención, remediación y notificación
• Tipos de queja — categorías para quejas y apelaciones
• Estados de queja — etiquetas de estado configurables para el ciclo de vida de la queja
• Categorías de riesgo — categorías compartidas del registro de riesgos y ajustes de apetito de riesgo
• Listas de opciones de ROPA — taxonomías de categorías de interesados y de destinatarios de GDPR Art.30

Configuración de informes

• Visualización del panel — columnas predeterminadas de la cuadrícula de Solicitudes y filtros predeterminados
• Vistas del panel — vistas guardadas compartidas por el inquilino en los paneles de entidades
• Intervalos de informes — agrupaciones por rango de días de puntualidad para las estadísticas
• Catálogo de informes — habilite o cambie el nombre de los campos del creador de informes personalizados por inquilino
• Plantillas de informes estadísticos — plantillas de informe anual por jurisdicción y definiciones personalizadas

Sistema y cumplimiento

• Registro de auditoría — el rastro de auditoría de solo anexión y encadenado mediante hash, y la verificación de integridad
• Recuperación ante desastres — copias de seguridad, recuperación, procedimientos de reversión, supervisión del estado y escalado