Ylläpitäjän opas

Tämä opas kattaa AccessPointin käyttöönoton, konfiguroinnin ja jatkuvan hallinnan. Lähes mikään ei ole kovakoodattua — AccessPoint noudattaa periaatetta "konfigurointi koodin sijaan", joten voit muokata pyyntötyyppejä, kirjeitä, vapautuksia, kalentereita, rooleja ja tietosuojaohjelmaa Asetukset-osiosta ilman kehittäjää tai uudelleenkäyttöönottoa.

Aloita tästä: Käyttöönotto-opas — ota käyttöön Azure-resurssit, asenna SPFx-verkko-osa ja Teams-sovellus sekä yhdistä ne Microsoft 365 -vuokraajaasi.

Kenelle tämä opas on tarkoitettu?

• IT-ylläpitäjät, jotka vastaavat AccessPointin käyttöönotosta ja ylläpidosta
• SharePoint- ja Azure-ylläpitäjät, jotka hallinnoivat Microsoft 365- ja Azure-ympäristöä
• Järjestelmän omistajat, jotka konfiguroivat liiketoimintasäännöt ja toiminnalliset asetukset

Alla olevat sivut vastaavat Asetukset-keskusta. Katso Asetusten yleiskatsaus, jossa keskus esitellään sellaisena kuin sovellus sen näyttää.

Aloittaminen

• Asetukset — jokaisen määritysalueen ryhmitelty hakemisto
• Alkumääritys — API:n perusosoite, Azure-käyttöönotto/päivitys sekä sähköposti- ja Teams-ilmoitukset
• Lainkäyttöaluepaketit — tuo lainkäyttöaluekohtaisia tai yleisiä paketteja ja tarkastele sovellettuja paketteja
• Organisaatio — laitoksen näyttönimi, joka yhdistetään ilmoituksiin, kirjeisiin ja tokeneihin
• Järjestelmän kielet — aktiiviset vuokraajan kielet, oletuskieli ja näyttöjärjestys
• Kalenterit — arkipäiväkalenterit ja lakisääteiset vapaapäivät määräaikojen laskentaa varten
• Ominaisuudet — vuokraajakohtaiset ominaisuuksien poiskytkentäasetukset
• Tekoälyehdotukset — ohjeistusehdotusten saapuvien-kansio tekoälyn luonnostelemille toimintaoppaan ja katalogin tarkennuksille, sekä Kysy AccessPointilta -kysymysten louhinta aggregoiduiksi teemoiksi
• Tietojen tuonti ja vienti — siirrä historiallinen tapauskanta vuokraajakohtaisesti luodun tuontimallin avulla, ja vie liiketoiminnallisesti luettava Excel-työkirja

Käyttäjät, roolit ja käyttöoikeudet

• Käyttäjien hallinta — määritä tai poista sovellusrooleja käyttäjäkohtaisesti (viimeisen ylläpitäjän suoja)
• Roolit ja käyttöoikeudet — rakenna vuokraajan roolit luokitellusta, rajatusta käyttöoikeusluettelosta

Pyyntöjen vastaanotto

• Pyyntötyypit — kategoriat, oletuskestot, päivämääräkäytännöt ja pikakäsittelysäännöt
• Pyyntötilat — pyynnön elinkaaren muokattavat tilamerkinnät
• Numerointimääritys — etuliite-, erotin-, vuosi- ja juoksevan numeron kaavat reaaliaikaisella esikatselulla
• Pyynnön esittäjien kategoriat — maksuluokat (media, yleisö, yritys), joita käytetään määräraportoinnissa
• Pyynnön esittäjien kategorioiden taksonomia — käännettävät yhteystieto- ja laitosluokitteluluettelot
• Pyynnön esittäjien kielet — pyynnön esittäjien ensisijaisen kielen vaihtoehdot
• Pyynnön esittäjien virtauksenhallinta — aktiivisten pyyntöjen enimmäismäärä, pidätyssyy, aktivointikäytäntö ja pidätyksen vanhenemisaika
• Suhteet — pyynnön esittäjän ja kohteen väliset suhdetyypit (itse, edustaja, kolmas osapuoli)
• Tietoluokat — pyydetyn tiedon tyypin luokittelu
• Mukautetut kentät — vuokraajan määrittämät kentät, jotka lisätään entiteetteihin

Pyynnön elinkaari

• Jatkoajan syyt — syyt ehdotetuilla, vähimmäis- ja enimmäiskestoilla sekä soveltuvilla pyyntötyypeillä
• Sulkemisen syyt — syyt, joiden perusteella pyyntö voidaan sulkea
• Vastausmenetelmät — miten vastaukset toimitetaan pyynnön esittäjille
• SLA-tavoitteet — vaihekohtaiset arkipäivätavoitteet pyynnöille, tehtäville ja konsultaatioille

Yhteistyö ja tarkistukset

• Viestintätavat — miten toimisto viestii pyynnön esittäjien kanssa
• Konsultaatiotyypit — osastojen välisten ja ulkoisten konsultaatioiden kategoriat
• Kirjeenvaihtomallit — virstanpylväskohtaiset, monikieliset kirje- ja sähköpostimallit tokeneineen
• Ilmoitusmallit — muistutussäännöt ja monikielinen ilmoitussisältö
• Tarkistustyypit — tarkistusmoottorin käyttämät tarkistuslajit
• Tarkistuksen työnkulut — peräkkäiset tai rinnakkaiset vaihemallit tarkistajineen, porttiehtoineen ja muistutuksineen
• Pakolliset tarkistukset — tarkistusmallien yhdistäminen laukaiseviin vaiheisiin eri asia-alueilla
• Tuntikirjaus — itsekirjauskytkin ja tuntikategoriat (maksutaso, laajuus)

Asiakirjat ja tarkastelu

• Asiakirjatyypit — asiakirjojen luokittelu pyynnön sisällä
• Asiakirjatunnisteet — värikoodattu tunnistetaksonomia, kategoriat, keskinäinen poissulkevuus ja sähköpostiperheen kaskadi
• Asiakirjamallit — kirjelomake-, tyhjä- ja yhdistelymallit työtiedostoja varten
• Asiakirjatyötilan näkymät — vuokraajan jaetut tallennetut näkymät, jotka on kiinnitetty Asiakirjat-työtilaan
• Relevanssivaihtoehdot — asiakirjojen relevanssiluokitukset, joita käytetään tarkastelun aikana
• Lakiperusteet — "mikä laki" -viiteluettelo (tyyppi, lainkäyttöalue, viittaus, valvova viranomainen)
• Poikkeukset — asiakirjojen muokkauksen vapautus- ja poissulkemismääräykset
• Peittämisen ulkoasu — lopullinen tyyli, korjausmerkintöjen läpinäkyvyys, poikkeuspeite ja hyväksyntä ennen vientiä
• Todistusmallit — todistusteksti, jonka Custodian-roolin käyttäjät allekirjoittavat toimittaessaan

Tietosuojan määritykset

• Arviointityypit — PIA/AIA/turvallisuustyypit, pisteytys, tasoluokitus ja yhteenvetomallit
• Arviointitilat — arvioinnin elinkaaren muokattavat tilamerkinnät
• Arviointimallit — kyselylomakkeen rakentaja (osiot/kysymykset), versiointi ja seulontakyselyt
• Kontrollien vaihtoehtoluettelot — Kontrollikirjaston hakuluettelot: kontrolliperheet, kontrollilajit ja perustasoprofiilit
• Poikkeamatyypit — tietosuojapoikkeamien ja -loukkausten kategoriat
• Poikkeamatilat — poikkeaman elinkaaren muokattavat tilamerkinnät
• Poikkeamien valintaluettelot — syy-, henkilötietokategoria-, haitta-, hallinta-, korjaus- ja ilmoitustaksonomiat
• Kantelutyypit — kantelujen ja oikaisuvaatimusten kategoriat
• Kantelujen tilat — kantelun elinkaaren muokattavat tilamerkinnät
• Riskikategoriat — jaetut riskirekisterin kategoriat ja riskinsietoasetukset
• Tietosuojakohteen valintakentät — kohdetyypit (tekoäly-/ADM-järjestelmälipulla), henkilötietoryhmät (jaettu poikkeamaraportoinnin kanssa), rekisteröityjen ryhmät ja vastaanottajaryhmät

Raportoinnin määritykset

• Kojelaudan näkymät — vuokraajan jaetut tallennetut näkymät eri entiteettien kojelaudoilla
• Raportointivälit — tilastoinnin määräaikaisuuden päiväväliluokat
• Raporttiluettelo — ota käyttöön tai nimeä uudelleen mukautetun raportinluontityökalun kenttiä vuokraajakohtaisesti
• Tilastoraporttimallit — lainkäyttöalueen vuosiraporttimallit ja mukautetut määritykset

Järjestelmä ja vaatimustenmukaisuus

• Tarkastusloki — vain lisäävä, hajautusketjutettu tarkastuspolku ja eheyden todentaminen
• Katastrofipalautus — varmuuskopiointi, palautus, palautusmenettelyt, terveydentilan valvonta ja skaalaus