Guida per l'amministratore

Questa guida illustra la distribuzione, la configurazione e l'amministrazione continuativa di AccessPoint. Quasi nulla è codificato in modo rigido: AccessPoint adotta un approccio basato sulla configurazione piuttosto che sul codice, che consente di rimodellare tipi di richiesta, lettere, esenzioni, calendari, ruoli e il programma privacy dalle Impostazioni, senza bisogno di uno sviluppatore o di una nuova distribuzione.

Iniziare da qui: Guida alla distribuzione — effettuare il provisioning delle risorse Azure, installare la web part SPFx e l'app Teams e collegarle al proprio tenant Microsoft 365.

A chi è destinata questa guida?

• Amministratori IT responsabili della distribuzione e della manutenzione di AccessPoint
• Amministratori di SharePoint e Azure che gestiscono l'ambiente Microsoft 365 e Azure
• Proprietari del sistema che configurano le regole aziendali e le impostazioni operative

Le pagine seguenti rispecchiano l'hub Impostazioni. Per l'hub così come viene presentato dall'app, vedere Panoramica delle impostazioni.

Per iniziare

• Impostazioni — l'elenco raggruppato di tutte le aree di configurazione
• Configurazione iniziale — URL di base dell'API, distribuzione/aggiornamento di Azure e notifiche email + Teams
• Pacchetti di configurazione — importare pacchetti giurisdizionali o universali e verificare i pacchetti applicati
• Organizzazione — il nome visualizzato dell'istituzione unito ad avvisi, lettere e token
• Lingue — lingue attive del tenant, lingua predefinita e ordine di visualizzazione
• Calendari — calendari dei giorni lavorativi e festività di legge per il calcolo delle scadenze
• Funzionalità — interruttori di disattivazione delle funzionalità per singolo tenant

Utenti, ruoli e accesso

• Gestione utenti — assegnare o rimuovere i ruoli applicativi per singolo utente (protezione dell'ultimo amministratore)
• Ruoli e autorizzazioni — creare i ruoli del tenant a partire da un catalogo di autorizzazioni categorizzato e delimitato per ambito

Ricezione delle richieste

• Tipi di richiesta — categorie, durate predefinite, convenzioni sulle date e regole per l'evasione accelerata
• Stati delle richieste — etichette di stato configurabili per il ciclo di vita della richiesta
• Configurazione numerazione — schemi di prefisso/separatore/anno/sequenza con anteprima in tempo reale
• Categorie richiedenti — categorie tariffarie (media, pubblico, aziende) utilizzate nella reportistica sui volumi
• Tassonomia delle categorie richiedenti — elenchi di classificazione di contatti e istituzioni, traducibili
• Lingue richiedenti — opzioni di lingua preferita per i richiedenti
• Controllo del flusso dei richiedenti — limite di richieste attive, motivo di sospensione, politica di attivazione e giorni di sospensione prolungata
• Relazioni — tipi di relazione tra richiedente e interessato (sé stesso, rappresentante, terza parte)
• Categorie di informazioni — classificazione del tipo di informazione richiesta
• Campi personalizzati — campi definiti dal tenant aggiunti alle entità

Ciclo di vita della richiesta

• Motivi di proroga — motivi con durate suggerite/minime/massime e tipi di richiesta applicabili
• Motivi di chiusura — i motivi per cui una richiesta può essere chiusa
• Metodi di risposta — le modalità di consegna delle risposte ai richiedenti
• Obiettivi SLA — obiettivi in giorni lavorativi per fase, per richieste, assegnazioni e consultazioni

Collaborazione e revisioni

• Metodi di comunicazione — le modalità con cui l'ufficio comunica con i richiedenti
• Tipi di consultazione — categorie di consultazione interdipartimentale ed esterna
• Modelli di corrispondenza — modelli di lettera/email multilingue, associati a fasi chiave, con token
• Modelli di notifica — regole dei promemoria e contenuti di notifica multilingue
• Tipi di revisione — le tipologie di revisione utilizzate dal motore di revisione
• Flussi di lavoro di revisione — modelli di fasi sequenziali/parallele con revisori, blocchi di avanzamento e promemoria
• Revisioni obbligatorie — associazione dei modelli di revisione alle fasi di attivazione nelle diverse aree dei fascicoli
• Rilevazione ore — interruttore di inserimento autonomo e categorie di ore (tariffa, ambito)

Documenti e revisione

• Fonti di invio — la provenienza dei documenti
• Tipi di documento — classificazione dei documenti all'interno di una richiesta
• Tag dei documenti — tassonomia dei tag a codice colore, categorie, mutua esclusività e cascata per famiglia di email
• Modelli di documento — modelli con carta intestata, vuoti e a stampa unione per i file di lavoro
• Viste dell'area di lavoro documenti — viste salvate condivise a livello di tenant, ancorate nell'area di lavoro Documenti
• Opzioni di pertinenza — classificazioni di pertinenza dei documenti utilizzate durante la revisione
• Autorità legali — il riferimento "quale legge" (tipo, giurisdizione, citazione, ente regolatore)
• Esenzioni — disposizioni di esenzione/esclusione per la redazione dei documenti
• Aspetto della redazione — stile finale, trasparenza redline, sovrapposizione delle esenzioni e approvazione prima dell'esportazione
• Modelli di attestazione — il testo di certificazione che i custodi firmano al momento dell'invio

Configurazione privacy

• Tipi di valutazione — tipi PIA/AIA/Sicurezza, punteggio, livelli e modelli di riepilogo
• Stati delle valutazioni — etichette di stato configurabili per il ciclo di vita della valutazione
• Modelli di valutazione — il generatore di questionari (sezioni/domande), il controllo delle versioni e gli screening preliminari
• Tipi di incidente — categorie per incidenti e violazioni della privacy
• Stati degli incidenti — etichette di stato configurabili per il ciclo di vita dell'incidente
• Elenchi di opzioni per gli incidenti — tassonomie di causa, categoria di informazioni personali, danno, contenimento, rimedio e notifica
• Tipi di reclamo — categorie per reclami e ricorsi
• Stati dei reclami — etichette di stato configurabili per il ciclo di vita del reclamo
• Categorie di rischio — categorie condivise del registro dei rischi e impostazioni di propensione al rischio
• Elenchi di opzioni ROPA — tassonomie delle categorie di interessati e di destinatari secondo GDPR Art.30

Configurazione della reportistica

• Visualizzazione della dashboard — colonne predefinite della griglia Richieste e filtri predefiniti
• Viste della dashboard — viste salvate condivise a livello di tenant nelle dashboard delle entità
• Fasce di reportistica — intervalli di giorni per la tempestività, utilizzati nelle statistiche
• Catalogo dei report — abilitare o rinominare i campi del generatore di report personalizzati per singolo tenant
• Modelli di report statistici — modelli di relazione annuale per giurisdizione e definizioni personalizzate

Sistema e conformità

• Registro di audit — il registro di controllo a sola aggiunta e concatenato tramite hash, con verifica dell'integrità
• Ripristino di emergenza — backup, ripristino, procedure di rollback, monitoraggio dello stato di salute e scalabilità