Administratorvejledning

Denne vejledning dækker udrulning, konfiguration og løbende administration af AccessPoint. Næsten intet er hårdkodet — AccessPoint følger en tilgang med konfiguration frem for kode, så du kan omforme anmodningstyper, breve, undtagelser, kalendere, roller og privatlivsprogrammet fra Indstillinger uden en udvikler eller en genudrulning.

Start her: Udrulningsvejledning — klargør Azure-ressourcer, installer SPFx-webdelen og Teams-appen, og forbind dem til din Microsoft 365-tenant.

Hvem er denne vejledning til?

• IT-administratorer, der er ansvarlige for at udrulle og vedligeholde AccessPoint
• SharePoint- og Azure-administratorer, der administrerer Microsoft 365- og Azure-miljøet
• Systemejere, der konfigurerer forretningsregler og driftsindstillinger

Siderne nedenfor afspejler Indstillinger-hubben. Se Oversigt over indstillinger for hubben, som appen præsenterer den.

Kom godt i gang

• Indstillinger — den grupperede fortegnelse over alle konfigurationsområder
• Opsætning — API-basis-URL, Azure-udrulning/-opdatering og e-mail- + Teams-underretninger
• Konfigurationspakker — importér jurisdiktions- eller universalpakker, og gennemgå anvendte pakker
• Organisation — institutionens visningsnavn, der flettes ind i meddelelser, breve og tokens
• Sprog — aktive tenant-sprog, standardsprog og visningsrækkefølge
• Kalendere — arbejdsdagskalendere og lovbestemte helligdage til beregning af forfaldsdatoer
• Funktioner — til/fra-knapper til fravalg af funktioner pr. tenant

Brugere, roller og adgang

• Administrer brugere — tildel eller fjern applikationsroller pr. bruger (værn for sidste administrator)
• Roller og tilladelser — opbyg tenant-roller ud fra et kategoriseret, afgrænset tilladelseskatalog

Modtagelse af anmodninger

• Anmodningstyper — kategorier, standardvarigheder, datokonventioner og regler for fremskyndet behandling
• Anmodningsstatusser — konfigurerbare statusetiketter for anmodningens livscyklus
• Nummereringskonfiguration — mønstre for præfiks/separator/år/sekvens med live-forhåndsvisning
• Rekvirentkategorier — gebyrkategorier (medier, offentlighed, erhverv) brugt i mængderapportering
• Taksonomi for rekvirentkategorier — oversættelige klassifikationslister for kontakter og institutioner
• Rekvirentsprog — indstillinger for foretrukket sprog for rekvirenter
• Rekvirent-flowstyring — grænse for aktive anmodninger, årsag til berostillelse, aktiveringspolitik og dage for forældet berostillelse
• Relationer — relationstyper mellem rekvirent og den registrerede (sig selv, repræsentant, tredjepart)
• Informationskategorier — klassificering af den type information, der anmodes om
• Brugerdefinerede felter — tenant-definerede felter, der tilføjes til enheder

Anmodningens livscyklus

• Forlængelsesårsager — årsager med foreslåede/min./maks. varigheder og gældende anmodningstyper
• Lukkeårsager — årsagerne til, at en anmodning kan lukkes
• Svarmetoder — hvordan svar leveres til rekvirenter
• SLA-mål — arbejdsdagsmål pr. fase for anmodninger, tildelinger og høringer

Samarbejde og gennemgange

• Kommunikationsmetoder — hvordan kontoret kommunikerer med rekvirenter
• Høringstyper — kategorier for interdepartementale og eksterne høringer
• Korrespondanceskabeloner — flersprogede brev-/e-mailskabeloner med tokens, klassificeret efter milepæl
• Underretningsskabeloner — påmindelsesregler og flersproget underretningsindhold
• Gennemgangstyper — de typer gennemgang, der bruges af gennemgangsmotoren
• Gennemgangsarbejdsgange — skabeloner for sekventielle/parallelle faser med granskere, gating og påmindelser
• Påkrævede gennemgange — tilknytning af gennemgangsskabeloner til udløserfaser på tværs af sagsområder
• Timeregistrering — til/fra-knap for selvregistrering og timekategorier (gebyrsats, omfang)

Dokumenter og gennemgang

• Indsendelseskilder — hvor dokumenter stammer fra
• Dokumenttyper — klassificering af dokumenter i en anmodning
• Dokumenttags — farvekodet tag-taksonomi, kategorier, gensidig udelukkelse og e-mailfamilie-kaskade
• Dokumentskabeloner — brevhoved-/tom-/fletteskabeloner til arbejdsfiler
• Visninger i dokumentarbejdsområdet — tenant-delte gemte visninger, der er fastgjort i arbejdsområdet Dokumenter
• Relevansindstillinger — klassificeringer af dokumentrelevans, der bruges under gennemgang
• Retlige hjemler — "hvilken lov"-referencen (type, jurisdiktion, henvisning, tilsynsmyndighed)
• Undtagelser — undtagelses-/udelukkelsesbestemmelser til at sløre dokumenter
• Sløringsudseende — endelig stil, redline-gennemsigtighed, undtagelsesoverlay og godkendelse før eksport
• Attesteringsskabeloner — attesteringsteksten, som depotansvarlige underskriver ved indsendelse

Privatlivskonfiguration

• Vurderingstyper — PIA/AIA/sikkerhedstyper, scoring, niveauinddeling og resuméskabeloner
• Vurderingsstatusser — konfigurerbare statusetiketter for vurderingens livscyklus
• Vurderingsskabeloner — spørgeskemabyggeren (sektioner/spørgsmål), versionering og screeninger
• Hændelsestyper — kategorier for privatlivshændelser og -brud
• Hændelsesstatusser — konfigurerbare statusetiketter for hændelsens livscyklus
• Valglister for hændelser — taksonomier for årsag, PI-kategori, skade, inddæmning, afhjælpning og underretning
• Klagetyper — kategorier for klager og anker
• Klagestatusser — konfigurerbare statusetiketter for klagens livscyklus
• Risikokategorier — delte kategorier for risikoregisteret og indstillinger for risikovillighed
• Valglister for ROPA — GDPR Art.30-taksonomier for kategorier af registrerede og modtagere

Rapporteringskonfiguration

• Dashboardvisning — standardkolonner i Anmodninger-gitteret og standardfiltre
• Dashboardvisninger — tenant-delte gemte visninger på tværs af enhedsdashboards
• Rapporteringsintervaller — dagsintervaller for rettidighed til statistik
• Rapportkatalog — aktivér eller omdøb felter i den brugerdefinerede rapportbygger pr. tenant
• Skabeloner for statistiske rapporter — jurisdiktionsspecifikke årsrapportskabeloner og brugerdefinerede definitioner

System og compliance

• Revisionsjournal — det append-only, hash-kædede revisionsspor og integritetsverificering
• Katastrofeberedskab — backup, gendannelse, rollback-procedurer, tilstandsovervågning og skalering