Administratörsguide

Den här guiden täcker distribution, konfiguration och löpande administration av AccessPoint. Nästan ingenting är hårdkodat — AccessPoint följer principen konfiguration före kod, vilket innebär att du kan forma om förfrågningstyper, brev, undantag, kalendrar, roller och integritetsprogrammet från Inställningar utan att behöva en utvecklare eller en ny distribution.

Börja här: Distributionsguide — etablera Azure-resurser, installera SPFx-webbdelen och Teams-appen, och anslut dem till din Microsoft 365-klientorganisation.

Vem är denna guide avsedd för?

• IT-administratörer som ansvarar för att distribuera och underhålla AccessPoint
• SharePoint- och Azure-administratörer som hanterar Microsoft 365- och Azure-miljön
• Systemägare som konfigurerar affärsregler och operativa inställningar

Sidorna nedan speglar navet Inställningar. Se Inställningsöversikt för navet så som det presenteras i appen.

Kom igång

• Inställningar — den grupperade katalogen över alla konfigurationsområden
• Installation — bas-URL för API, Azure-distribution/uppdatering samt e-post- och Teams-aviseringar
• Jurisdiktionspaket — importera jurisdiktionsspecifika eller universella paket och granska tillämpade paket
• Organisation — institutionens visningsnamn som infogas i meddelanden, brev och tokens
• Systemspråk — aktiva språk för klientorganisationen, standardspråk och visningsordning
• Kalendrar — kalendrar för arbetsdagar och lagstadgade helgdagar för beräkning av förfallodatum
• Funktioner — reglage för att stänga av funktioner per klientorganisation
• AI-förslag — inkorgen för vägledningsförslag med AI-genererade förfiningar av handboken och katalogen, samt frågeutvinning som klustrar frågor till Fråga AccessPoint i sammanfattade teman
• Dataimport och -export — migrera historiska ärendemängder via en klientorganisationsgenererad importmall, och exportera ett affärsläsbart Excel-kalkylark

Användare, roller och åtkomst

• Hantera användare — tilldela eller ta bort applikationsroller per användare (skydd mot att ta bort den sista administratören)
• Roller och behörigheter — bygg roller för klientorganisationen utifrån en kategoriserad behörighetskatalog med avgränsad omfattning

Mottagning av förfrågningar

• Förfrågningstyper — kategorier, standardvaraktigheter, datumkonventioner och regler för skyndsam handläggning
• Förfrågningsstatusar — konfigurerbara statusetiketter för förfrågans livscykel
• Numreringskonfiguration — mönster för prefix/avgränsare/år/sekvensnummer med förhandsgranskning i realtid
• Sökandekategorier — avgiftskategorier (media, allmänhet, näringsliv) som används i volymrapportering
• Taxonomi för sökandekategorier — översättningsbara klassificeringslistor för kontakter och institutioner
• Sökandespråk — alternativ för föredraget språk för sökande
• Flödeskontroll för sökande — gräns för aktiva förfrågningar, vänteorsak, aktiveringspolicy och antal dagar för inaktuell väntestatus
• Relationer — relationstyper mellan sökande och berörd person (egen, ombud, tredje part)
• Informationskategorier — klassificera typen av begärd information
• Anpassade fält — fält definierade av klientorganisationen och tillagda i entiteter

Förfrågans livscykel

• Förlängningsorsaker — anledningar med föreslagen, minsta och högsta varaktighet samt tillämpliga förfrågningstyper
• Stängningsorsaker — anledningarna till att en förfrågan kan stängas
• Svarsmetoder — hur svar levereras till sökande
• SLA-mål — mål i arbetsdagar per steg för förfrågningar, tilldelningar och konsultationer

Samarbete och granskningar

• Kommunikationsmetoder — hur kontoret kommunicerar med sökande
• Konsultationstyper — kategorier för konsultationer mellan avdelningar och med externa parter
• Korrespondensmallar — flerspråkiga brev-/e-postmallar kopplade till milstolpar, med tokens
• Aviseringsmallar — regler för påminnelser och flerspråkigt aviseringsinnehåll
• Granskningstyper — de typer av granskning som används av granskningsmotorn
• Granskningsflöden — mallar för sekventiella/parallella steg med granskare, spärrar och påminnelser
• Obligatoriska granskningar — koppling av granskningsmallar till utlösande steg inom olika ärendeområden
• Tidsregistrering — reglage för självregistrering samt timkategorier (avgiftssats, omfattning)

Dokument och granskning

• Dokumenttyper — klassificering av dokument inom en förfrågan
• Dokumenttaggar — färgkodad taggtaxonomi, kategorier, ömsesidig uteslutning och kaskadering för e-postfamiljer
• Dokumentmallar — mallar med brevhuvud/tomma mallar/sammanslagningsmallar för arbetsfiler
• Vyer för dokumentarbetsyta — sparade vyer som delas inom klientorganisationen och fästs i arbetsytan Dokument
• Relevansalternativ — klassificeringar av dokumentrelevans som används vid granskning
• Rättsliga grunder — referensen för "vilken lag" (typ, jurisdiktion, hänvisning, tillsynsmyndighet)
• Undantag — undantags- och exklusionsbestämmelser för maskning av dokument
• Maskningsutseende — slutlig stil, transparens för ändringsmarkeringar, överlägg för undantag och godkännande före export
• Intygningsmallar — den intygstext som Custodians signerar vid inlämning

Integritetskonfiguration

• Bedömningstyper — typer för PIA/AIA/säkerhet, poängsättning, nivåindelning och sammanfattningsmallar
• Bedömningsstatusar — konfigurerbara statusetiketter för bedömningens livscykel
• Bedömningsmallar — frågeformulärsbyggaren (avsnitt/frågor), versionshantering och screeningformulär
• Alternativlistor för kontroller — uppslagen för Kontrollbiblioteket: kontrollfamiljer, kontrolltyper och baslinjeprofiler
• Incidenttyper — kategorier för integritetsincidenter och dataintrång
• Incidentstatusar — konfigurerbara statusetiketter för incidentens livscykel
• Alternativlistor för incidenter — taxonomier för orsak, PI-kategori, skada, begränsning, åtgärdande och avisering
• Klagomålstyper — kategorier för klagomål och överklaganden
• Klagomålsstatusar — konfigurerbara statusetiketter för klagomålets livscykel
• Riskkategorier — delade kategorier för riskregistret och inställningar för riskaptit
• Valfält för integritetsobjekt — objekttyper (med flaggan för AI-/ADM-system), kategorier av personuppgifter (delas med incidentrapportering), kategorier av registrerade och mottagarkategorier

Rapporteringskonfiguration

• Vyer för instrumentpanel — sparade vyer som delas inom klientorganisationen över olika entitetsinstrumentpaneler
• Rapporteringsintervall — dagintervall för handläggningstid som används i statistiken
• Rapportkatalog — aktivera eller byt namn på fält i den anpassade rapportbyggaren per klientorganisation
• Mallar för statistikrapporter — jurisdiktionens mallar för årsrapporter samt anpassade definitioner

System och regelefterlevnad

• Granskningslogg — den hashkedjade granskningsloggen som endast tillåter tillägg, samt integritetsverifiering
• Katastrofåterställning — säkerhetskopiering, återställning, återrullningsprocedurer, hälsoövervakning och skalning