Sökande och kontakter

Området Sökande är AccessPoints adressbok för de personer och organisationer som lämnar in tillgångs- och integritetsbegäranden. Du håller en återanvändbar kontaktpost per person och en institutionspost per organisation, och varje begäran länkas till en kontakt – så en sökandes fullständiga historik, dennes intagsgränser och eventuell bedömning om grundlös eller trakasserande beteende följer med från begäran till begäran. Området öppnas som en utfällbar panel från appens verktygsfält; redigering kräver behörigheten RequestorManage, medan läsbehörighet är bredare.

Flikarna

Arbetsytan är organiserad i flikar, var och en sökfokuserad och serversidespaginerad så att den förblir snabb med tusentals poster:

• Sökande – personerna som lämnar in begäranden (kontaktkatalogen). Se Sökandekontakt.
• Institutioner – organisationer som kontakter kan ha anknytning till. Se Sökandeinstitution.
• Intagskö – begäranden som för närvarande hålls tillbaka av en gräns för aktiva begäranden och väntar på att aktiveras.
• Konsultationer – katalogen över externa parter som du rådfrågar under begäranden (visas endast om du kan hantera konsultationer).

Skriv i sökrutan för att söka bland namn och e-postadresser, klicka på en kolumnrubrik för att sortera, och använd bläddraren under listan för att gå igenom sidorna.

Hitta och filtrera kontakter

Facettkontroller ovanför listan Sökande begränsar den utan en fritextsökning:

• Omfattning – standardvärdet är Aktiv eller väntande (personer med en pågående begäran); växla till Alla eller Inga begäranden.
• Kategori – filtrera efter sökande-/kontaktkategori (en konfigurerbar taxonomi från Inställningar).
• Senaste aktivitet – Alla, Senaste 30 dagarna, 90 dagar, 12 månader eller Äldre.
• Reglagen Endast grundlös/trakasserande och Har spärrar.
• Visa rensade (endast chefer) visar anonymiserade poster som har rensats av lagringsskäl.

Listan Institutioner har motsvarande facetter samt reglaget Visa arkiverade, eftersom avvecklade institutioner arkiveras istället för att raderas.

Sparade vyer

När du har en användbar kombination av facetter, sortering och sökning sparar du den som en vy från vyfältet ovanför listan. Vyer är privata för dig som standard; användare med ConfigurationManage kan dela en vy för hela klientorganisationen och använda Hantera delade vyer för att byta namn på, ordna om eller ta bort dem. Att ändra en facett efter att en vy har tillämpats skriver inte över den – du måste spara uttryckligen. Se Instrumentpanelsvyer för hur sparade vyer fungerar i hela appen.

Gränser för aktiva begäranden (flödeskontroll)

AccessPoint kan begränsa hur många begäranden en enskild sökande får ha aktiva samtidigt, genom att automatiskt hålla tillbaka resten så att ert kontor inte översvämmas. Både en kontakt och dess institution kan ha en gräns, och en begäran måste klara båda gränserna innan den aktiveras. Du anger gränserna på de enskilda posterna – se Sökandekontakt för de fullständiga flödeskontrollalternativen.

Intagskön

Fliken Intagskö listar varje begäran som hålls tillbaka i intaget, grupperade per sökande, där varje grupp visar använd kapacitet jämfört med gränsen. För varje begäran ser du dess position, en Auto/Manuell-märkning (om den kommer att självaktiveras), en märkning för inaktuell med antal dagar den väntat om den har väntat för länge, samt mottagningsdatumet. Härifrån kan du:

1. Ändra ordning på en sökandes kö med pilarna upp/överst/ned – rangordningen avgör vem som aktiveras först.
2. Aktivera en enskild begäran med uppspelningsknappen.
3. Aktivera till gräns för att fylla alla en sökandes lediga platser på en gång.

Frisläpp loggas i granskningsspåret, och begäran flyttas från Väntande till Aktiv.

Slå samman duplicerade kontakter

Eftersom kontakter återanvänds späder dubbletter ut en sökandes historik. AccessPoint hjälper dig att konsolidera dem på två sätt:

• Hitta dubbletter på fliken Sökande söker efter kontakter som delar e-postadress eller namn och listar varje kluster; klicka på Behåll denna på den post du vill ska bli kvar.
• När du öppnar en kontakt vars e-postadress eller namn matchar en annan visas en banner för möjlig dubblett högst upp på kortet som en genväg till sammanslagning.

Sammanslagning flyttar alla begäranden och all historik till den kvarvarande posten och lämnar kvar en gravstenspost så att gamla länkar fortfarande fungerar. Bekräfta källan och målet i dialogrutan innan du fortsätter.

Flaggan för grundlös eller trakasserande

En bedömning om grundlös eller trakasserande (F&V) gäller sökanden, och anges därför på kontakten och visas på kontaktkortet, där den kan filtreras i listan. Flaggan blockerar inte i sig själv begäranden – den gör historiken synlig för samordnare. Ange den på kontaktposten.

Integritet och lagring

Sökandens identitet finns bara i det här området och på begärans personuppgiftsytor; förvaltare och medverkande ser aldrig sökandes namn, e-postadresser eller andra personuppgifter i sina sanerade tilldelningar och uppgifter. När en sökandes uppgifter måste tas bort av lagringsskäl kan chefer rensa en kontakt, vilket anonymiserar posten på plats samtidigt som dess statistik bevaras. Systemet vägrar (409) om någon begäran fortfarande är länkad, och rensade poster visar märkningen Rensad och blir skrivskyddade.