Verzoekers en contactpersonen

Het onderdeel Verzoekers is het adresboek van AccessPoint voor de personen en organisaties die toegangs- en privacyverzoeken indienen. U houdt één herbruikbaar contactpersoon-record per persoon bij en één instelling-record per organisatie, en elk verzoek is gekoppeld aan een contactpersoon — zodat de volledige geschiedenis van een verzoeker, diens instroomlimieten en een eventuele vaststelling van lichtzinnig of tergend gedrag meegaan van verzoek naar verzoek. Het onderdeel opent als een uitschuifpaneel vanuit de werkbalk van de app; bewerken vereist de machtiging RequestorManage, terwijl leestoegang ruimer is.

De tabbladen

De werkruimte is ingedeeld in tabbladen, die stuk voor stuk primair op zoeken zijn gericht en serverpaginering gebruiken, zodat alles snel blijft werken bij duizenden records:

• Verzoekers — de personen die verzoeken indienen (het contactenoverzicht). Zie Contactpersoon verzoeker.
• Instellingen — organisaties waarmee contactpersonen geaffilieerd kunnen zijn. Zie Instelling verzoeker.
• Instroomwachtrij — verzoeken die momenteel worden aangehouden door een limiet voor actieve verzoeken, in afwachting van activering.
• Consultaties — het overzicht van externe partijen die u raadpleegt tijdens verzoeken (alleen zichtbaar als u consultaties kunt beheren).

Typ in het zoekvak om te zoeken op namen en e-mailadressen, klik op een kolomkop om te sorteren, en gebruik de paginering onder de lijst om door de pagina's te bladeren.

Contactpersonen zoeken en filteren

Facetfilters boven de lijst Verzoekers beperken deze zonder een volledige tekstzoekopdracht:

• Bereik — staat standaard op Actief of aangehouden (personen met een lopend verzoek); schakel over naar Alle of Geen verzoeken.
• Categorie — filter op categorie van verzoeker/contactpersoon (een configureerbare indeling vanuit Instellingen).
• Laatste activiteit — Alle, Laatste 30 dagen, 90 dagen, 12 maanden, of Ouder.
• Schakelaars Alleen lichtzinnig/tergend en Heeft aanhoudingen.
• Toon gewiste (alleen managers) toont geanonimiseerde records die zijn gewist in het kader van bewaartermijnen.

De lijst Instellingen heeft vergelijkbare facetten plus een schakelaar Toon gearchiveerde, aangezien uitgefaseerde instellingen worden gearchiveerd in plaats van verwijderd.

Opgeslagen weergaven

Zodra u een nuttige combinatie van facetten, sortering en zoekopdracht heeft, slaat u deze op als weergave vanuit de weergavebalk boven de lijst. Weergaven zijn standaard alleen voor uzelf zichtbaar; gebruikers met ConfigurationManage kunnen een weergave tenant-breed delen en Gedeelde weergaven beheren gebruiken om deze te hernoemen, opnieuw te ordenen of te verwijderen. Het wijzigen van een facet nadat een weergave is toegepast, overschrijft deze niet — u moet expliciet opslaan. Zie Dashboardweergaven voor meer informatie over hoe opgeslagen weergaven werken in de hele app.

Limieten voor actieve verzoeken (doorstroombeheer)

AccessPoint kan een maximum stellen aan het aantal verzoeken dat één verzoeker tegelijk actief mag hebben, waarbij de rest automatisch wordt aangehouden zodat uw kantoor niet overbelast raakt. Zowel een contactpersoon als de bijbehorende instelling kan een limiet hebben, en een verzoek moet aan beide maxima voldoen voordat het wordt geactiveerd. U stelt de limieten in op de afzonderlijke records — zie Contactpersoon verzoeker voor alle opties voor doorstroombeheer.

De instroomwachtrij

Het tabblad Instroomwachtrij toont elk verzoek met een instroomaanhouding, gegroepeerd per verzoeker, waarbij elke groep de gebruikte capaciteit ten opzichte van de limiet laat zien. Voor elk verzoek ziet u de positie, een badge Auto/Handmatig (of het zichzelf automatisch activeert), een badge verouderd met het aantal dagen in aanhouding als het te lang heeft gewacht, en de ontvangstdatum. Van hieruit kunt u:

1. De wachtrij van een verzoeker herschikken met de pijlen omhoog/bovenaan/omlaag — de rangschikking bepaalt wie als eerste wordt geactiveerd.
2. Een afzonderlijk verzoek activeren met de knop Afspelen.
3. Activeren tot limiet om in één keer alle vrije plekken van een verzoeker op te vullen.

Vrijgaven worden vastgelegd voor audit, en het verzoek gaat van de status Aangehouden naar Actief.

Dubbele contactpersonen samenvoegen

Omdat contactpersonen worden hergebruikt, verwateren duplicaten de geschiedenis van een verzoeker. AccessPoint helpt u deze op twee manieren samen te voegen:

• Duplicaten zoeken op het tabblad Verzoekers doorzoekt contactpersonen die een e-mailadres of naam delen en toont elke cluster; klik op Deze behouden bij het record dat u wilt behouden.
• Wanneer u een contactpersoon opent van wie het e-mailadres of de naam overeenkomt met een andere contactpersoon, verschijnt bovenaan de kaart een banner mogelijk duplicaat als snelkoppeling naar samenvoegen.

Bij het samenvoegen worden alle verzoeken en geschiedenis overgezet naar de overblijvende contactpersoon, waarbij een verwijzingsrecord achterblijft zodat oude links blijven werken. Bevestig de bron en het doel in het dialoogvenster voordat u verdergaat.

De markering Lichtzinnig en tergend

Een vaststelling van lichtzinnig of tergend gedrag (L&T) betreft de verzoeker, dus deze wordt ingesteld op de contactpersoon en verschijnt op de contactkaart, waar deze kan worden gefilterd in de lijst. De markering blokkeert op zichzelf geen verzoeken — ze maakt de geschiedenis zichtbaar voor coördinatoren. Stel deze in op het contactrecord.

Privacy en bewaartermijn

Identiteitsgegevens van de verzoeker bestaan alleen in dit onderdeel en op de PII-onderdelen van het verzoek; beheerders en bijdragers zien in hun geschoonde toewijzingen en taken nooit de naam, het e-mailadres of andere PII van de verzoeker. Wanneer de gegevens van een verzoeker vanwege bewaartermijnen moeten worden verwijderd, kunnen managers een contactpersoon wissen, waarbij het record ter plekke wordt geanonimiseerd met behoud van de statistieken. Het systeem weigert dit (409) als er nog een verzoek aan gekoppeld is, en gewiste records tonen een badge Gewist en worden alleen-lezen.