Richiedenti e contatti

L'area Richiedenti è la rubrica di AccessPoint per le persone e le organizzazioni che presentano richieste di accesso e privacy. Si mantiene un record contatto riutilizzabile per ogni persona e un record istituzione per ogni organizzazione, e ogni richiesta è collegata a un contatto — in modo che la cronologia completa di un richiedente, i suoi limiti di ammissione ed eventuali determinazioni di pretestuosità o vessatorietà lo accompagnino da una richiesta all'altra. L'area si apre come pannello a scomparsa dalla barra degli strumenti dell'app; la modifica richiede l'autorizzazione RequestorManage, mentre l'accesso in lettura è più ampio.

Le schede

L'area di lavoro è organizzata in schede, ciascuna incentrata sulla ricerca e paginata lato server, in modo da rimanere veloce anche con migliaia di record:

• Richiedenti — le persone che presentano richieste (la rubrica dei contatti). Vedere Contatto del richiedente.
• Istituzioni — organizzazioni a cui i contatti possono essere affiliati. Vedere Istituzione del richiedente.
• Coda di ammissione — richieste attualmente sospese a causa di un limite di richieste attive, in attesa di essere attivate.
• Consultazioni — la rubrica delle parti esterne consultate durante le richieste (visualizzata solo se è possibile gestire le consultazioni).

Digitare nella casella di ricerca per interrogare nomi ed e-mail, fare clic sull'intestazione di una colonna per ordinare e utilizzare il paginatore sotto l'elenco per spostarsi tra le pagine.

Ricerca e filtro dei contatti

I controlli a faccette sopra l'elenco Richiedenti lo restringono senza bisogno di una ricerca full-text:

• Ambito — per impostazione predefinita è Attivo o sospeso (persone con una richiesta in corso); è possibile passare a Tutti o Nessuna richiesta.
• Categoria — filtra per categoria di richiedente/contatto (una tassonomia configurabile dalle Impostazioni).
• Ultima attività — Qualsiasi, Ultimi 30 giorni, 90 giorni, 12 mesi oppure Precedente.
• Interruttori Solo pretestuosi/vessatori e Con sospensioni.
• Mostra eliminati definitivamente (solo manager) rivela i record anonimizzati che sono stati eliminati definitivamente per motivi di conservazione.

L'elenco Istituzioni dispone di faccette parallele più un interruttore Mostra archiviate, poiché le istituzioni ritirate vengono archiviate anziché eliminate.

Visualizzazioni salvate

Una volta ottenuta una combinazione utile di faccette, ordinamento e ricerca, salvarla come visualizzazione dalla barra delle visualizzazioni sopra l'elenco. Per impostazione predefinita le visualizzazioni sono private; gli utenti con ConfigurationManage possono condividere una visualizzazione a livello di tenant e utilizzare Gestisci visualizzazioni condivise per rinominarle, riordinarle o rimuoverle. La modifica di una faccetta dopo l'applicazione di una visualizzazione non la sovrascrive — è necessario salvare esplicitamente. Vedere Visualizzazioni della dashboard per informazioni su come funzionano le visualizzazioni salvate in tutta l'app.

Limiti di richieste attive (Controllo del flusso)

AccessPoint può limitare il numero di richieste che un singolo richiedente può avere attive contemporaneamente, mettendo automaticamente in attesa le rimanenti in modo che il proprio ufficio non venga sommerso. Sia un contatto sia la sua istituzione possono avere un limite, e una richiesta deve rientrare in entrambi i limiti prima di attivarsi. I limiti si impostano sui singoli record — vedere Contatto del richiedente per l'elenco completo delle opzioni di controllo del flusso.

La coda di ammissione

La scheda Coda di ammissione elenca tutte le richieste sospese in fase di ammissione, raggruppate per richiedente, con ciascun gruppo che mostra la capacità utilizzata rispetto al limite. Per ogni richiesta sono visibili la posizione, un badge Automatico/Manuale (che indica se si attiverà automaticamente), un badge Obsoleto con i giorni di sospensione se ha atteso troppo a lungo, e la data di ricezione. Da qui è possibile:

1. Riordinare la coda di un richiedente con le frecce su/in alto/giù — la classifica determina chi si attiva per primo.
2. Attivare una singola richiesta con il pulsante Play.
3. Attiva fino al limite per riempire contemporaneamente tutti gli slot liberi di un richiedente.

I rilasci vengono sottoposti ad audit e la richiesta passa da Sospesa ad Attiva.

Unione di contatti duplicati

Poiché i contatti vengono riutilizzati, i duplicati diluiscono la cronologia di un richiedente. AccessPoint aiuta a consolidarli in due modi:

• Trova duplicati nella scheda Richiedenti analizza i contatti che condividono un'e-mail o un nome e ne elenca ogni cluster; fare clic su Mantieni questo sul record che si desidera conservare.
• Quando si apre un contatto la cui e-mail o il cui nome corrisponde a un altro, nella parte superiore della scheda viene visualizzato un banner possibile duplicato come scorciatoia per l'unione.

L'unione sposta tutte le richieste e la cronologia sul record superstite e lascia un record residuo (tombstone) in modo che i vecchi collegamenti continuino a funzionare. Confermare l'origine e la destinazione nella finestra di dialogo prima di procedere.

Il contrassegno di pretestuosità e vessatorietà

Una determinazione di pretestuosità o vessatorietà (F&V) riguarda il richiedente, pertanto viene impostata sul contatto e visualizzata nella scheda del contatto, dove può essere filtrata nell'elenco. Il contrassegno di per sé non blocca le richieste — rende la cronologia visibile ai coordinatori. Impostarlo sul record del contatto.

Privacy e conservazione

L'identità del richiedente risiede solo in quest'area e nelle superfici PII delle richieste; i custodi e i collaboratori non vedono mai nomi, e-mail o altri dati PII del richiedente nelle loro assegnazioni e attività sanificate. Quando i dati di un richiedente devono essere rimossi per motivi di conservazione, i manager possono eliminare definitivamente un contatto, il che anonimizza il record sul posto mantenendone al contempo le statistiche. Il sistema rifiuta l'operazione (409) se è ancora collegata una richiesta, e i record eliminati definitivamente visualizzano un badge Eliminato definitivamente e diventano di sola lettura.