Pyynnön esittäjät ja yhteyshenkilöt

Pyynnön esittäjät -alue on AccessPointin osoitekirja niille henkilöille ja organisaatioille, jotka tekevät pääsy- ja yksityisyyspyyntöjä. Jokaisesta henkilöstä pidetään yksi uudelleenkäytettävä yhteyshenkilö-tietue ja jokaisesta organisaatiosta yksi instituutio-tietue, ja jokainen pyyntö linkittyy yhteyshenkilöön — näin pyynnön esittäjän koko historia, hänen vastaanottorajansa ja mahdollinen kevytmielinen/häiritsevä-määritys seuraavat häntä pyynnöstä toiseen. Alue avautuu liukupaneelina sovelluksen työkaluriviltä; muokkaaminen edellyttää RequestorManage-käyttöoikeutta, kun taas lukuoikeus on laajempi.

Välilehdet

Työtila on jaettu välilehtiin, jotka kaikki ovat hakupainotteisia ja palvelinpuolella sivutettuja, jotta se pysyy nopeana myös tuhansien tietueiden kanssa:

• Pyynnön esittäjät — pyyntöjä tekevät henkilöt (yhteystietohakemisto). Katso Pyynnön esittäjän yhteyshenkilö.
• Instituutiot — organisaatiot, joihin yhteyshenkilöt voivat olla sidoksissa. Katso Pyynnön esittäjän instituutio.
• Vastaanottojono — pyynnöt, jotka ovat tällä hetkellä pidossa aktiivisten pyyntöjen rajan vuoksi ja odottavat aktivointia.
• Konsultaatiot — hakemisto ulkopuolisista tahoista, joita konsultoit pyyntöjen käsittelyn aikana (näkyvissä vain, jos voit hallita konsultaatioita).

Kirjoita hakukenttään hakeaksesi nimiä ja sähköposteja, napsauta sarakeotsikkoa lajitellaksesi, ja käytä luettelon alla olevaa sivutusta siirtyäksesi sivujen välillä.

Yhteyshenkilöiden etsiminen ja suodattaminen

Pyynnön esittäjät -luettelon yläpuolella olevat suodattimet rajaavat luetteloa ilman kokotekstihakua:

• Laajuus — oletuksena Aktiivinen tai pidossa (henkilöt, joilla on käynnissä oleva pyyntö); vaihda arvoon Kaikki tai Ei pyyntöjä.
• Kategoria — suodata pyynnön esittäjän/yhteyshenkilön kategorian mukaan (Asetuksista määritettävä taksonomia).
• Viimeisin toiminta — Mikä tahansa, Viimeiset 30 päivää, 90 päivää, 12 kuukautta tai Vanhempi.
• Kytkimet Vain kevytmielinen/häiritsevä ja Sisältää pitoja.
• Näytä puhdistetut (vain ylläpitäjät) paljastaa anonymisoidut tietueet, jotka on puhdistettu säilytyksen vuoksi.

Instituutiot-luettelossa on rinnakkaiset suodattimet sekä Näytä arkistoidut -kytkin, koska käytöstä poistetut instituutiot arkistoidaan poistamisen sijaan.

Tallennetut näkymät

Kun sinulla on hyödyllinen yhdistelmä suodattimia, lajittelua ja hakua, tallenna se näkymäksi luettelon yläpuolella olevasta näkymäpalkista. Näkymät ovat oletuksena yksityisiä; käyttäjät, joilla on ConfigurationManage-käyttöoikeus, voivat jakaa näkymän koko vuokraajan laajuisesti ja käyttää toimintoa Hallitse jaettuja näkymiä niiden nimeämiseen uudelleen, järjestämiseen uudelleen tai poistamiseen. Suodattimen muuttaminen näkymän käyttöönoton jälkeen ei korvaa sitä — se on tallennettava erikseen. Katso Kojelaudan näkymät siitä, miten tallennetut näkymät toimivat koko sovelluksessa.

Aktiivisten pyyntöjen rajat (virtauksenhallinta)

AccessPoint voi rajoittaa, kuinka monta pyyntöä yksittäisellä pyynnön esittäjällä voi olla samanaikaisesti aktiivisena, asettaen loput automaattisesti pitoon, jotta toimistosi ei kuormitu liikaa. Sekä yhteyshenkilöllä että sen instituutiolla voi olla raja, ja pyynnön on täytettävä molemmat rajat, ennen kuin se aktivoituu. Rajat asetetaan yksittäisiin tietueisiin — katso täydelliset virtauksenhallinnan vaihtoehdot kohdasta Pyynnön esittäjän yhteyshenkilö.

Vastaanottojono

Vastaanottojono-välilehti listaa jokaisen pyynnön, joka on vastaanottopidossa, ryhmiteltynä pyynnön esittäjän mukaan; kussakin ryhmässä näkyy käytetty kapasiteetti suhteessa rajaan. Jokaisesta pyynnöstä näet sen sijainnin, Automaattinen/Manuaalinen-merkin (aktivoituuko se itsestään), vanhentunut-merkin ja pitopäivien määrän, jos se on odottanut liian kauan, sekä vastaanottopäivämäärän. Täältä voit:

1. Järjestää uudelleen pyynnön esittäjän jonon ylös/ylimmäksi/alas-nuolilla — järjestys ratkaisee, kuka aktivoituu ensin.
2. Aktivoida yksittäisen pyynnön Toista-painikkeella.
3. Käyttää Aktivoi rajaan asti -toimintoa täyttääksesi kaikki pyynnön esittäjän vapaat paikat kerralla.

Vapautukset kirjataan auditointilokiin, ja pyyntö siirtyy tilasta Pidossa tilaan Aktiivinen.

Kaksoiskappaleina olevien yhteyshenkilöiden yhdistäminen

Koska yhteyshenkilöitä käytetään uudelleen, kaksoiskappaleet laimentavat pyynnön esittäjän historiaa. AccessPoint auttaa sinua yhdistämään ne kahdella tavalla:

• Etsi kaksoiskappaleet Pyynnön esittäjät -välilehdellä etsii yhteyshenkilöitä, joilla on sama sähköposti tai nimi, ja listaa kunkin ryhmän; napsauta Säilytä tämä sen tietueen kohdalla, jonka haluat säilyttää.
• Kun avaat yhteyshenkilön, jonka sähköposti tai nimi täsmää toisen kanssa, kortin yläreunaan ilmestyy mahdollinen kaksoiskappale -banneri oikotienä yhdistämiseen.

Yhdistäminen siirtää kaikki pyynnöt ja historian säilyvälle tietueelle ja jättää tombstone-tietueen, jotta vanhat linkit toimivat edelleen. Vahvista lähde ja kohde valintaikkunassa ennen jatkamista.

Kevytmielinen ja häiritsevä -merkintä

Kevytmielinen/häiritsevä-määritys (F&V) koskee pyynnön esittäjää, joten se asetetaan yhteyshenkilölle ja näkyy yhteyshenkilön kortilla, jossa sitä voi suodattaa luettelossa. Merkintä ei sellaisenaan estä pyyntöjä — se tekee historian näkyväksi koordinaattoreille. Aseta se yhteyshenkilötietueessa.

Yksityisyys ja säilytys

Pyynnön esittäjän identiteettitiedot ovat olemassa vain tällä alueella ja pyynnön henkilötietoja sisältävissä kohdissa; custodianit ja contributorit eivät koskaan näe pyynnön esittäjien nimiä, sähköposteja tai muita henkilötietoja (PII) karsituissa tehtävänannoissaan ja tehtävissään. Kun pyynnön esittäjän tiedot on poistettava säilytyksen vuoksi, ylläpitäjät voivat puhdistaa yhteyshenkilön, mikä anonymisoi tietueen paikallaan säilyttäen samalla sen tilastot. Järjestelmä kieltäytyy (409), jos yhteyshenkilöön on yhä linkitetty pyyntöjä, ja puhdistetut tietueet näyttävät Puhdistettu-merkin ja muuttuvat vain luku -tilaan.