Requerentes e Contactos

A área de Requerentes é o livro de endereços do AccessPoint para as pessoas e organizações que apresentam pedidos de acesso e de privacidade. Mantém um registo de contacto reutilizável por pessoa e um registo de instituição por organização, e cada pedido está associado a um contacto — de forma que o histórico completo de um requerente, os seus limites de admissão e qualquer determinação frívola ou vexatória o acompanham de pedido para pedido. A área abre-se como um painel deslizante a partir da barra de ferramentas da aplicação; a edição requer a permissão RequestorManage, enquanto o acesso de leitura é mais amplo.

Os Separadores

O espaço de trabalho está organizado em separadores, cada um orientado para a pesquisa e paginado no servidor, de modo a manter-se rápido mesmo com milhares de registos:

• Requerentes — as pessoas que apresentam pedidos (o diretório de contactos). Consulte contacto do requerente.
• Instituições — organizações às quais os contactos podem estar afiliados. Consulte instituição do requerente.
• Fila de admissão — pedidos atualmente em espera devido a um limite de pedidos ativos, aguardando ativação.
• Consultas — o diretório de partes externas que consulta durante os pedidos (apresentado apenas se puder gerir consultas).

Escreva na caixa de pesquisa para consultar nomes e emails, clique num cabeçalho de coluna para ordenar, e utilize o paginador por baixo da lista para percorrer as páginas.

Localizar e Filtrar Contactos

Controlos de faceta acima da lista de Requerentes permitem restringi-la sem uma pesquisa de texto integral:

• Âmbito — por predefinição, Ativo ou em espera (pessoas com um pedido em curso); pode alternar para Todos ou Sem pedidos.
• Categoria — filtra por categoria de requerente/contacto (uma taxonomia configurável nas Definições).
• Última atividade — Qualquer, Últimos 30 dias, 90 dias, 12 meses ou Mais antiga.
• Comutadores Apenas frívolos/vexatórios e Tem pedidos em espera.
• Mostrar purgados (apenas gestores) revela registos anonimizados que foram purgados por motivos de retenção.

A lista de Instituições tem facetas equivalentes, além de um comutador Mostrar arquivadas, uma vez que as instituições retiradas são arquivadas em vez de eliminadas.

Vistas Guardadas

Depois de ter uma combinação útil de facetas, ordenação e pesquisa, guarde-a como vista a partir da barra de vistas acima da lista. As vistas são pessoais por predefinição; os utilizadores com ConfigurationManage podem partilhar uma vista a nível de todo o inquilino e utilizar Gerir vistas partilhadas para as renomear, reordenar ou remover. Alterar uma faceta depois de aplicar uma vista não a sobrescreve — tem de guardar explicitamente. Consulte Vistas do painel para saber como as vistas guardadas funcionam em toda a aplicação.

Limites de Pedidos Ativos (Controlo de Fluxo)

O AccessPoint pode limitar quantos pedidos um único requerente pode ter ativos em simultâneo, colocando automaticamente os restantes em espera para que o seu gabinete não fique sobrecarregado. Tanto um contacto como a sua instituição podem ter um limite, e um pedido tem de cumprir ambos os limites antes de ser ativado. Os limites são definidos nos registos individuais — consulte contacto do requerente para conhecer todas as opções de controlo de fluxo.

A Fila de Admissão

O separador Fila de admissão lista todos os pedidos em espera de admissão, agrupados por requerente, com cada grupo a mostrar a capacidade utilizada face ao limite. Para cada pedido, vê a sua posição, um distintivo Auto/Manual (indicando se será ativado automaticamente), um distintivo obsoleto com o número de dias em espera se tiver aguardado demasiado tempo, e a data de receção. A partir daqui, pode:

1. Reordenar a fila de um requerente com as setas para cima/topo/baixo — a classificação decide quem é ativado primeiro.
2. Ativar um único pedido com o botão de reprodução.
3. Ativar até ao Limite para preencher de uma vez todas as vagas livres de um requerente.

As libertações são auditadas, e o pedido passa de Em Espera para Ativo.

Fundir Contactos Duplicados

Como os contactos são reutilizados, os duplicados diluem o histórico de um requerente. O AccessPoint ajuda-o a consolidá-los de duas formas:

• Localizar duplicados, no separador Requerentes, procura contactos que partilhem um email ou nome e apresenta cada grupo; clique em Manter este no registo que pretende que sobreviva.
• Quando abre um contacto cujo email ou nome corresponde ao de outro, aparece um banner de possível duplicado no topo do cartão, como atalho para a fusão.

A fusão move todos os pedidos e o histórico para o registo sobrevivente e deixa um registo residual, para que as ligações antigas continuem a ser resolvidas. Confirme a origem e o destino na caixa de diálogo antes de prosseguir.

O Sinalizador Frívolo ou Vexatório

Uma determinação frívola ou vexatória (F&V) diz respeito ao requerente, pelo que é definida no contacto e aparece no cartão do contacto, onde pode ser filtrada na lista. O sinalizador não bloqueia, por si só, os pedidos — torna o histórico visível para os coordenadores. Defina-o no registo do contacto.

Privacidade e Retenção

A identidade do requerente reside apenas nesta área e nas zonas do pedido que expõem PII; custodians e contributors nunca veem os nomes, emails ou outra informação pessoal (PII) dos requerentes nas suas atribuições e tarefas depuradas. Quando os dados de um requerente têm de ser removidos por motivos de retenção, os gestores podem purgar um contacto, o que anonimiza o registo existente, mantendo as suas estatísticas. O sistema recusa (409) se ainda existir algum pedido associado, e os registos purgados apresentam um distintivo Purgado e tornam-se só de leitura.