Antragsteller und Kontakte

Der Bereich „Antragsteller" ist das Adressbuch von AccessPoint für die Personen und Organisationen, die Anträge auf Informationszugang und Datenschutz stellen. Sie führen einen wiederverwendbaren Kontakt-Datensatz pro Person und einen Institution-Datensatz pro Organisation, und jeder Antrag ist mit einem Kontakt verknüpft — so begleiten der vollständige Verlauf eines Antragstellers, seine Aufnahmelimits und jede Feststellung als mutwillig und schikanös (F&V) ihn von Antrag zu Antrag. Der Bereich öffnet sich als ausklappbares Panel aus der App-Symbolleiste; das Bearbeiten erfordert die Berechtigung RequestorManage, während der Lesezugriff weiter gefasst ist.

Die Registerkarten

Der Arbeitsbereich ist in Registerkarten gegliedert, jede suchorientiert und serverseitig paginiert, damit er auch bei Tausenden von Datensätzen schnell bleibt:

• Antragsteller — die Personen, die Anträge stellen (das Kontaktverzeichnis). Siehe Antragstellerkontakt.
• Institutionen — Organisationen, denen Kontakte zugeordnet werden können. Siehe Antragstellerinstitution.
• Eingangswarteschlange — Anträge, die derzeit durch ein Limit für aktive Anträge zurückgestellt sind und auf ihre Aktivierung warten.
• Konsultationen — das Verzeichnis externer Parteien, die Sie während der Bearbeitung von Anträgen konsultieren (nur sichtbar, wenn Sie Konsultationen verwalten dürfen).

Geben Sie in das Suchfeld ein, um Namen und E-Mail-Adressen abzufragen, klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um zu sortieren, und verwenden Sie die Seitennavigation unterhalb der Liste, um durch die Seiten zu blättern.

Kontakte finden und filtern

Facettenfilter über der Antragstellerliste grenzen sie ohne eine Volltextsuche ein:

• Umfang — standardmäßig Aktiv oder zurückgestellt (Personen mit einem laufenden Antrag); wechseln Sie zu Alle oder Keine Anträge.
• Kategorie — Filtern nach Antragsteller-/Kontaktkategorie (eine konfigurierbare Taxonomie aus den Einstellungen).
• Letzte Aktivität — Beliebig, Letzte 30 Tage, 90 Tage, 12 Monate oder Älter.
• Umschalter Nur mutwillig/schikanös und Mit Zurückstellungen.
• Bereinigte anzeigen (nur für Manager) zeigt anonymisierte Datensätze, die aus Aufbewahrungsgründen bereinigt wurden.

Die Institutionsliste verfügt über parallele Facetten sowie einen Umschalter Archivierte anzeigen, da außer Betrieb genommene Institutionen archiviert statt gelöscht werden.

Gespeicherte Ansichten

Sobald Sie eine nützliche Kombination aus Facetten, Sortierung und Suche haben, speichern Sie sie als Ansicht über die Ansichtsleiste oberhalb der Liste. Ansichten sind standardmäßig nur für Sie sichtbar; Benutzer mit ConfigurationManage können eine Ansicht mandantenweit teilen und über Geteilte Ansichten verwalten umbenennen, neu anordnen oder entfernen. Das Ändern einer Facette nach dem Anwenden einer Ansicht überschreibt diese nicht — Sie müssen ausdrücklich speichern. Unter Dashboard-Ansichten erfahren Sie, wie gespeicherte Ansichten in der gesamten App funktionieren.

Limits für aktive Anträge (Ablaufsteuerung)

AccessPoint kann begrenzen, wie viele Anträge ein einzelner Antragsteller gleichzeitig aktiv haben darf, und stellt den Rest automatisch zurück, damit Ihre Dienststelle nicht überlastet wird. Sowohl ein Kontakt als auch seine Institution können ein Limit tragen, und ein Antrag muss beide Obergrenzen einhalten, bevor er aktiviert wird. Sie legen die Limits in den einzelnen Datensätzen fest — die vollständigen Optionen zur Ablaufsteuerung finden Sie unter Antragstellerkontakt.

Die Eingangswarteschlange

Die Registerkarte Eingangswarteschlange listet jeden im Eingang zurückgestellten Antrag auf, gruppiert nach Antragsteller, wobei jede Gruppe die genutzte Kapazität im Verhältnis zum Limit anzeigt. Für jeden Antrag sehen Sie seine Position, ein Auto/Manuell-Badge (ob er sich selbst aktiviert), ein Veraltet-Badge mit der Haltedauer in Tagen, falls er zu lange gewartet hat, und das Eingangsdatum. Von hier aus können Sie:

1. Die Warteschlange eines Antragstellers mit den Pfeilen nach oben/ganz nach oben/nach unten neu anordnen — die Rangfolge entscheidet, wer zuerst aktiviert wird.
2. Einen einzelnen Antrag über die Wiedergabe-Schaltfläche aktivieren.
3. Bis zum Limit aktivieren, um alle freien Plätze eines Antragstellers auf einmal zu füllen.

Freigaben werden protokolliert, und der Antrag wechselt von „Zurückgestellt" zu „Aktiv".

Doppelte Kontakte zusammenführen

Da Kontakte wiederverwendet werden, verwässern Duplikate den Verlauf eines Antragstellers. AccessPoint unterstützt Sie auf zwei Arten dabei, sie zusammenzuführen:

• Duplikate finden auf der Registerkarte „Antragsteller" sucht nach Kontakten, die sich eine E-Mail-Adresse oder einen Namen teilen, und listet jedes Cluster auf; klicken Sie bei dem Datensatz, der erhalten bleiben soll, auf Diesen behalten.
• Wenn Sie einen Kontakt öffnen, dessen E-Mail-Adresse oder Name mit einem anderen übereinstimmt, erscheint oben auf der Karte ein Banner mögliches Duplikat als schneller Einstieg in die Zusammenführung.

Beim Zusammenführen werden alle Anträge und der Verlauf auf den beibehaltenen Datensatz übertragen und ein Tombstone hinterlassen, damit alte Links weiterhin auflösbar sind. Bestätigen Sie im Dialog Quelle und Ziel, bevor Sie fortfahren.

Die Markierung „Mutwillig und schikanös"

Eine Feststellung als mutwillig und schikanös (F&V) betrifft den Antragsteller, daher wird sie am Kontakt gesetzt und erscheint auf der Kontaktkarte, wo sie in der Liste gefiltert werden kann. Die Markierung blockiert Anträge nicht von sich aus — sie macht den Verlauf für Koordinatoren sichtbar. Legen Sie sie im Kontaktdatensatz fest.

Datenschutz und Aufbewahrung

Die Identität des Antragstellers existiert nur in diesem Bereich und auf den Oberflächen des Antrags, die personenbezogene Daten (PII) enthalten; Aktenverwalter und Mitwirkende sehen in ihren bereinigten Zuweisungen und Aufgaben niemals Namen, E-Mail-Adressen oder andere personenbezogene Daten von Antragstellern. Wenn die Daten eines Antragstellers aus Aufbewahrungsgründen entfernt werden müssen, können Manager einen Kontakt bereinigen, wodurch der Datensatz an Ort und Stelle anonymisiert wird, während seine Statistiken erhalten bleiben. Das System verweigert dies (409), wenn noch ein Antrag verknüpft ist, und bereinigte Datensätze zeigen ein Badge Bereinigt an und werden schreibgeschützt.