Solicitantes y contactos

El área Solicitantes es la libreta de direcciones de AccessPoint para las personas y organizaciones que presentan solicitudes de acceso y privacidad. Mantiene un registro de contacto reutilizable por persona y un registro de institución por organización, y cada solicitud se vincula a un contacto, de modo que el historial completo de un solicitante, sus límites de admisión y cualquier determinación de frívolo o vejatorio lo acompañan de una solicitud a otra. El área se abre como un panel deslizante desde la barra de herramientas de la aplicación; la edición requiere el permiso RequestorManage, mientras que el acceso de lectura es más amplio.

Las pestañas

El espacio de trabajo está organizado en pestañas, cada una centrada en la búsqueda y paginada en el servidor para que siga siendo rápida con miles de registros:

• Solicitantes — las personas que presentan solicitudes (el directorio de contactos). Consulte Contacto de solicitante.
• Instituciones — organizaciones a las que pueden afiliarse los contactos. Consulte Institución de solicitante.
• Cola de admisión — solicitudes actualmente retenidas por un límite de solicitudes activas, a la espera de ser activadas.
• Consultas — el directorio de partes externas a las que consulta durante las solicitudes (se muestra solo si puede gestionar consultas).

Escriba en el cuadro de búsqueda para consultar nombres y correos electrónicos, haga clic en un encabezado de columna para ordenar y use el paginador situado debajo de la lista para desplazarse por las páginas.

Buscar y filtrar contactos

Los controles de facetas situados encima de la lista Solicitantes la acotan sin una búsqueda de texto completo:

• Ámbito — el valor predeterminado es Activas o retenidas (personas con una solicitud vigente); cambie a Todas o Sin solicitudes.
• Categoría — filtra por categoría de solicitante/contacto (una taxonomía configurable definida en Configuración).
• Última actividad — Cualquiera, Últimos 30 días, 90 días, 12 meses o Anterior.
• Conmutadores Solo frívolos/vejatorios y Con retenciones.
• Mostrar purgados (solo administradores) revela los registros anonimizados que se purgaron por motivos de retención.

La lista Instituciones tiene facetas paralelas más un conmutador Mostrar archivadas, ya que las instituciones retiradas se archivan en lugar de eliminarse.

Vistas guardadas

Una vez que tenga una combinación útil de facetas, orden y búsqueda, guárdela como una vista desde la barra de vistas situada encima de la lista. Las vistas son privadas para usted de forma predeterminada; los usuarios con ConfigurationManage pueden compartir una vista en todo el inquilino y usar Administrar vistas compartidas para cambiarles el nombre, reordenarlas o quitarlas. Cambiar una faceta después de aplicar una vista no la sobrescribe: debe guardar explícitamente. Consulte Vistas de panel para saber cómo funcionan las vistas guardadas en toda la aplicación.

Límites de solicitudes activas (control de flujo)

AccessPoint puede limitar cuántas solicitudes puede tener activas a la vez un solo solicitante y retiene automáticamente el resto para que su oficina no se vea desbordada. Tanto un contacto como su institución pueden tener un límite, y una solicitud debe superar ambos límites antes de activarse. Los límites se establecen en los registros individuales; consulte Contacto de solicitante para conocer todas las opciones de control de flujo.

La cola de admisión

La pestaña Cola de admisión enumera todas las solicitudes en retención de admisión, agrupadas por solicitante, y cada grupo muestra la capacidad utilizada frente al límite. Para cada solicitud verá su posición, un distintivo Auto/Manual (si se activará por sí sola), un distintivo obsoleta con los días en retención si ha esperado demasiado, y la fecha de recepción. Desde aquí puede:

1. Reordene la cola de un solicitante con las flechas arriba/al principio/abajo; la clasificación decide quién se activa primero.
2. Active una sola solicitud con el botón Reproducir.
3. Activar hasta el límite para llenar todos los cupos libres de un solicitante a la vez.

Las liberaciones se auditan y la solicitud pasa de En retención a Activa.

Combinar contactos duplicados

Como los contactos se reutilizan, los duplicados diluyen el historial de un solicitante. AccessPoint le ayuda a consolidarlos de dos maneras:

• Buscar duplicados en la pestaña Solicitantes busca contactos que comparten un correo electrónico o nombre y enumera cada grupo; haga clic en Conservar este en el registro que quiere que prevalezca.
• Cuando abre un contacto cuyo correo electrónico o nombre coincide con otro, aparece un banner de posible duplicado en la parte superior de la ficha como acceso directo a la combinación.

La combinación traslada todas las solicitudes y el historial al registro superviviente y deja una lápida para que los enlaces antiguos sigan resolviéndose. Confirme el origen y el destino en el cuadro de diálogo antes de continuar.

El indicador de frívolo y vejatorio

Una determinación de frívolo o vejatorio (F&V) se refiere al solicitante, por lo que se establece en el contacto y aparece en la ficha del contacto, donde se puede filtrar en la lista. El indicador por sí solo no bloquea las solicitudes: hace que el historial sea visible para los coordinadores. Establézcalo en el registro de contacto.

Privacidad y retención

La identidad del solicitante reside únicamente en esta área y en las superficies de PII de las solicitudes; los custodios y colaboradores nunca ven los nombres, correos electrónicos u otra PII de los solicitantes en sus asignaciones y tareas saneadas. Cuando los datos de un solicitante deben eliminarse por retención, los administradores pueden purgar un contacto, lo que anonimiza el registro in situ y conserva sus estadísticas. El sistema lo rechaza (409) si aún hay alguna solicitud vinculada, y los registros purgados muestran un distintivo Purgado y pasan a ser de solo lectura.