Anmodere og kontakter

Anmodere-området er AccessPoints adressebog over de personer og organisationer, der indgiver aktindsigts- og privatlivsanmodninger. Du fører én genanvendelig kontaktpost pr. person og én institutionspost pr. organisation, og hver anmodning er knyttet til en kontakt — så en anmoders fulde historik, vedkommendes modtagelsesgrænser og enhver F&V-afgørelse følger med fra anmodning til anmodning. Området åbnes som et udskydeligt panel fra appens værktøjslinje; redigering kræver tilladelsen RequestorManage, mens læseadgang er bredere.

Fanerne

Arbejdsområdet er organiseret i faner, der hver især er søgeorienterede og serverpaginerede, så det forbliver hurtigt med tusindvis af poster:

• Anmodere — de personer, der indgiver anmodninger (kontaktfortegnelsen). Se Anmoderkontakt.
• Institutioner — organisationer, som kontakter kan være tilknyttet. Se Anmoderinstitution.
• Modtagelseskø — anmodninger, der aktuelt er tilbageholdt af en grænse for aktive anmodninger og venter på at blive aktiveret.
• Konsultationer — fortegnelsen over eksterne parter, du konsulterer under behandlingen af anmodninger (vises kun, hvis du kan administrere konsultationer).

Skriv i søgefeltet for at søge i navne og e-mails, klik på en kolonneoverskrift for at sortere, og brug sideskifteren under listen til at bladre gennem siderne.

At finde og filtrere kontakter

Facetkontroller over Anmodere-listen indsnævrer den uden en fuldtekstsøgning:

• Omfang — standard er Aktiv eller tilbageholdt (personer med en igangværende anmodning); skift til Alle eller Ingen anmodninger.
• Kategori — filtrér efter anmoder-/kontaktkategori (en konfigurerbar taksonomi fra Indstillinger).
• Seneste aktivitet — Alle, Seneste 30 dage, 90 dage, 12 måneder eller Ældre.
• Til/fra-knapperne Kun F&V og Har tilbageholdelser.
• Vis udrensede (kun administratorer) viser anonymiserede poster, der er blevet udrenset af hensyn til opbevaring.

Institutioner-listen har parallelle facetter plus en til/fra-knap Vis arkiverede, da udfasede institutioner arkiveres i stedet for at blive slettet.

Gemte visninger

Når du har en nyttig kombination af facetter, sortering og søgning, kan du gemme den som en visning fra visningslinjen over listen. Visninger er som standard private for dig; brugere med ConfigurationManage kan dele en visning på tværs af hele tenanten og bruge Administrér delte visninger til at omdøbe, omorganisere eller fjerne dem. At ændre en facet efter at have anvendt en visning overskriver den ikke — du skal gemme eksplicit. Se Dashboardvisninger for, hvordan gemte visninger fungerer på tværs af appen.

Grænser for aktive anmodninger (Flowstyring)

AccessPoint kan begrænse, hvor mange anmodninger en enkelt anmoder må have aktive på én gang, og tilbageholder automatisk resten, så dit kontor ikke bliver overvældet. Både en kontakt og dens institution kan have en grænse, og en anmodning skal ligge inden for begge grænser, før den aktiveres. Du angiver grænserne på de enkelte poster — se Anmoderkontakt for de fulde flowstyringsindstillinger.

Modtagelseskøen

Fanen Modtagelseskø viser alle anmodninger, der er tilbageholdt ved modtagelsen, grupperet efter anmoder, hvor hver gruppe viser forbrugt kapacitet i forhold til grænsen. For hver anmodning ser du dens placering, et Auto/Manuel-mærke (om den selv aktiveres), et forældet-mærke med antal dage på hold, hvis den har ventet for længe, samt modtagelsesdatoen. Herfra kan du:

1. Omarrangér en anmoders kø med pilene op/øverst/ned — rangordenen afgør, hvem der aktiveres først.
2. Aktivér en enkelt anmodning med Afspil-knappen.
3. Aktivér til grænse for at fylde alle en anmoders ledige pladser på én gang.

Hver frigivelse registreres i revisionssporet, og anmodningen flyttes fra På hold til Aktiv.

Fletning af dubletkontakter

Da kontakter genbruges, udvander dubletter en anmoders historik. AccessPoint hjælper dig med at konsolidere dem på to måder:

• Find dubletter på fanen Anmodere scanner efter kontakter, der deler en e-mail eller et navn, og viser hver klynge; klik på Behold denne på den post, du vil bevare.
• Når du åbner en kontakt, hvis e-mail eller navn matcher en anden, vises et banner om mulig dublet øverst på kortet som en genvej til fletning.

Fletning flytter alle anmodninger og al historik over på den bevarede post og efterlader en tombstone, så gamle links stadig fungerer. Bekræft kilde og mål i dialogboksen, før du fortsætter.

F&V-markeringen

En F&V-afgørelse (useriøs eller chikanøs adfærd) vedrører anmoderen, så den angives på kontakten og vises på kontaktkortet, hvor den kan filtreres i listen. Markeringen blokerer ikke i sig selv anmodninger — den gør historikken synlig for koordinatorer. Angiv den på kontaktposten.

Privatliv og opbevaring

Anmoderens identitet findes kun i dette område og på de flader i anmodningen, der viser personligt identificerbare oplysninger (PII); Custodians og Contributors ser aldrig anmoderes navne, e-mails eller andre PII i deres rensede tildelinger og opgaver. Når en anmoders data skal fjernes af hensyn til opbevaring, kan administratorer udrense en kontakt, hvilket anonymiserer posten på stedet, mens dens statistik bevares. Systemet afviser (409), hvis en anmodning stadig er knyttet til den, og udrensede poster viser et Udrenset-mærke og bliver skrivebeskyttede.