Wnioskodawcy i kontakty

Obszar Wnioskodawcy to książka adresowa AccessPoint dla osób i organizacji składających wnioski dotyczące dostępu do informacji i ochrony prywatności. Dla każdej osoby prowadzisz jeden wielokrotnie wykorzystywany rekord kontaktu, a dla każdej organizacji — jeden rekord instytucji; każdy wniosek jest powiązany z kontaktem, dzięki czemu pełna historia wnioskodawcy, jego limity przyjęć oraz ewentualne ustalenie dotyczące bezzasadności lub uciążliwości towarzyszą mu przy każdym kolejnym wniosku. Obszar ten otwiera się jako panel wysuwany z paska narzędzi aplikacji; edycja wymaga uprawnienia RequestorManage, natomiast dostęp do odczytu jest szerszy.

Karty

Przestrzeń robocza jest podzielona na karty, z których każda jest zorientowana przede wszystkim na wyszukiwanie i stronicowana po stronie serwera, dzięki czemu pozostaje szybka nawet przy tysiącach rekordów:

• Wnioskodawcy — osoby składające wnioski (katalog kontaktów). Zobacz Kontakt wnioskodawcy.
• Instytucje — organizacje, z którymi mogą być powiązane kontakty. Zobacz Instytucja wnioskodawcy.
• Kolejka przyjęć — wnioski aktualnie wstrzymane przez limit aktywnych wniosków, oczekujące na aktywację.
• Konsultacje — katalog podmiotów zewnętrznych konsultowanych w trakcie rozpatrywania wniosków (widoczny tylko wtedy, gdy masz uprawnienia do zarządzania konsultacjami).

Wpisz tekst w polu wyszukiwania, aby przeszukać nazwiska i adresy e-mail, kliknij nagłówek kolumny, aby posortować listę, oraz skorzystaj ze stronicowania pod listą, aby przechodzić między stronami.

Wyszukiwanie i filtrowanie kontaktów

Elementy sterujące fasetami nad listą Wnioskodawcy zawężają ją bez konieczności wyszukiwania pełnotekstowego:

• Zakres — domyślnie Aktywne lub wstrzymane (osoby z bieżącym wnioskiem); można przełączyć na Wszystkie lub Brak wniosków.
• Kategoria — filtrowanie według kategorii wnioskodawcy/kontaktu (konfigurowalna taksonomia z Ustawień).
• Ostatnia aktywność — Dowolna, Ostatnie 30 dni, 90 dni, 12 miesięcy lub Starsze.
• Przełączniki Tylko bezzasadne/uciążliwe oraz Ma wstrzymania.
• Pokaż zanonimizowane (tylko menedżerowie) ujawnia zanonimizowane rekordy, które zostały wyczyszczone ze względu na retencję.

Lista Instytucje ma analogiczne fasety oraz dodatkowo przełącznik Pokaż zarchiwizowane, ponieważ wycofane instytucje są archiwizowane, a nie usuwane.

Zapisane widoki

Gdy masz już użyteczną kombinację faset, sortowania i wyszukiwania, zapisz ją jako widok z paska widoków nad listą. Widoki są domyślnie prywatne dla Ciebie; użytkownicy z uprawnieniem ConfigurationManage mogą udostępnić widok w całej dzierżawie oraz użyć opcji Zarządzaj widokami współdzielonymi, aby zmienić ich nazwę lub kolejność albo je usunąć. Zmiana fasety po zastosowaniu widoku nie powoduje jego nadpisania — zapis musisz wykonać jawnie. Zobacz Widoki pulpitu, aby dowiedzieć się, jak zapisane widoki działają w całej aplikacji.

Limity aktywnych wniosków (kontrola przepływu)

AccessPoint może ograniczać liczbę wniosków, jakie pojedynczy wnioskodawca może mieć jednocześnie aktywnych, automatycznie wstrzymując pozostałe, aby nie przytłoczyć Twojego urzędu. Zarówno kontakt, jak i jego instytucja mogą mieć ustawiony limit, a wniosek musi mieścić się w obu limitach, zanim zostanie aktywowany. Limity ustawia się na poszczególnych rekordach — pełny opis opcji kontroli przepływu znajdziesz w Kontakt wnioskodawcy.

Kolejka przyjęć

Karta Kolejka przyjęć wyświetla listę wszystkich wniosków wstrzymanych na etapie przyjęcia, pogrupowanych według wnioskodawcy, przy czym każda grupa pokazuje wykorzystaną pojemność względem limitu. Dla każdego wniosku widoczna jest jego pozycja, plakietka Auto/Ręczny (informująca, czy wniosek aktywuje się samoczynnie), plakietka zaległy z liczbą dni wstrzymania, jeśli wniosek czeka zbyt długo, oraz data wpłynięcia. Z tego miejsca możesz:

1. Zmienić kolejność w kolejce danego wnioskodawcy za pomocą strzałek w górę/na początek/w dół — ranking decyduje o tym, kto zostanie aktywowany jako pierwszy.
2. Aktywować pojedynczy wniosek przyciskiem odtwarzania (Play).
3. Aktywować do limitu, aby jednocześnie zapełnić wszystkie wolne miejsca danego wnioskodawcy.

Każde zwolnienie podlega audytowi, a wniosek zmienia status z Wstrzymany na Aktywny.

Scalanie zduplikowanych kontaktów

Ponieważ kontakty są wykorzystywane wielokrotnie, duplikaty rozmywają historię wnioskodawcy. AccessPoint pomaga skonsolidować je na dwa sposoby:

• Funkcja Znajdź duplikaty na karcie Wnioskodawcy wyszukuje kontakty, które mają wspólny adres e-mail lub nazwisko, i wyświetla listę każdego takiego klastra; kliknij Zachowaj ten przy rekordzie, który ma pozostać.
• Gdy otworzysz kontakt, którego adres e-mail lub nazwisko pokrywa się z innym kontaktem, u góry karty pojawia się baner możliwy duplikat, stanowiący skrót do scalania.

Scalanie przenosi wszystkie wnioski i historię na rekord docelowy oraz pozostawia rekord zastępczy (tombstone), dzięki czemu stare linki nadal prowadzą do właściwego miejsca. Przed kontynuowaniem potwierdź rekord źródłowy i docelowy w oknie dialogowym.

Flaga bezzasadności i uciążliwości

Ustalenie dotyczące bezzasadności lub uciążliwości (F&V) dotyczy wnioskodawcy, dlatego jest ono ustawiane na kontakcie i widoczne na karcie kontaktu, gdzie można je filtrować na liście. Sama flaga nie blokuje wniosków — sprawia jedynie, że historia jest widoczna dla koordynatorów. Ustaw ją na rekordzie kontaktu.

Prywatność i retencja

Tożsamość wnioskodawcy jest przechowywana wyłącznie w tym obszarze oraz w miejscach wniosku zawierających dane osobowe (PII); custodians i contributors nigdy nie widzą nazwisk, adresów e-mail ani innych danych PII wnioskodawców w swoich oczyszczonych zleceniach i zadaniach. Gdy dane wnioskodawcy muszą zostać usunięte ze względu na retencję, menedżerowie mogą zanonimizować kontakt — operacja ta anonimizuje rekord w miejscu, zachowując jego statystyki. System odmawia wykonania tej operacji (409), jeśli do kontaktu nadal jest przypisany jakikolwiek wniosek, a zanonimizowane rekordy wyświetlają plakietkę Zanonimizowano i stają się tylko do odczytu.