Registros de finalización y progreso del equipo

Mientras un administrador no elija, se sigue Mostrar el progreso a quien lo asignó: desactivado significa solo el alumno; activado (el valor predeterminado) significa aprobado o aún no aprobado. Un alumno siempre ve sus propios resultados completos. Exportar CSV incluye las mismas palabras, y Exportar registros de finalización añade ChecksPassed (y, con puntuaciones e intentos, CheckScores y CheckAttempts). Un registro de finalización conserva solo lo que la configuración vigente permitía cuando se escribió.

Más intentos. En cualquier configuración, un responsable ve que una persona agotó sus intentos en una comprobación sin aprobarla, pero nunca la puntuación. La fila de la persona muestra entonces Más intentos: elija la comprobación y cuántos intentos (de 1 a 10), y escriba el motivo, que se conserva en el libro de auditoría. La persona sigue teniendo que aprobar. Un responsable concede intentos a las personas cuya formación asignó (un administrador, a cualquiera), nunca a sí mismo.

Certificados en Progreso del equipo

• Descargar certificado, en la fila de una persona, entrega exactamente el mismo archivo que descarga la propia persona, una vez que esta lo ha emitido (solo la persona confirma el nombre impreso). Cada descarga se registra en el libro de auditoría.
• Revocar certificado (se muestra cuando la finalización tiene un certificado) requiere un motivo. Se avisa a la persona con una notificación que indica la ruta de aprendizaje y su motivo. A partir de ese momento, la verificación responde Revocado el y el certificado ya no se puede descargar; el registro de finalización en sí se conserva. Cualquier otro registro de finalización de la misma persona que haya contado un módulo de la finalización revocada se marca como Requiere revisión en ese mismo momento.
• Esta finalización se mantiene: en una fila marcada Requiere revisión: un módulo que incluía provenía de una finalización revocada. Cuando haya comprobado que la finalización sigue vigente, elíjala e indique el motivo (obligatorio, hasta 1000 caracteres). Se retira la marca, la finalización vuelve a contar y el motivo queda registrado en el historial de auditoría. No se notifica a la persona. Una fila marcada solo como Requiere revisión se marcó porque un módulo cambió de forma sustancial; el nuevo ciclo de la persona lo resuelve.

Un responsable descarga, revoca y confirma las inscripciones que asignó; un administrador, las de cualquiera. Los certificados requieren el módulo AccessPoint Learning, pero un certificado ya emitido se puede seguir verificando sin él.

Formación realizada en otro lugar

Parte de la formación del puesto se realiza fuera de AccessPoint Learning: un curso en el AccessPoint Training Lab, un curso de la función pública, un taller. Con el módulo AccessPoint Learning, un responsable de formación la registra y una ruta de aprendizaje puede contabilizarla.

En una ruta de aprendizaje. En Rutas de aprendizaje y progreso → Editar ruta, añada un elemento del tipo Formación realizada en otro lugar: qué debe completarse y los proveedores que acepta, uno por línea (por ejemplo, AccessPoint Training Lab). El elemento se cumple cuando un responsable ha registrado una finalización de alguno de esos proveedores que sigue siendo válida. Nadie lo marca por sí mismo: el elemento dice un responsable de formación lo registra cuando usted lo completa y después registrado por su responsable de formación.

Cómo registrarla. En Progreso del equipo, seleccione Formación realizada en otro lugar en la fila de la persona. El cuadro de diálogo enumera lo que se ha registrado para ella. Registrar formación solicita el título, el proveedor (tal como lo nombra la ruta de aprendizaje), el día de finalización, un último día válido opcional, un enlace de verificación opcional y una nota. Un responsable la registra para las personas cuya formación asignó, nunca para sí mismo. Un administrador puede registrarla para cualquiera desde Registrar formación realizada en otro lugar, en la parte superior de Progreso del equipo. Al guardarla se contabiliza de inmediato: una ruta de aprendizaje que con ella se completa escribe su registro de finalización.

Un certificado del Training Lab. Cuando el enlace de verificación es la página de un certificado del Training Lab (https://learn.realizer.io/verify/…), el cuadro de diálogo lo indica. Ábralo, compruebe que el nombre impreso y la ruta de aprendizaje coinciden y marque He comprobado este certificado. Un certificado del Training Lab solo cuenta para una ruta de aprendizaje una vez comprobado; el registro de cualquier otro proveedor cuenta como registrado. AccessPoint nunca abre el enlace por sí mismo, por lo que no se envía a ninguna parte nada sobre la persona. Cambiar el enlace borra la comprobación.

Recertificación

Una ruta de aprendizaje con un periodo Válido durante genera finalizaciones que caducan. La recertificación las mantiene al día y requiere el módulo AccessPoint Learning.

• Cuándo se vuelve a inscribir a las personas. A partir de 30 días antes del último día válido de una finalización, la persona se inscribe de nuevo en la ruta de aprendizaje, con vencimiento en ese último día válido, con las versiones actuales de los módulos. Recibe un aviso de recertificación y después los recordatorios habituales. Una finalización que caducó sin renovación se renueva en el siguiente proceso diario, con vencimiento 30 días después (o tras el Vence después de propio de la ruta de aprendizaje).
• A quién no se vuelve a inscribir. A quien ya tiene una inscripción abierta en la ruta de aprendizaje; a quien un responsable retiró de ella; a quien se ha marchado; a quien se le revocó la finalización; y a quien inscribió una regla de audiencia y ya no está en ninguna de sus audiencias. Cada finalización se renueva una sola vez.
• Qué se vuelve a solicitar. Se vuelven a solicitar las comprobaciones, los pasos Decidir y los acuses; lo que la persona leyó se conserva con la misma versión del módulo (consulte Mi aprendizaje).
• Volver a asignarla tras su caducidad también es una recertificación. Tras una revocación, volver a asignarla es una inscripción nueva.
• Caducada. El día siguiente al último día válido, una inscripción completada muestra Caducada: en Mi aprendizaje, en Progreso del equipo y en el informe Cobertura de la formación, y su certificado se verifica como Caducado. Una finalización renovada a tiempo nunca muestra Caducada.

Quién ve qué registros

• Cada persona ve los suyos.
• Un responsable de formación ve los registros de las inscripciones que asignó, incluidas las que creó una regla que escribió, también después de que la inscripción misma se elimine de la tabla de progreso.
• Los administradores ven todos los registros.

Recordatorios y resumen semanal

El proceso de recordatorios se ejecuta cada seis horas y envía cada aviso una sola vez: la asignación, un recordatorio tres días antes de la fecha de vencimiento y un aviso de vencimiento superado. El primer proceso de cada semana (las semanas comienzan el lunes) envía a cada responsable de formación que asignó algo un resumen semanal, solo con recuentos: abiertas, con vencimiento en siete días, vencidas y terminadas en los últimos siete días.

No se envía nada desde la copia de formación, mientras la formación asignada esté desactivada, para una ruta de aprendizaje desactivada ni a quien se ha marchado. Las plantillas de aviso están en la base universal y se pueden modificar en Configuración → Notificaciones.

Cuánto tiempo se conservan los registros

Configuración → Formación → Conservar los registros de finalización durante años, de 1 a 15, 7 de forma predeterminada, contados desde la más tardía entre el día de finalización y el último día válido. Un registro se conserva después de que la persona deje su organización y luego se elimina; al eliminarse no se escribe nada más. Los registros de formación realizada en otro lugar se conservan de la misma manera.

Un certificado sigue verificándose después de que la persona se marche, porque la verificación lee el registro de finalización. Cuando termina la conservación del registro, la verificación responde ya no se conserva.

AccessPoint Learning y la supervisión de empleados

Esta sección es para los comités de empresa, las oficinas de privacidad y cualquiera que deba describir AccessPoint Learning en una política de supervisión de empleados. Describe AccessPoint 2.6.0.

Qué se registra

• Inscripciones: quién está inscrito en qué ruta de aprendizaje, por quién (un responsable o la regla que este escribió), cuándo, la fecha de vencimiento, las versiones de los módulos que se le dieron, el estado y el día en que se completó o se retiró. Cuando un responsable retira a alguien, AccessPoint conserva quién lo retiró y cuándo, para que las reglas de audiencia no lo vuelvan a inscribir.
• Estados de los pasos: por cada paso que realiza una persona, si está hecho, cuándo se registró como hecho y cómo lo sabe AccessPoint: comprobado (AccessPoint lo vio), confirmado (por el mentor designado, que queda registrado) o atestiguado (declaración de la propia persona). Un paso solo se registra cuando está hecho, nunca cuándo se abre ni durante cuánto tiempo estuvo abierto.
• Acuses: la declaración que la persona confirmó, en el idioma en que la confirmó, con la versión del módulo y el archivo.
• Notas de Reflexionar: privadas de esa persona. Ningún informe, exportación, vista de mentor ni vista de responsable devuelve una nota a otra persona.
• Registros de finalización: según se describe más arriba.
• Progreso de la formación: si cada elemento de la ruta está hecho, y la fecha.
• Avisos: los avisos y recordatorios enviados, como cualquier notificación de AccessPoint.
• Comprobaciones: la última puntuación, si se aprobó, el número de intentos y el día en que se aprobó; y, de forma privada para esa persona, qué opciones eligió en su primer y su último intento. Las opciones elegidas se usan únicamente para las estadísticas anónimas de preguntas del Studio, con al menos cinco alumnos.
• Decisiones: la elección y los motivos que una persona registró en un paso Decidir, privados de esa persona como una nota de Reflexionar.
• Certificados: el nombre que la persona confirmó para imprimir, el idioma, los títulos impresos, el día de emisión, las huellas del código de verificación (nunca el código en sí) y del archivo, y cualquier revocación con quién, cuándo y por qué. No se registra quién verificó un certificado ni cuándo.
• Más intentos concedidos en una comprobación: cuántos, por quién, cuándo y el motivo.
• Formación realizada en otro lugar: lo que un responsable registra para una persona y, para un certificado del Training Lab, quién lo comprobó y cuándo.
• De dónde se contabilizó un módulo: en un registro de finalización, la finalización anterior de la que se trasladó un módulo.

Qué nunca se registra

El tiempo dedicado a un paso o a un módulo, los clics, el desplazamiento, cuánto de una página o de un vídeo se vio, las repeticiones, qué paso se abrió en último lugar, el orden en que se abrieron los pasos y cualquier clasificación o comparación de personas.

AccessPoint Learning no escribe ninguna entrada en el libro de auditoría sobre el aprendizaje de nadie: ni un paso hecho, ni una comprobación realizada, ni una decisión ni una nota. El libro registra lo que hacen los autores y los responsables (módulos, bloques en módulos de paquetes, reglas de audiencia, notas del instructor, términos del glosario y obligaciones, más intentos concedidos con el motivo, formación realizada en otro lugar y la descarga por un responsable del certificado de una persona) y la vida de un certificado, nunca el nombre impreso.

Quién ve qué

Cuánto tiempo se conserva

• Registros de finalización y formación realizada en otro lugar: Conservar los registros de finalización durante años (7 de forma predeterminada, de 1 a 15), también después de que la persona se marche.
• Inscripciones y progreso de la formación: Conservar el progreso de la formación durante días (90 de forma predeterminada, de 30 a 365) para las inscripciones terminadas y retiradas, más tiempo mientras una inscripción esté abierta. El progreso de una persona se elimina cuando se marcha.
• Estados de los pasos, con sus notas de Reflexionar y acuses, siguen al progreso de la formación: se eliminan cuando la persona se marcha y, en otro caso, cuando ninguna inscripción conservada los mantiene y cambiaron por última vez hace más de esa cantidad de días. Un módulo que alguien realizó desde Explorar conserva los estados de sus pasos durante esa cantidad de días tras el último cambio.

Qué se puede exportar

El CSV de registros de finalización (las columnas anteriores, solo los registros que la persona que exporta puede ver, con los resultados de las comprobaciones solo en la medida en que la configuración lo permita, nunca una nota ni una decisión) y el CSV de progreso. AccessPoint Learning no tiene ninguna otra exportación, y los datos de aprendizaje no forman parte de la exportación de datos de la organización.

Modo Laboratorio

AccessPoint Learning no registra nada en el modo Laboratorio: sus propias acciones se rechazan allí. Terminar un caso de formación escribe el elemento de progreso de formación de la persona para ese escenario, con cómo se realizó su guía, y ese elemento es el que marca un paso Ejercicio en su trabajo real.

Ediciones

Los registros de finalización, los recordatorios, la exportación de registros de finalización y la asignación manual de una ruta de aprendizaje forman parte del producto base tanto en AccessPoint for Microsoft 365 como en Hosted AccessPoint. Los resultados de las comprobaciones, los intentos adicionales, los certificados, la recertificación y la formación realizada en otro lugar requieren el módulo AccessPoint Learning, incluido en todos los planes de AccessPoint for Microsoft 365 en el marketplace y disponible como complemento AccessPoint Learning en Hosted AccessPoint. Hosted AccessPoint envía los avisos por correo electrónico y en el flujo de actividad, no a Teams.

Páginas relacionadas

• Rutas de aprendizaje: asignación, retirada y configuración de la ruta de aprendizaje.
• Mi aprendizaje: lo que ve la persona y sus certificados.
• Reglas de audiencia: inscripciones que crea una regla y No inscrito automáticamente.
• Informe de cobertura de la formación: cobertura por ruta de aprendizaje y audiencia.
• Configuración → Formación: conservación y quién ve los resultados de las comprobaciones.