Reglas de audiencia

En lugar de asignar una ruta de aprendizaje a mano, un responsable de capacitación puede dejar que AccessPoint inscriba a las personas adecuadas. Bajo una ruta de aprendizaje en el Estudio (la pestaña Rutas de aprendizaje), Quién está inscrito enumera sus reglas de audiencia.

Las reglas de audiencia requieren el permiso Gestionar la capacitación y el módulo AccessPoint Learning. El botón Ayuda del panel abre esta página.

Qué nombra una regla

Cada regla nombra a quién inscribe:

• Un rol: todas las personas que tienen uno de sus roles (o Administrador), directamente o mediante un grupo de Microsoft 365 vinculado a él. Los roles que una persona tiene en un solo caso (custodio, revisor y los demás) no se ofrecen; use en su lugar una regla de primera vez.
• Un grupo de Microsoft 365: sus miembros, incluidos los miembros de los grupos anidados en él. AccessPoint lee la lista de miembros de cada grupo una vez por pasada. Las reglas de grupo requieren la conciliación del directorio, con sus permisos de Microsoft 365 concedidos. Donde está desactivada, la regla no inscribe a nadie, no retira a nadie y lo indica (No inscribe a nadie por ahora: su organización no permite que AccessPoint lea la pertenencia a grupos de Microsoft Entra…).
• Personas que pueden hacer un tipo de trabajo: los mismos grupos que usa Primeros pasos, por ejemplo, registrar y modificar solicitudes.
• La primera vez que alguien es custodio, colaborador, revisor, asesor, alto funcionario o delegado de una sección de evaluación: consulte Reglas de primera vez.
• Todas las personas de su organización.
• Una persona con nombre.

Reglas de primera vez

Una regla de primera vez inscribe a una persona dentro de la hora siguiente a su primera asignación, tarea, paso de revisión, caso en el que asesora, aprobación o sección de una evaluación que se le haya delegado (nunca la sección de una auditoría).

La nota de primera vez en esa pantalla ofrece la ruta de aprendizaje de inmediato: Su organización tiene capacitación para este rol: . Se le asignará dentro de la hora. Se muestra:

• en la primera asignación de un custodio;
• en el primer paso de revisión de un revisor;
• en la primera tarea de un colaborador;
• en el primer caso de un asesor: una solicitud, una evaluación, un incidente o una queja;
• en la primera carta de un alto funcionario que espera aprobación;
• en una sección delegada de una evaluación, a la persona a quien se asignó.

La nota aparece junto al recorrido Guíame de la pantalla mientras se ofrecen los consejos (la sección delegada no tiene recorrido). Ahora no descarta la nota de forma definitiva. Una evaluación, un incidente o una queja muestran la nota del asesor solo a quien figura como asesor activo en ese caso y no puede modificarlo.

Sugeridas por el paquete de jurisdicción

Una ruta de aprendizaje de un paquete de jurisdicción puede sugerir a quién está dirigida: un rol, un tipo de trabajo o todas las personas. Las sugerencias se enumeran sobre las reglas, bajo Sugeridas por el paquete de jurisdicción.

Una sugerencia nunca inscribe a nadie por sí sola. Seleccione Activar junto a una y AccessPoint la agrega como una regla ordinaria más abajo, a partir de hoy: solo las personas que se incorporen a la audiencia desde hoy. Cambie allí su fecha de inicio o de vencimiento como en cualquier regla.

• Una sugerencia que ya es una regla dice Ya es una regla de esta ruta de aprendizaje.
• Un rol que su organización no tiene lo indica y no se puede activar.

A quiénes incluye

Cada regla indica a quiénes incluye:

• Solo las personas que se incorporen a la audiencia desde hoy: el valor predeterminado, para que una regla nueva no inscriba de golpe a todas las personas que llevan años en la organización;
• También todas las personas que ya están en la audiencia;
• Las personas que se incorporaron a la audiencia desde una fecha.

AccessPoint determina cuándo se incorporó cada persona a partir de lo que almacena: cuándo se concedió un rol, cuándo apareció por primera vez en un grupo, su primera asignación, cuándo inició sesión por primera vez. Una regla "desde hoy" no inscribe a una persona cuyo día de incorporación no puede determinar.

Fechas de vencimiento, activación y eliminación

Vence después de fija la fecha de vencimiento de las inscripciones que hace la regla; déjelo vacío para usar la de la propia ruta de aprendizaje. Cada regla se puede desactivar y activar, o eliminar. Desactivar o eliminar una regla conserva las inscripciones que ya hizo.

Cuándo se ejecuta el barrido

El barrido de inscripción se ejecuta una vez al día, cada hora para las reglas de primera vez, y unos diez segundos después de que cambia una regla. Última lectura del barrido en cada regla indica cuándo se ejecutó por última vez.

• Agrega a las personas que nombra una regla y que aún no están inscritas. Cada inscripción fija las versiones actuales de los módulos de la ruta de aprendizaje, y su fecha de vencimiento sigue la zona horaria de su organización.
• Retira una inscripción abierta hecha por el barrido cuando la persona ya no está en ninguna de las audiencias de la ruta de aprendizaje, solo cuando se pudieron leer por completo todas las audiencias.
• Nunca elimina un registro de finalización ni toca una inscripción hecha a mano por un responsable.
• No hace nada mientras la capacitación asignada esté desactivada o el módulo AccessPoint Learning no tenga licencia.

La retirada de un responsable se mantiene

Cuando alguien retira la inscripción de una persona (Retirar en Progreso del equipo), el barrido nunca vuelve a inscribirla en esa ruta de aprendizaje, aunque siga en la audiencia de una regla, hasta que un responsable se la asigne a mano o la vuelva a permitir.

No inscritas automáticamente, bajo las reglas de audiencia de la ruta de aprendizaje, enumera a estas personas, con quién retiró a cada una y cuándo. Permitir de nuevo deja que la siguiente pasada del barrido inscriba a la persona si una regla la nombra. Permitir de nuevo a alguien queda registrado en el libro de auditoría.

Ediciones

Las reglas de audiencia requieren el módulo AccessPoint Learning:

• AccessPoint for Microsoft 365: todos los planes del marketplace incluyen el módulo. Las reglas de grupos de Microsoft 365 funcionan una vez que la conciliación del directorio está activada y sus permisos concedidos.
• Hosted AccessPoint: el módulo es el complemento AccessPoint Learning. Hosted AccessPoint no tiene conciliación del directorio ni roles basados en grupos, así que nombre roles, tipos de trabajo, reglas de primera vez, todas las personas o personas con nombre en lugar de grupos de Microsoft 365.

Sin el módulo, las reglas de audiencia dejan de inscribir y de retirar. Las inscripciones que hicieron y todos los registros de finalización se conservan.

Qué se registra

El libro de auditoría registra cada regla de audiencia creada, modificada o eliminada, y cada persona permitida de nuevo: solo los hechos.

Páginas relacionadas

• Rutas de aprendizaje: los ajustes de las rutas de aprendizaje y la asignación a mano.
• Registros de finalización y progreso del equipo: Retirar, y qué registra cada inscripción.
• Estudio de AccessPoint Learning: dónde está la pestaña Rutas de aprendizaje.
• Informe de cobertura de la capacitación: inscripciones contadas por audiencia.
• Gestionar usuarios: conciliación del directorio y roles basados en grupos.