Korrespondance

Enhver kommunikation, der er knyttet til en anmodning — uanset om den er skrevet i AccessPoint, hentet fra Outlook eller logget manuelt — åbnes i korrespondancedetaljepanelet. Det er den enkelte post for ét brev, én e-mail eller ét telefonopkald og indeholder det pågældende elements resumé, vedhæftede filer, opfølgningsstatus og en tråd med interne noter. Du åbner en post fra en anmodnings Rekvirent-fane eller, for varsler til tredjepart, fra en høring.

Læsning af headeren

Headeren viser mærkater for:

• Retning — indgående eller udgående
• Kanal — e-mail, telefon, brev og så videre
• Kommunikationsdatoen
• Tredjepartsnavnet (på høringssporet)
• Afsendelsesstatus — Sendt eller Mislykket, for poster fra skrivevinduet
• Et opfølgningsflag, når der er en udestående opfølgning

En herkomstlinje registrerer, hvem der har sendt eller tilføjet elementet, hvornår, og hvilken skabelon det stammer fra.

Redigering af resuméet

Åbn Rediger resumé for at ændre retning, kanal, dato og note-/resuméteksten. Ikke-gemte ændringer beskyttes, hvis du annullerer.

Vedhæftede filer

Administrer vedhæftede filer fra panelet: se, download og forhåndsvis alle tilknyttede filer, og upload flere. Filer, der kan konverteres til PDF, forhåndsvises på stedet.

Sporing af opfølgning

Brug opfølgningskontrollerne, så intet glipper:

1. Slå Opfølgning påkrævet til.
2. Angiv en forfaldsdato og en note. Elementet vises derefter på din My Day-liste — se Notifikationer.
3. Klik på Marker som udført, når den er håndteret.

Notetråden

Tilføj noter føjer intern kontekst til en tråd, der kun kan føjes til. Noter redigeres eller slettes aldrig, så tråden forbliver en varig registrering af, hvordan kommunikationen blev håndteret.

Sletning af en post

Sletning er beskyttet på samme måde som for høringer: poster, der har vedhæftede filer, noter eller en afsendt post fra skrivevinduet, kan ikke slettes, og panelet viser begrundelsen.