Kirjeenvaihto

Jokainen pyyntöön liittyvä viestintä — olipa se laadittu AccessPointissa, kaapattu Outlookista tai kirjattu käsin — avautuu kirjeenvaihdon tietopaneeliin. Se on yhden kirjeen, sähköpostin tai puhelun ainoa tietue, joka sisältää kyseisen kohteen yhteenvedon, liitteet, jatkotoimen tilan ja sisäisen muistiinpanoketjun. Tietueen löydät pyynnön Pyynnön esittäjä -välilehdeltä tai, kolmannen osapuolen ilmoitusten osalta, konsultaatiosta.

Otsikkorivin lukeminen

Otsikkorivi näyttää merkinnät seuraaville:

• Suunta — saapuva tai lähtevä
• Kanava — sähköposti, puhelin, kirje ja niin edelleen
• Viestinnän päivämäärä
• Kolmannen osapuolen nimi (konsultaatiokaistalla)
• Lähetystila — Lähetetty tai Epäonnistunut, koostimella luoduille tietueille
• Jatkotoimi-merkintä, kun jokin on kesken

Alkuperärivi tallentaa, kuka lähetti tai lisäsi kohteen, milloin ja mistä mallista se on peräisin.

Yhteenvedon muokkaaminen

Avaa Muokkaa yhteenvetoa muuttaaksesi suuntaa, kanavaa, päivämäärää sekä muistiinpano-/yhteenvetotekstiä. Tallentamattomat muokkaukset varmistetaan, jos peruutat.

Liitteet

Hallitse liitteitä paneelista: katsele, lataa ja esikatsele mitä tahansa linkitettyä tiedostoa sekä lataa lisää tiedostoja. PDF-muotoon muunnettavat tiedostot esikatsellaan paikan päällä.

Jatkotoimien seuranta

Käytä jatkotoimien hallintasäätimiä, jotta mikään ei jää huomaamatta:

1. Kytke Jatkotoimi vaaditaan päälle.
2. Aseta eräpäivä ja muistiinpano. Kohde nousee tämän jälkeen esiin Oma päivä -listallasi — katso Ilmoitukset.
3. Napsauta Merkitse tehdyksi, kun asia on hoidettu.

Muistiinpanoketju

Lisää muistiinpano lisää sisäistä taustatietoa vain lisättävään ketjuun. Muistiinpanoja ei koskaan muokata tai poisteta, joten ketju säilyy pysyvänä tietueena siitä, miten viestintä käsiteltiin.

Tietueen poistaminen

Poistaminen on suojattu samalla tavalla kuin konsultaatioissa: merkintöjä, joilla on liitteitä, muistiinpanoja tai lähetetty koostimen tietue, ei voi poistaa, ja paneeli näyttää syyn.