Correspondencia

Toda comunicación vinculada a una solicitud —ya sea redactada en AccessPoint, capturada desde Outlook o registrada manualmente— se abre en el panel de detalles de correspondencia. Es el registro único de una carta, correo electrónico o llamada telefónica, que contiene el resumen del elemento, los archivos adjuntos, el estado de seguimiento y un hilo de notas internas. Se accede a un registro desde la pestaña Solicitante de una solicitud o, en el caso de avisos a terceros, desde una consulta.

Cómo leer el encabezado

El encabezado muestra distintivos para:

• Dirección: entrante o saliente
• Canal: correo electrónico, teléfono, carta, etc.
• La fecha de comunicación
• El nombre del tercero (en la vía de la consulta)
• Estado de envío: Enviado o Fallido, para registros generados desde el redactor
• Un indicador de seguimiento cuando hay uno pendiente

Una línea de procedencia registra quién envió o agregó el elemento, cuándo, y de qué plantilla proviene.

Cómo editar el resumen

Abra Editar resumen para cambiar la dirección, el canal, la fecha y el texto de notas o resumen. Las ediciones no guardadas quedan protegidas si cancela.

Archivos adjuntos

Administre los archivos adjuntos desde el panel: visualice, descargue y obtenga una vista previa de cualquier archivo vinculado, y cargue otros adicionales. Los archivos convertibles a PDF se muestran en vista previa directamente.

Cómo dar seguimiento

Utilice los controles de seguimiento para que nada se pase por alto:

1. Active Seguimiento requerido.
2. Establezca una fecha límite y una nota. El elemento aparecerá entonces en su lista Mi día; consulte Notificaciones.
3. Haga clic en Marcar como hecho cuando se haya resuelto.

El hilo de notas

Agregar notas añade contexto interno a un hilo de solo anexión. Las notas nunca se editan ni se eliminan, de modo que el hilo se mantiene como un registro permanente de cómo se gestionó la comunicación.

Cómo eliminar un registro

La eliminación está protegida de la misma manera que en las consultas: las entradas que tienen archivos adjuntos, notas o un registro enviado desde el redactor no se pueden eliminar, y el panel muestra el motivo.